Quasi tutti i freelance incontrano l'imposta sui consumi la prima volta che un cliente chiede "l'IVA è compresa?" oppure che un commercialista chiede se si sono registrati. Le regole sono nazionali, dettagliate e mutevoli, e questa guida non prova a enunciarle. Quello che fa è spiegare il vocabolario e i meccanismi, così la conversazione con il tuo commercialista sarà breve e, una volta che conosci il tuo trattamento, saprai riportarlo correttamente in fattura.
Nulla di quanto scritto qui è consulenza fiscale, e le aliquote mancano di proposito: cambiano da Paese a Paese, da regione a regione e da prodotto a prodotto, e vengono modificate nel tempo. Usa le fonti ufficiali in fondo alla pagina per la tua giurisdizione. In Simple Invoice l'aritmetica è gestita per te, una volta inserite le imposte che ti riguardano.
Tre sistemi, un'unica idea
IVA (imposta sul valore aggiunto), GST (goods and services tax) e sales tax sono tutte imposte sui consumi riscosse dal venditore e versate allo Stato. Cambiano i meccanismi.
- IVA — usata in tutta Europa e in gran parte del mondo. Si applica a ogni passaggio della catena di fornitura; le imprese registrate la addebitano sulle vendite e recuperano quella pagata sugli acquisti, quindi la fattura deve esporre l'imposta separatamente perché l'acquirente possa recuperarla.
- GST — lo stesso meccanismo con un altro nome in Paesi come Australia, Canada, Nuova Zelanda, Singapore e India, a volte combinato con imposte regionali.
- Sales tax — usata negli Stati Uniti, fissata dagli Stati e spesso anche da città e contee. Si applica una sola volta, al consumatore finale, all'aliquota del luogo in cui la vendita si considera avvenuta; gli acquirenti che sono imprese possono essere esenti presentando un certificato.
Registrazione: devi addebitare l'imposta oppure no?
Addebiti l'imposta solo se sei registrato (o tenuto a esserlo). Quasi tutti i sistemi IVA e GST fissano una soglia di fatturato sotto la quale la registrazione è facoltativa e sopra la quale è obbligatoria, e alcuni permettono di registrarsi volontariamente per recuperare l'imposta sui propri acquisti. Negli Stati Uniti gli obblighi di sales tax dipendono da dove hai una presenza o un volume di vendite sufficiente — il concetto chiamato nexus — che per chi vende a distanza può sorgere in Stati dove non hai mai messo piede.
Se non sei registrato, le tue fatture non riportano alcuna riga d'imposta. Alcuni Paesi si aspettano una breve nota che spieghi perché l'imposta non è addebitata; il tuo commercialista conosce la formula. Se sei registrato, il tuo numero di registrazione va su ogni fattura e l'imposta va esposta come richiedono le regole.
Che cosa mostra di solito una fattura fiscale
Oltre agli elementi ordinari di una fattura, i sistemi fiscali richiedono comunemente alcuni o tutti gli elementi che seguono. Cosa inserire in una fattura copre il documento di base.
- La tua partita IVA e, in molti casi tra imprese, anche quella del cliente
- La data della prestazione o il momento di esigibilità dell'imposta, quando è diverso dalla data di emissione
- Per ogni voce o gruppo di voci: l'importo al netto dell'imposta, l'aliquota applicata e l'importo dell'imposta
- Un totale dell'imposta addebitata e il totale comprensivo di imposta
- Per le operazioni ad aliquota zero o esenti, una dicitura che lo attesti
- Per le operazioni transfrontaliere tra imprese in cui è il cliente ad assolvere l'imposta, una dicitura di inversione contabile (reverse charge)
- In alcuni Paesi, la dicitura "Fattura fiscale" come titolo del documento
Voci imponibili, esenti e ad aliquota zero
Non tutte le voci di una fattura vengono trattate allo stesso modo. Una voce imponibile ha l'imposta aggiunta a una qualche aliquota. Una voce ad aliquota zero è imponibile a un'aliquota pari a nulla: resta dentro il sistema, va comunque dichiarata e permette comunque al venditore di recuperare l'imposta sugli acquisti. Una voce esente è del tutto fuori dall'imposta. Una fattura può mescolarle, ed è per questo che esistono i flag d'imposta per riga: per esempio una voce di servizio tassata normalmente e una spesa anticipata per conto del cliente, ribaltata al costo e senza imposta.
In Simple Invoice ogni voce ha un interruttore "imponibile". Le imposte si applicano soltanto alle voci imponibili, e il blocco dei totali mostra ciascuna imposta con la sua etichetta e la sua aliquota su una riga propria.
Come si calcola l'imposta in fattura
L'aritmetica è più semplice delle regole. L'importo di ogni voce è quantità per prezzo, meno l'eventuale sconto di riga. Il subtotale è la somma delle voci. Uno sconto a livello di fattura, se c'è, viene dedotto subito dopo. Ogni imposta viene poi applicata alla quota imponibile di quell'importo scontato e arrotondata ai decimali della valuta; quando si applicano più imposte — una nazionale e una regionale, per dire — ciascuna si calcola in modo indipendente sulla stessa base, non una sopra l'altra. Il totale è l'importo scontato più tutte le imposte.
Le convenzioni di arrotondamento differiscono leggermente da un'autorità all'altra (per riga o per fattura, metà per eccesso o metà alla cifra pari). Sulla maggior parte delle fatture piccole la differenza è al massimo di un centesimo; se la tua autorità impone un metodo, verifica che i totali del tuo strumento corrispondano alle sue indicazioni. Simple Invoice arrotonda ogni riga e ogni importo d'imposta ai decimali della valuta con la metà allontanata dallo zero, e calcola le imposte sulla base del totale della fattura.
Vendite transfrontaliere
Vendere a un cliente in un altro Paese cambia dove l'imposta è dovuta e chi la assolve. I servizi tra imprese sono spesso tassati dove si trova il cliente: è il cliente ad assolvere l'imposta e la fattura porta una dicitura di inversione contabile e le partite IVA di entrambi. Consumatori, beni e servizi digitali hanno ciascuno regole proprie, e alcune impongono al venditore di registrarsi nel Paese del cliente. Come fatturare clienti esteri elenca le domande da porre.
Documenti da conservare
Le imprese registrate devono conservare le fatture emesse e ricevute per il periodo previsto dalla legge e dichiarare l'imposta alle scadenze dovute. Archivia ogni fattura emessa come PDF; in Simple Invoice puoi anche scaricare il documento corrente come JSON dal menu Esporta.
Configurare le imposte in Simple Invoice
Dopo aver verificato con il commercialista quali imposte si applicano, aggiungile alla fattura corrente con etichetta e aliquota e indica le voci non imponibili. Il blocco dei totali può mostrare ogni imposta separatamente e le etichette si modificano nella sezione Etichette. Inserisci diciture obbligatorie, come inversione contabile o esenzione, nelle Condizioni o in un blocco di testo.
Domande
Non sono registrato. Devo comunque menzionare l'imposta sulle mie fatture?
Non la addebiti. Alcuni Paesi si aspettano una breve nota che indichi che l'imposta non viene addebitata e il motivo (per esempio che sei sotto la soglia di registrazione). Chiedi al tuo commercialista la formula che vale nel tuo caso.
Una fattura può avere più di un'imposta?
Sì — per esempio un'imposta nazionale e una regionale. Simple Invoice applica ogni imposta in modo indipendente alla base imponibile e le mostra su righe separate nel blocco dei totali.
Perché questa guida non elenca nessuna aliquota?
Le aliquote variano per Paese, regione e categoria di prodotto, e cambiano nel tempo. Elencarle qui renderebbe la guida sbagliata da qualche parte nel giro di pochi mesi. Usa le fonti ufficiali della tua giurisdizione, oppure chiedi a un consulente.