I termini di pagamento sono la parte della fattura che dice quando i soldi sono dovuti e a quali condizioni. Sono anche la parte scritta più spesso in una sigla che il lettore potrebbe non conoscere. "Net 30" è ovvio per un ufficio contabilità e oscuro per un cliente alle prime armi; "Pagamento immediato" suona deciso e non dà a nessuno una data da mettere in agenda.
Questa guida spiega condizioni comuni e formule chiare. In Simple Invoice stanno in un blocco del documento corrente; sono informazioni generali, non consulenza legale.
Che cosa coprono i termini di pagamento
Un insieme completo di condizioni risponde a cinque domande. Sulla maggior parte delle fatture bastano le prime due esplicitate, ma le altre andrebbero concordate da qualche parte che il cliente abbia visto.
- Quando è dovuto il pagamento: un periodo a partire dalla data della fattura, oppure una data fissa.
- Come va effettuato il pagamento — bonifico, carta, un servizio di pagamento — e chi sostiene eventuali commissioni.
- Che cosa succede in caso di ritardo: interessi, una penale fissa, la sospensione del lavoro.
- Se è dovuto qualcosa in anticipo: un acconto o un anticipo, e se sia rimborsabile.
- Eventuali incentivi a pagare prima: un piccolo sconto per il pagamento entro una finestra più breve.
I termini più diffusi e che cosa significano
Sono le formule che vedrai sulle fatture e nei contratti.
- Pagamento immediato — il pagamento è atteso appena il cliente riceve la fattura. In pratica significa "appena il tuo processo lo consente", che per un'azienda possono comunque essere settimane. Affiancaci una data di calendario.
- Net 7 / Net 14 / Net 30 — l'intero importo è dovuto 7, 14 o 30 giorni dopo la data della fattura. Net 30 è lo standard in molti uffici contabilità aziendali; i freelance che lavorano con privati e piccole imprese usano spesso 14.
- Fine mese (EOM) — dovuto alla fine del mese in cui la fattura è stata emessa; Net 30 EOM significa 30 giorni dopo quella scadenza.
- 2/10 Net 30 — uno sconto per pagamento anticipato: paghi entro 10 giorni e deduci il due per cento, altrimenti l'intero importo è dovuto in 30. Raramente conviene su fatture piccole.
- Pagamento anticipato / acconto — una parte dell'importo, o tutto, prima che il lavoro cominci.
- Pagamenti a milestone — importi legati ai deliverable, ciascuno con la propria fattura e la propria data di scadenza.
Scegliere un termine di scadenza
Più corto è meglio per te, ma solo se il cliente riesce davvero a rispettarlo. I privati e le piccole aziende di solito pagano entro una o due settimane. Le aziende più grandi gestiscono i pagamenti su cicli fissi e pagheranno secondo il loro termine standard qualunque cosa dica la tua fattura: chiedere 14 giorni a un cliente la cui politica è 45 non accelera nulla, ma conoscere il suo ciclo ti permette di far arrivare la fattura prima di una tornata di pagamenti.
Quattordici giorni sono un buon valore predefinito per il lavoro freelance. Indicalo sia come periodo sia come data, così nessuno deve contare: "Da pagare entro 14 giorni — entro il 26 settembre 2026". Simple Invoice calcola la data di scadenza dal tuo termine predefinito quando la fattura viene creata e la stampa nel blocco dei dettagli; il blocco delle condizioni può ripetere la formula.
Acconti e milestone
Un acconto — di solito una quota fissa del prezzo del progetto, fatturata prima dell'inizio del lavoro — ti protegge dal mancato pagamento e finanzia le prime settimane. Per i progetti più lunghi, dividi il resto in milestone legate ai deliverable, così ogni fattura è abbastanza piccola da essere approvata senza una riunione. Nella proposta indica se l'acconto è rimborsabile e che cosa succede se il progetto viene annullato. Come fatturare da freelance approfondisce i ritmi di fatturazione.
Sulla fattura finale, mostra l'acconto come importo già pagato, così il cliente vede il valore totale del progetto, quanto ha versato e il saldo dovuto. Simple Invoice ha un campo Importo pagato che fa esattamente questo nel blocco dei totali.
Penali e interessi di mora
Molti ordinamenti danno alle imprese il diritto di legge di applicare interessi sulle fatture commerciali scadute, a volte con in più un importo fisso a titolo di risarcimento, che il contratto lo preveda o no: le norme britanniche ed europee linkate qui sotto ne sono un esempio. Puoi anche concordare un tasso o una penale contrattuale, entro i limiti che valgono dove operi. In ogni caso la politica dovrebbe stare nel contratto prima del lavoro ed essere ripetuta sulla fattura, non introdotta quando un pagamento è già in ritardo.
Una formula che non promette troppo: "Gli importi scaduti possono essere soggetti a interessi e risarcimento nella misura consentita dalla legge." Ti tutela senza citare un tasso che dovresti verificare. Se poi applichi davvero la penale è una decisione a parte: molti freelance usano quel diritto come leva in un sollecito e vi rinunciano una volta incassato.
Formule che puoi adattare
Le frasi semplici battono le sigle. Sostituisci le parti tra parentesi e metti il risultato nelle tue condizioni predefinite.
- "Il pagamento è dovuto entro 14 giorni dalla data della fattura, entro il [data], con bonifico sul conto indicato qui sotto. Indica [numero della fattura] come causale."
- "Un acconto di [importo] è dovuto prima dell'inizio del lavoro e viene detratto dalla fattura finale."
- "Gli importi scaduti possono essere soggetti a interessi e risarcimento nella misura consentita dalla legge."
- "Le spese bancarie per i bonifici internazionali sono a carico di chi paga; seleziona l'opzione che fa arrivare al beneficiario l'intero importo."
- "Paga entro il [data anticipata] per detrarre [importo]; l'importo pieno di [totale] è dovuto entro il [data di scadenza]."
Dove vanno le condizioni nella fattura
La data va nei Dettagli e la frase vicino ai dati di pagamento. Posiziona e adatta il blocco Condizioni nel documento corrente. Cosa inserire in una fattura tratta gli elementi vicini.
Domande
Che cosa significa Net 30?
Che l'intero importo della fattura è dovuto 30 giorni dopo la data della fattura. Non dice nulla su sconti o acconti, a meno che non siano indicati separatamente.
Posso cambiare i termini di pagamento dopo aver inviato una fattura?
Puoi concordare una modifica con il cliente, ma non dovresti modificare di nascosto una fattura già inviata. Conferma le nuove condizioni per iscritto e, se la fattura va riemessa, annulla l'originale ed emettine una nuova con il numero successivo.
E se non c'era un contratto scritto?
Le condizioni stampate sulla fattura comunicano comunque le tue aspettative, e le norme di legge sui ritardi di pagamento possono applicarsi lo stesso. Per i lavori futuri, metti le condizioni nella proposta, così vengono concordate prima che arrivi la fattura.