Come fare una fattura, passo per passo

Puoi scrivere una fattura in pochi minuti se i dati sono pronti. Raccogli prima questi e tienili dove puoi riutilizzarli — un buon strumento di fatturazione li memorizza una volta sola e li compila al posto tuo.

Ogni fattura ha bisogno dello stesso blocco Da. In Simple Invoice apri Attività nella barra laterale e inserisci accanto al documento corrente nome, indirizzo, email e partita IVA.

È anche il posto dove vive il logo. Carica un PNG, JPEG, WebP o SVG: viene salvato una volta e richiamato da ogni fattura che crei. Come aggiungere un logo a una fattura spiega formati e dimensioni.

Imposta nello stesso momento i tuoi valori predefiniti: valuta, termine di scadenza, le imposte che applichi di solito, il blocco dei dati di pagamento ed eventuali note o condizioni standard. Le nuove fatture partono da questi valori, il che toglie quasi tutta la digitazione ai passi 5 e 6.

Un modello decide quali blocchi compaiono e che aspetto hanno. Scegli quello che corrisponde al tipo di lavoro che fatturi, non il più carino: il lavoro a ore vuole una tabella fitta con la colonna dell'unità, un contratto di consulenza continuativa vuole meno righe e spazio per descrivere una tappa, una fattura da appaltatore vuole le condizioni e una riga per la firma. La galleria dei modelli descrive ogni preset e a chi si adatta.

Simple Invoice offre sei preset. Passa dall'uno all'altro in Modello e adatta colori, caratteri e blocchi del documento corrente.

Fattura al soggetto giuridico che ha firmato l'accordo, scritto esattamente come compare nei suoi documenti. Le aziende grandi spesso hanno bisogno di un numero d'ordine o di un centro di costo sulla fattura prima che la contabilità fornitori la lavori — chiedilo prima di inviare, non dopo che la fattura è tornata indietro.

In Clienti puoi scegliere o inserire i dati del destinatario del documento corrente.

Ogni voce risponde a tre domande: che cosa è stato fatto, in quale quantità e a che tariffa. Scrivi descrizioni che l'amministrazione del cliente possa far corrispondere al preventivo o al contratto — "Restyling del sito — fase 2, home page e navigazione" è meglio di "Lavori di design". Se una riga ha bisogno di contesto, mettilo in una riga secondaria di dettaglio invece di allungare la descrizione.

Le quantità possono essere frazionarie (7,5 ore) e possono portare un'unità: ore, giorni, pezzi, m². L'importo di ogni riga è la quantità moltiplicata per la tariffa, arrotondata ai decimali della valuta, e il subtotale è la somma delle righe. Simple Invoice calcola tutto in tempo reale mentre scrivi: premi Invio nell'ultimo campo per aggiungere la riga successiva e trascina la maniglia per riordinare.

Se tu debba applicare un'imposta, con quale aliquota e come vada indicata dipende da dove siete tu e il tuo cliente e dal tuo regime fiscale. È una domanda per il tuo commercialista o per l'amministrazione fiscale — la nostra guida di base sulle imposte spiega i pezzi in gioco senza dare consulenza.

Sul piano pratico, uno strumento di fatturazione ha bisogno di sapere due cose: quali righe sono imponibili e quali imposte si applicano. Simple Invoice ti lascia aggiungere quante imposte vuoi, ciascuna con un'etichetta e un'aliquota; ognuna viene calcolata sulle righe imponibili dopo gli sconti e mostrata separatamente nel blocco dei totali. Gli sconti possono essere per riga (una percentuale o un importo fisso) oppure applicati all'intera fattura prima dell'imposta.

Se hai già ricevuto un acconto, inseriscilo come Importo pagato. Il blocco dei totali mostra allora il totale, l'importo pagato e il saldo dovuto, che è la cifra che il cliente deve trasferire.

Il blocco dei dati di pagamento è il punto in cui il denaro viene davvero indirizzato. Includi ogni identificativo che la banca del cliente chiederà: nome dell'intestatario del conto, IBAN o numero di conto, BIC/SWIFT per i bonifici internazionali, nome della banca e, se lo accetti, l'indirizzo di un servizio di pagamento. Ricontrolla questi caratteri due volte: una cifra invertita è l'errore da cui si torna indietro più lentamente.

Le condizioni dicono quando il pagamento è dovuto e a quali patti. "Da pagare entro 14 giorni dalla data della fattura" è più chiaro di "Net 14". Se applichi interessi di mora o offri uno sconto per pagamento anticipato, è qui che vanno scritti. I termini di pagamento spiegati passa in rassegna le opzioni più comuni e come formularle.

In Simple Invoice sono entrambi blocchi: il blocco pagamento genera un elenco di coppie etichetta/valore dai tuoi valori predefiniti, e il blocco condizioni stampa il testo delle condizioni della fattura. Disattiva l'uno o l'altro per i clienti che pagano con un link di pagamento e non hanno bisogno delle coordinate bancarie sulla carta.

Ogni fattura richiede numero unico e data. Definisci uno schema, consulta i tuoi registri per il prossimo numero libero e inseriscilo in Numerazione. Numerazione delle fatture: buone pratiche approfondisce.

La data di scadenza discende dalla data di emissione e dalle tue condizioni. Simple Invoice la compila a partire dal termine di scadenza predefinito e ti lascia modificarla; tiene anche un campo per il luogo di emissione, un riferimento e un numero d'ordine per i clienti che ne hanno bisogno.

Leggi la fattura come la leggerà chi paga. Il totale è inequivocabile? Le tue coordinate bancarie sono complete? Il nome del cliente è esatto? La descrizione corrisponde al preventivo? Passa alla modalità anteprima per vedere il documento senza i comandi di modifica, e controlla le interruzioni di pagina se la tabella delle voci è lunga.

Poi esporta. Simple Invoice produce il PDF attraverso la finestra di stampa del browser: scegli Esporta → PDF, seleziona Salva come PDF come destinazione e tieni i margini su Nessuno con la grafica di sfondo attiva. Il formato della carta — A4 o Letter — viene impostato automaticamente dal modello nella maggior parte dei browser. Il risultato è un PDF vettoriale e leggero, con testo reale che i sistemi contabili possono cercare e leggere.

Puoi anche copiare un link di condivisione. L'intera fattura viene compressa nella parte dell'URL dopo #, che i browser non inviano mai a un server; il destinatario apre una vista in sola lettura nel suo browser e può salvarne una copia se usa anche lui l'app.

Invia il PDF come allegato, con un oggetto breve e specifico: "Fattura INV-0042 — Restyling del sito fase 2 — scadenza 26 set". Metti l'importo, la data di scadenza e il numero della fattura nel corpo del messaggio, così chi riceve non deve aprire il file per archiviarlo.

Simple Invoice non tiene traccia degli stati bozza, inviata, pagata o scaduta. Registra scadenza e pagamento nel tuo foglio di calcolo o software contabile. Se il pagamento non arriva, questi modelli di sollecito forniscono formule cortesi e progressive.

I pagamenti in ritardo si spiegano quasi sempre con uno di questi. Controllali prima di premere invia.

Una volta pronta la prima fattura, conserva il PDF o il JSON e riusa le opzioni della barra laterale per il documento successivo. Aggiorna cliente, numero, date e voci prima di esportare di nuovo. Come fatturare da freelance tratta acconti, tappe, contratti continuativi e archiviazione.