Rincorrere i soldi è la parte del lavoro da freelance che non piace a nessuno, e il disagio fa aspettare troppo per poi scrivere in modo troppo tagliente. Una sequenza di solleciti risolve entrambi i problemi: mandi il messaggio successivo secondo un calendario invece che quando la frustrazione tocca il massimo, e ogni messaggio è già scritto.
I modelli seguenti aumentano di tono in quattro passaggi. Ognuno riporta numero, importo e scadenza, riallega la fattura e chiede una cosa precisa. Sostituisci le parentesi e conserva il tono. Simple Invoice crea il documento ma non ne monitora lo stato; tieni le scadenze nei tuoi registri.
Passo 0 — Una nota di cortesia prima della scadenza
Per le fatture più consistenti o per i clienti nuovi, una nota breve qualche giorno prima della scadenza intercetta i problemi finché c'è ancora tempo per risolverli: la fattura è finita nella casella sbagliata, il numero d'ordine non corrispondeva, chi deve approvare è assente. Non è un sollecito, quindi mantieni un tono leggero.
- Oggetto: Fattura [INV-0042] — in scadenza il [data]
- "Ciao [nome], solo un promemoria: la fattura [INV-0042] di [importo] scade il [data]. Te la riallego per comodità. Se ti serve qualcosa da parte mia per processarla, dimmi pure. Grazie, [tu]"
Passo 1 — Primo sollecito, da uno a tre giorni dopo la scadenza
Parti dal presupposto che sia sfuggita. Riporta i fatti, allega la fattura, chiedi quando puoi aspettarti il pagamento. Mandalo all'indirizzo dell'amministrazione mettendo in copia il tuo referente.
- Oggetto: Scaduta: fattura [INV-0042] — [importo] in scadenza il [data]
- "Ciao [nome], la fattura [INV-0042] di [importo] è scaduta il [data] e non ho ancora ricevuto il pagamento. Te la riallego. Mi fai sapere quando è stata messa in pagamento, o se c'è qualcosa che la sta bloccando? I dati di pagamento sono sulla fattura; la causale è [INV-0042]. Grazie, [tu]"
Passo 2 — Secondo sollecito, circa una settimana dopo
Sempre garbato, ora più preciso. Indica di quanti giorni è in ritardo, chiedi una data di pagamento e cita le tue condizioni se prevedono interessi di mora — come un fatto, non come una minaccia.
- Oggetto: Secondo sollecito: fattura [INV-0042], ora [n] giorni di ritardo
- "Ciao [nome], la fattura [INV-0042] di [importo] ha ora [n] giorni di ritardo rispetto alla scadenza del [data]. Ti chiederei di confermarmi una data di pagamento entro il [data tra qualche giorno]. Come indicato nelle condizioni riportate sulla fattura, gli importi scaduti possono essere soggetti a interessi nella misura consentita dalla legge, cosa che preferirei non applicare. Se la fattura è stata contestata o va corretta, dimmelo così la sistemo. La fattura è in allegato. Grazie, [tu]"
Passo 3 — Diffida finale, dopo due o tre settimane di ritardo
Breve, formale, con una scadenza e un passo successivo dichiarato. Indirizzala all'amministrazione e al referente più alto in grado che hai. Sospendi qualsiasi lavoro in corso per quel cliente finché la questione non è risolta, e dillo.
- Oggetto: Diffida finale: fattura [INV-0042] — [importo] scaduto dal [data]
- "Gentile [nome], nonostante i solleciti precedenti del [date], la fattura [INV-0042] di [importo], scaduta il [data], risulta ancora non pagata. Le chiedo di disporre il pagamento entro il [scadenza, circa sette giorni]. Se il pagamento non verrà ricevuto entro tale data, procederò ad [applicare gli interessi di mora previsti dalle nostre condizioni / sospendere ogni ulteriore attività / avviare le procedure formali di recupero del credito]. Se ritiene che questa fattura sia errata, La prego di contattarmi prima di quella data. Allego copia del documento. Cordiali saluti, [tu]"
La telefonata nel mezzo
Tra il passo 2 e il passo 3, una telefonata di due minuti all'amministrazione spesso ottiene quello che tre email non hanno ottenuto. Chiedi se la fattura è stata ricevuta e approvata, se manca un ordine d'acquisto o una scheda fornitore, e quando è la prossima tornata di pagamenti. Annota il nome della persona e quello che ti ha detto, poi conferma per email. La maggior parte delle fatture ferme è bloccata a un passaggio che nessuno ti aveva raccontato.
Dopo la diffida finale
Se la scadenza passa, fai quello che avevi detto. Le opzioni, grosso modo in ordine di escalation: applicare gli interessi e il risarcimento che le tue condizioni e la legge locale consentono ed emettere un estratto conto aggiornato; fermare il lavoro e trattenere i deliverable che non hai ancora consegnato; inviare una lettera formale di messa in mora; usare una procedura giudiziaria semplificata per piccoli importi, che in molti Paesi è pensata esattamente per questo e non richiede un avvocato; oppure affidare il credito a un'agenzia di recupero. Quali di queste siano disponibili e sensate dipende da dove siete tu e il cliente, e dall'importo.
Qualunque sia l'esito, annotalo nel tuo registro. Segna la fattura come pagata quando viene saldata o annullata se la stralci, così la sequenza resta completa e comprensibile.
Quando le fatture scadute sono più di una
Se un cliente ha più fatture scadute, sollecitale con un unico estratto: una breve tabella con numeri, date, importi e giorni di ritardo, più il totale. Creala dai registri di pagamento esterni a Simple Invoice oppure usa il modello Minimal per un documento di soli blocchi di testo con le partite aperte.
Evitare il prossimo
Il sollecito migliore è quello che non mandi. Come fatturare da freelance passa in rassegna le abitudini che riducono i ritardi: condizioni concordate in anticipo, un ordine d'acquisto in mano prima di cominciare, acconti e milestone per i progetti più grandi, una fattura che contenga tutto quello che serve a chi approva, e uno sguardo settimanale all'elenco delle scadute perché nessuna fattura invecchi senza che nessuno se ne accorga.
Domande
Quanto tempo dopo la scadenza conviene mandare il primo sollecito?
Da uno a tre giorni lavorativi. Aspettare di più fa capire che la data di scadenza era flessibile; mandarlo il giorno stesso della scadenza può sembrare prematuro a un cliente il cui bonifico è già in corso.
Devo essere più fermo se il cliente è una grande azienda?
Non più fermo: più procedurale. Le grandi aziende pagano attraverso processi; la strada più rapida è capire a quale passaggio la fattura è bloccata (ricevuta, abbinata a un ordine, approvata, messa in pagamento) e chiedere quel passaggio. Tieni il tono fermo per il cliente che ha confermato il debito e comunque non paga.
Conviene applicare davvero gli interessi di mora?
Citarli fa muovere le fatture; applicarli è una valutazione che riguarda il rapporto con il cliente. Molti freelance li applicano nella diffida finale e vi rinunciano una volta incassato. Se dici che li applicherai, poi fallo: altrimenti il sollecito successivo non peserà nulla.