Cosa mettere in una fattura

Il documento deve dire che cosa è. "Fattura" in cima, nel corpo più grande della pagina, dice a un ufficio amministrativo di mandarla alla contabilità fornitori invece di archiviarla come un preventivo o un estratto conto. Se il documento è qualcos'altro — una fattura pro forma, una nota di credito, una ricevuta — il titolo deve dirlo, perché quei documenti vengono trattati in modo diverso.

In Simple Invoice il titolo è un'impostazione del blocco intestazione, quindi lo stesso layout può produrre una fattura, una pro forma o un preventivo cambiando un solo campo. Fattura, ricevuta o preventivo spiega quando ciascuno è il documento giusto.

Ogni fattura porta un numero che nessun'altra tua fattura ha. Le amministrazioni fiscali si aspettano in genere una sequenza continua, i clienti lo usano per riferire il pagamento e tu lo usi per ritrovare il documento in seguito. Un prefisso più un contatore con gli zeri iniziali — INV-0042 — basta; aggiungere l'anno (INV-2026-0042) aiuta quando archivi per anno. Numerazione delle fatture: buone pratiche passa in rassegna i compromessi.

Il numero deve comparire nell'intestazione e nei dettagli. Inserisci in Numerazione il prossimo numero libero dei tuoi registri.

La data di emissione fissa la fattura nel tempo — per i tuoi libri, per il periodo contabile del cliente e per calcolare quando il pagamento è dovuto. La data di scadenza è la data entro cui il pagamento deve arrivare: indicala come data di calendario, non solo come termine tipo "30 giorni", così nessuno deve mettersi a contare.

Alcune fatture hanno bisogno anche di una data di consegna o del momento di effettuazione dell'operazione — la data in cui i beni sono stati consegnati o il servizio è stato completato — quando è diversa dalla data di emissione. Aggiungila in un campo riferimento o in un blocco di testo se il tuo ordinamento la richiede.

Scrivi le date in un formato che il cliente non possa fraintendere. 12/09/2026 significa cose diverse in paesi diversi; 12 settembre 2026 o 2026-09-12 no. Simple Invoice formatta le date secondo uno schema che scegli tu, in una qualsiasi di venticinque lingue, così un cliente francese può ricevere 12 septembre 2026 senza che tu lo debba digitare.

Come minimo nome, indirizzo e un modo per contattarti. Se sei registrato ai fini IVA, GST o di un'imposta analoga, il numero di registrazione è normalmente obbligatorio. In alcuni paesi i lavoratori autonomi devono indicare il proprio nome accanto alla denominazione commerciale, e le società spesso devono indicare il numero di iscrizione al registro delle imprese e la sede legale.

È il blocco Da. Compilalo una volta nel profilo aziendale; Simple Invoice ne salva un'istantanea su ogni fattura, così le fatture vecchie conservano i dati che erano corretti al momento dell'emissione.

Il blocco Destinatario dice chi deve i soldi. Usa il soggetto giuridico che ti ha dato l'incarico, con il suo indirizzo e — dove le regole fiscali lo impongono, per esempio nelle vendite tra imprese oltre confine — il suo numero di registrazione fiscale. Se il cliente ti ha dato un nome di riferimento, un reparto o un centro di costo per la fattura, includilo: gli uffici di contabilità fornitori smistano proprio in base a questi campi.

In Clienti inserisci i dati del destinatario della fattura corrente; i campi aggiuntivi possono apparire nel relativo blocco.

Ogni riga descrive una consegna in modo abbastanza specifico perché chi approva il pagamento possa collegarla a un ordine, a un preventivo o a un contratto. Indica il periodo per il lavoro a tempo ("Consulenza — agosto 2026"), la consegna per il lavoro a progetto ("Sistema di identità visiva — file finali") e il nome e la variante del prodotto per i beni.

Il blocco delle voci porta una riga per ciascuna voce. Una riga secondaria di dettaglio sotto ogni descrizione è il posto giusto per note di perimetro, giornate lavorate o un riferimento a un ticket, così la descrizione principale resta corta abbastanza da leggersi a colpo d'occhio.

Per ogni riga: quante, di quale unità, a che prezzo e l'importo che ne risulta. Per una consegna a prezzo fisso la quantità è uno e il prezzo è il prezzo. Mostrare il calcolo permette al cliente di verificare il totale senza chiedere, ed è ciò che intendono le amministrazioni fiscali quando richiedono il prezzo unitario e la quantità.

Simple Invoice mostra colonne per numero, unità, quantità, prezzo, imposta, sconto e importo; nascondi quelle che una certa fattura non usa. Gli importi di riga sono quantità per prezzo, arrotondati ai decimali della valuta, con l'eventuale sconto di riga applicato e mostrato.

Il blocco dei totali va dalla somma delle righe alla cifra che il cliente deve pagare: subtotale, eventuale sconto sull'intera fattura, ciascuna imposta mostrata separatamente con la sua etichetta e la sua aliquota, il totale, l'eventuale importo già pagato e il saldo dovuto. Dove applichi un'imposta, devono comparire l'importo dell'imposta e l'aliquota applicata; dove una riga è esente o a aliquota zero, la fattura dovrebbe dirlo. Le basi fiscali per le fatture spiega il vocabolario.

Fai del saldo dovuto il numero più visibile della pagina. Simple Invoice lo mette in evidenza per impostazione predefinita e mostra importo pagato e saldo dovuto ogni volta che è stato registrato un acconto.

Indica la valuta una volta, senza ambiguità. Un semplice $ potrebbe essere statunitense, canadese, australiano o di diversi altri paesi; il codice ISO — USD, CAD, AUD — non è mai ambiguo, quindi usalo almeno una volta, per esempio accanto al totale o nei termini di pagamento.

Simple Invoice formatta ogni importo a partire da un codice valuta ISO e ti lascia mostrare il simbolo, il codice o entrambi, con separatori e decimali adatti alla lingua del cliente. Come fatturare a clienti esteri spiega come scegliere e presentare una valuta.

I dati di pagamento sono la parte che i clienti sono più spesso costretti a chiedere. Dai ogni identificativo che la loro banca richiederà, esattamente come lo registra la tua banca.

Indica il termine di scadenza in parole semplici e, se ne applichi, le conseguenze del mancato rispetto. "Pagamento dovuto entro 14 giorni dalla data della fattura. I pagamenti in ritardo possono maturare interessi nei limiti consentiti dalla legge." è completo; "Net 14" dà per scontato che chi legge conosca l'abbreviazione. Se offri uno sconto per pagamento anticipato o richiedi un acconto, anche quelle condizioni vanno qui. I termini di pagamento spiegati propone formulazioni che puoi adattare.

Il blocco condizioni stampa il testo delle tue condizioni predefinite; modificalo fattura per fattura quando un cliente ha negoziato qualcosa di diverso.

Nessuno di questi è obbligatorio ovunque, e ciascuno toglie un motivo per cui un cliente potrebbe risponderti invece di pagarti.

Non inserire più dati personali di quanti ne servano al cliente: la tua data di nascita o un numero di identità personale raramente hanno posto su una fattura, a meno che la tua amministrazione fiscale non li richieda. Non inserire numeri di carta completi, password per un portale del cliente o scomposizioni interne dei costi che non vorresti vedere inoltrate. Tieni il marketing a una riga al massimo: il compito della fattura è farsi pagare, non vendere il progetto successivo.

Scorri questo elenco prima di ogni invio. Richiede meno tempo di una singola email di sollecito.