Preventivi, fatture e ricevute si somigliano — le stesse parti, le stesse voci, gli stessi totali — e vengono confusi di continuo. La differenza sta in ciò che ciascuno afferma. Un preventivo propone un prezzo. Una fattura chiede il pagamento. Una ricevuta conferma che il pagamento è avvenuto. Manda quello sbagliato e il cliente rischia di pagare troppo presto, di non pagare affatto o di pagare due volte.
Questa guida definisce ogni documento, aggiunge i due parenti che creano più confusione — la fattura pro forma e la nota di credito — e mostra come produrli tutti da un unico layout in Simple Invoice, cambiando il titolo e pochi campi.
Preventivo (o stima)
Un preventivo è un'offerta: che cosa proponi di consegnare, a che prezzo, con validità fino a una data indicata. Quando il cliente lo accetta, le condizioni del preventivo diventano di solito il contratto: ecco perché un buon preventivo indica l'ambito, le esclusioni, i termini di pagamento e un periodo di validità. Una stima è una versione più libera — un'indicazione di costo che può cambiare — e dovrebbe dirlo esplicitamente.
Un preventivo non è una richiesta di pagamento e non dovrebbe mai portare un numero preso dalla tua sequenza di fatture. Dai ai preventivi un prefisso proprio, Q-0001, e richiama il preventivo accettato sulla fattura che seguirà.
Fattura pro forma
Una fattura pro forma è una fattura preliminare inviata prima che la merce parta o che il lavoro cominci. Ha l'aspetto identico a una fattura, indica che cosa verrà addebitato e spesso serve al cliente per aprire un ordine d'acquisto, organizzare un pagamento anticipato o sdoganare della merce. Non è una fattura fiscale e non entra in contabilità come una vendita: la fattura vera arriva quando l'operazione è confermata. Proprio perché sembra quella vera, il titolo deve dire Fattura pro forma, e dovrebbe precisare che non è una richiesta di pagamento oppure, se è previsto un anticipo, dirlo chiaramente. Il modello di fattura pro forma è già impostato così.
Fattura
La fattura è la richiesta formale di pagamento e il documento che entrambe le parti registrano. Porta un numero unico e progressivo, una data di emissione, una data di scadenza, i dati di entrambe le parti, le righe di dettaglio, le imposte dove si applicano e i dati di pagamento. Cosa inserire in una fattura elenca tutti gli elementi. Una volta inviata, una fattura non si modifica: le correzioni passano da una nota di credito o da una fattura sostitutiva.
Dove esiste una posizione fiscale registrata, la fattura è anche il documento fiscale: quello che permette al cliente di recuperare l'imposta pagata e quello su cui tu fai la dichiarazione. È per questo che il fisco è esigente su ciò che vi compare.
Ricevuta
Una ricevuta conferma che il pagamento è stato incassato. Richiama la fattura, indica l'importo, la data e il metodo, e viene emessa dopo che i soldi sono arrivati. Per i clienti aziendali che pagano con bonifico, la fattura contrassegnata come pagata più il loro estratto conto di solito bastano allo scopo e una ricevuta separata viene richiesta di rado. I consumatori che pagano in contanti o con carta se la aspettano.
Una ricevuta non è una fattura e non ha bisogno di un numero di fattura proprio; "Ricevuta per la fattura INV-0042" è l'intestazione più chiara. Se emetti ricevute con regolarità, dai loro una sequenza a parte.
Nota di credito
Una nota di credito storna una fattura in tutto o in parte: un articolo reso, un errore di fatturazione, uno sconto concordato a posteriori. Richiama la fattura originale, mostra gli importi accreditati (come numeri positivi su un documento chiaramente intitolato Nota di credito, oppure come negativi, a seconda della convenzione locale) e riduce quanto il cliente deve oppure registra un rimborso. In molti ordinamenti è il modo previsto per correggere una fattura già emessa, invece di modificarla o cancellarla.
La sequenza abituale
Un progetto tipico produce i documenti in quest'ordine. Non tutti i progetti hanno bisogno di tutti.
- Preventivo — propone il lavoro e il prezzo; il cliente accetta.
- Fattura pro forma — se al cliente serve un documento per aprire un ordine d'acquisto o per pagare in anticipo.
- Fattura di acconto — una fattura vera per l'anticipo, numerata nella sequenza.
- Fattura — per il saldo a fine lavoro, con l'acconto mostrato come importo pagato.
- Ricevuta — se il cliente chiede una conferma dopo aver pagato.
- Nota di credito — solo se qualcosa in una fattura va stornato.
Un modello, cinque documenti
Titolo ed etichette sono modificabili. Scegli un preset e adatta il documento corrente come fattura, preventivo o ricevuta; esporta ogni versione prima di sostituirla.
Usa prefissi diversi per i documenti che non sono fatture. Quando un preventivo o una pro forma viene accettato, conserva l'esportazione e prepara nell'editor una nuova fattura col numero successivo. le buone pratiche di numerazione spiega la numerazione.
Riferimento rapido
Nel dubbio, chiediti che cosa afferma il documento.
- Preventivo — "Ecco quanto costerebbe." Prima dell'accordo. Numerazione propria.
- Fattura pro forma — "Ecco quanto ti verrà addebitato." Dopo l'accordo, prima della consegna. Non è un documento fiscale.
- Fattura — "Ti chiedo di pagare questo." Dopo la consegna o a una milestone. Numero progressivo; è il documento fiscale.
- Ricevuta — "Hai pagato questo." Dopo il pagamento. Richiama la fattura.
- Nota di credito — "Ti dobbiamo restituire questo." Corregge o storna una fattura. Richiama la fattura.
Domande
Un preventivo è vincolante?
Spesso sì, una volta che il cliente lo accetta entro il periodo di validità: ecco perché i preventivi dovrebbero indicare ambito, esclusioni e durata della validità. Una stima di solito non è vincolante e andrebbe etichettata come stima. Le regole variano da ordinamento a ordinamento.
Un cliente può pagare a fronte di una fattura pro forma?
Può farlo, e il pagamento anticipato è una delle ragioni per cui le fatture pro forma esistono. Quando il pagamento arriva, emetti una fattura vera con numero progressivo e registra l'anticipo come importo pagato, così contabilità e dichiarazioni fiscali risultano corrette.
Sono obbligato a rilasciare una ricevuta?
Per i clienti aziendali che pagano con bonifico è raramente necessario: la fattura pagata è la prova. I consumatori, e le regole di alcuni Paesi per i pagamenti in contanti o con carta, se la aspettano. Quando te la chiedono, basta un breve documento che richiami fattura, importo, data e metodo.