Esempio di fattura: una fattura tipo spiegata riga per riga

Fattura INV-0042, emessa il 2 marzo 2026, con scadenza 16 marzo 2026, da Northwind Studio ad Acme Corp, per la seconda fase del redesign di un sito web. Tre voci:

In cima alla pagina c'è scritto Fattura — non "Conto", non il nome dello studio a caratteri cubitali — così chi legge sa che documento ha davanti prima di ogni altra cosa. Accanto, il numero INV-0042: un prefisso più una sequenza che non si ripete e non salta mai. L'amministrazione del cliente archivierà, pagherà e cercherà questo documento con quel numero, ed è per questo che è anche la prima cosa nell'oggetto dell'email. Numerazione delle fatture: buone pratiche spiega gli schemi che reggono nel tempo.

Anche il logo dello studio sta nell'intestazione. È l'unico elemento di marca sulla pagina; tutto il resto è informazione.

La data di emissione, 2 marzo, è il giorno in cui la fattura è stata creata e inviata, e il giorno da cui i termini di pagamento iniziano a decorrere. La data di scadenza, 16 marzo, deriva dai termini a 14 giorni dello studio. Il riferimento — "Redesign sito web — fase 2" — è per il cliente: riprende la formulazione della proposta e dell'ordine d'acquisto, così chi approva il pagamento riconosce il lavoro senza leggere le righe. Se il cliente avesse fornito un numero d'ordine, andrebbe qui. I termini di pagamento in fattura, spiegati tratta come scegliere la data di scadenza.

Due colonne, la stessa struttura. Da è lo studio: denominazione legale, indirizzo, email, sito web e partita IVA. Destinatario è il cliente: denominazione legale, l'indirizzo di fatturazione che ha comunicato (non l'ufficio che hai visitato) e l'email dell'amministrazione. Gli identificativi fiscali contano dove si applica l'IVA o un'imposta sulle vendite — al cliente serve quello del venditore per recuperare l'imposta, e alcuni ordinamenti richiedono anche quello del compratore. Tutto ciò che compare qui deve corrispondere esattamente ai dati del cliente: una ragione sociale sbagliata è il motivo più frequente per cui una fattura viene rimandata indietro.

Ogni riga ha una descrizione, una quantità, un prezzo e un importo — quantità per prezzo. La descrizione dice cosa è stato consegnato nel linguaggio del cliente, con una seconda riga di dettaglio dove una sola frase lascerebbe spazio a dubbi: "Consulenza di design" da sola solleva la domanda *quali sessioni?*; "Workshop di avvio e due sessioni di revisione" le risponde.

Due delle righe sono consegne a prezzo fisso (quantità 1) e una è a ore (4 ore alla tariffa dello studio). Mescolare le due cose su una fattura è normale. Per lavori prevalentemente a ore, il modello di fattura a ore aggiunge una colonna unità e un layout in stile foglio presenze.

Il subtotale è la somma delle righe prima delle imposte. IVA (20%) compare in una riga a sé — l'etichetta indica l'imposta e l'aliquota, e l'importo è calcolato sul subtotale imponibile. In questo esempio il Paese dello studio applica un'unica aliquota a tutte e tre le righe; dove righe diverse hanno aliquote diverse, o alcune sono esenti, il blocco dei totali mostra una riga per aliquota. Il venti per cento è la cifra dell'esempio, non un consiglio: usa l'aliquota che si applica a te e al tuo cliente, e leggi le basi nella guida su IVA e sales tax.

Il totale è ciò che il cliente paga. Se il cliente avesse versato un acconto, seguirebbero una riga Importo pagato e una riga Saldo dovuto, così il numero in fondo è sempre quello da trasferire.

Come pagare elenca l'IBAN dello studio, l'intestatario del conto (chi riceve), il nome della banca, un codice SWIFT/BIC per i bonifici internazionali e un'email e un telefono di fatturazione per le domande. Nell'esempio ogni valore è fittizio; i tuoi devono essere esatti, perché una cifra sbagliata qui è un pagamento che non arriva mai. Le Note portano una sola riga — "Grazie per averci scelto." — e il blocco Condizioni conterrebbe i termini di pagamento, la politica sulle penali di ritardo o un riferimento al contratto, se lo studio ne usasse uno.

Il piè di pagina chiude con un breve ringraziamento. Niente sulla pagina è decorativo; se un blocco non porta informazioni che servono al cliente, viene disattivato. Cosa mettere in una fattura è la checklist su cui questo esempio è stato costruito.

Lo stesso scheletro serve quasi ogni mestiere. Un freelance che scrive testi sostituisce le tre righe con articoli o conteggi di parole; un appaltatore aggiunge una colonna unità e un blocco firma; un consulente fattura un canone mensile come una sola riga e un acconto come importo pagato. Un insegnante privato elenca le lezioni per data. Come fare una fattura, passo per passo mostra come passare da questo esempio alla tua fattura in pochi minuti, e la galleria dei modelli ha una variante per ciascuno di questi casi.

Se stai appena iniziando, che cos'è una fattura spiega a cosa serve il documento prima che tu ne costruisca uno.