Come fatturare da freelance

La fattura non è il posto dove presentare i tuoi termini di pagamento. Quando arriva, il cliente ha già messo a budget il progetto e si è fatto le sue aspettative su quando pagherà. Metti le condizioni nella proposta o nel contratto e ripetile sulla fattura, così alla fine non c'è nulla da negoziare.

Il minimo da concordare per iscritto: il prezzo o la tariffa, che cosa è fatturabile, quando fatturerai, quanto tempo ha il cliente per pagare, chi copre le spese di bonifico e che cosa succede se il pagamento è in ritardo. Se il cliente ha una procedura di accreditamento fornitori — un modulo, un ordine d'acquisto, un portale — completala prima che la prima fattura sia dovuta, perché queste procedure possono richiedere settimane.

Il ritmo giusto di fatturazione dipende dall'incarico. Sceglierlo con criterio è la leva più potente che un freelance ha sul proprio flusso di cassa.

La maggior parte di una fattura è uguale a quella precedente. Una buona configurazione fa sì che una nuova fattura siano solo le righe che sono cambiate.

In Simple Invoice la configurazione è accanto al documento: usa le sezioni Attività, Formato, Etichette, Numerazione, Clienti e Modello della barra laterale, poi modifica le voci. La galleria dei modelli mostra i punti di partenza disponibili.

Poiché l'app conserva un solo documento nel browser senza account, usa Esporta → JSON prima di sostituire una fattura che non vorresti riscrivere.

Chi approva confronta le fatture con quello che è stato concordato. Se la proposta diceva "tre direzioni creative, due giri di revisioni, file finali", fattura quelle tre righe invece di "servizi di design". Se fatturi a ore, una riga per attività o per giornata con le ore come quantità; date e contesto vanno nella riga di dettaglio sotto ogni descrizione.

Tieni gli extra separati e approvati in anticipo. Una riga inattesa per "revisioni aggiuntive" è il modo più rapido di trasformare una fattura in una discussione. Concorda per iscritto i cambi di perimetro nel momento in cui succedono, poi fatturali come riga a sé che richiama quell'accordo.

Usa un'unica sequenza continua per tutti i clienti. Un prefisso e un contatore con gli zeri iniziali — INV-0001, INV-0002 — bastano; aggiungi l'anno se archivi per anno. Non riutilizzare mai un numero, non modificarne mai uno dopo l'invio e contrassegna come annullate le fatture cancellate invece di eliminarle, così la sequenza non ha buchi inspiegabili. Numerazione delle fatture: buone pratiche spiega le opzioni.

Conserva ogni fattura emessa come PDF in una cartella per anno fiscale, insieme all'esportazione JSON dei dati dell'app. Le amministrazioni fiscali richiedono in genere di conservare le fatture per diversi anni; il periodo esatto cambia da paese a paese. Un PDF e un file di backup non costano nulla da tenere.

Se aggiungere IVA, GST o sales tax alle tue fatture dipende da dove siete tu e il cliente e dal fatto che tu sia registrato o meno. La registrazione è spesso facoltativa sotto una soglia di fatturato e obbligatoria sopra, e le vendite tra imprese oltre confine seguono di frequente regole speciali. Niente di tutto questo è una questione di strumenti — chiedi una volta a un commercialista e mettiti per iscritto la risposta. La nostra guida di base sulle imposte spiega i termini che sentirai.

Una volta che conosci il tuo regime, la fattura è meccanica: aggiungi l'imposta con la sua etichetta e la sua aliquota come valore predefinito, segna quali righe sono imponibili e il blocco dei totali mostra l'imposta separatamente. Se non sei registrato, lascia fuori le imposte e, dove le regole locali se l'aspettano, aggiungi una nota che dica che l'imposta non viene applicata.

Invia il PDF come allegato all'indirizzo che il cliente ha indicato per le fatture — spesso una casella condivisa dell'amministrazione, non la persona con cui hai lavorato. Usa un oggetto che contenga il numero della fattura, il progetto e la data di scadenza. Nel corpo, ripeti l'importo, la data di scadenza e la causale di pagamento, e di' che la fattura è in allegato.

Dai al file un nome che si ordini bene: Simple Invoice assegna al PDF il numero della fattura come nome predefinito, Invoice INV-0042.pdf. Se anche il cliente usa l'app, un link di condivisione apre una copia in sola lettura nel suo browser senza alcun file; la fattura viaggia dentro il link e nulla viene caricato.

Simple Invoice non tiene volutamente traccia degli stati inviata, pagata o scaduta. Registra numero, scadenza e pagamento nel tuo foglio di calcolo o software contabile e controlla quell'elenco ogni settimana.

Sollecita il primo giorno lavorativo dopo la scadenza, con garbo e con i fatti: numero della fattura, importo, data di scadenza, allegato di nuovo. I pagamenti in ritardo sono spesso questioni amministrative — la fattura non è stata inoltrata, l'ordine d'acquisto non corrispondeva, qualcuno era in ferie — e un sollecito fattuale li risolve. Se non basta, alza il tono secondo una scaletta. Questi modelli di sollecito ti danno la formulazione per ogni fase.

Piccoli cambiamenti nel modo di fatturare si sommano e accorciano la distanza tra la fine del lavoro e l'arrivo dei soldi.

Le fatture oltre confine aggiungono tre domande: quale valuta, quali identificativi bancari e quale trattamento fiscale. Concorda la valuta nella proposta e formatta la fattura secondo le convenzioni del cliente — Simple Invoice formatta importi e date in base alla lingua e ti lascia rinominare ogni etichetta, così un cliente tedesco può ricevere 1.234,56 € e 12. September 2026 senza che tu debba riscrivere nulla. Fornisci IBAN e BIC per i bonifici internazionali e di' chi paga le commissioni. Come fatturare a clienti esteri entra nel dettaglio.

Metti a calendario le abitudini qui sopra e fatturare diventa un'attività da un quarto d'ora invece che una fonte di ansia.