Una fattura è un documento che il venditore invia al compratore per chiedere il pagamento di beni consegnati o di un lavoro svolto. Indica le due parti, elenca cosa è stato fornito e a quale prezzo, riporta il totale dovuto e dice quando e come va pagato. Una volta inviata, è il documento che entrambe le parti conservano: per il venditore la prova che una somma è dovuta, per il compratore la prova di ciò che ha acquistato.
Questa guida spiega a cosa serve una fattura, cosa deve contenere, in che modo si distingue da un conto, da una ricevuta o da un preventivo, e quali varianti incontrerai. Se preferisci vederne una piuttosto che leggerne, apri una fattura di esempio in SimpleInvoice: si carica con ogni parte già al suo posto.
La definizione
In senso stretto, una fattura è un documento commerciale che dettaglia un'operazione e chiede formalmente il pagamento. Oggi è quasi sempre un PDF, ma il compito non è cambiato: dichiarare, in una forma che entrambe le parti accettano, esattamente cosa è dovuto e perché.
Tre caratteristiche fanno di un documento una fattura e non un semplice appunto. La emette il venditore, non il compratore. Si riferisce a una fornitura precisa: questi articoli, questo servizio, questo periodo. E crea un obbligo: dalla data di emissione l'importo è un debito, e i termini di pagamento dicono quanto tempo ha il compratore per saldarlo.
A cosa serve una fattura
Per il venditore, la fattura è il punto in cui una vendita diventa una somma da incassare. In contabilità si chiama credito: entra nei libri alla data della fattura, non quando arrivano i soldi.
Per il compratore, la fattura è il documento che giustifica il pagamento: quello che l'amministrazione confronta con l'ordine d'acquisto e con la consegna prima di autorizzare il bonifico. Dove si applica l'IVA o un'imposta sulle vendite, la fattura è anche il documento fiscale: al compratore serve per recuperare l'imposta pagata, e il venditore dichiara l'imposta che vi compare. Ecco perché il fisco è preciso su cosa una fattura deve mostrare.
Infine, la fattura è una prova. Se un cliente contesta un addebito o un pagamento si perde per strada, sono la fattura, la consegna e l'estratto conto a chiudere la questione.
Cosa contiene una fattura
Ogni fattura, in ogni Paese, ha lo stesso nucleo. Le regole locali vi aggiungono qualcosa — un numero di registrazione fiscale, un luogo di emissione, una formula particolare — ma non tolgono mai nulla. La checklist completa è in cosa mettere in una fattura; gli elementi essenziali sono:
- La parola "Fattura" e un numero di fattura unico e progressivo.
- Data di emissione e data di scadenza, oppure i termini di pagamento da cui la scadenza si ricava.
- Venditore e compratore: denominazioni, indirizzi e, dove richiesto, identificativi fiscali.
- Voci: cosa è stato fornito, quantità, prezzo unitario e importo di riga.
- Totali: subtotale, eventuale sconto, imposta per aliquota, totale dovuto — e l'eventuale importo già pagato.
- Come pagare: coordinate bancarie o un link di pagamento, più eventuali note o condizioni.
I tipi di fattura che incontrerai
La fattura standard copre la maggior parte dei lavori. Esistono alcune varianti per momenti particolari di un progetto o di una vendita, e sono tutte lo stesso layout con un titolo diverso e una o due righe di informazioni in più.
- Fattura pro forma — inviata prima della consegna perché il compratore possa organizzare il pagamento o aprire un ordine d'acquisto; non è un documento fiscale. Vedi la fattura pro forma spiegata.
- Fattura di acconto o intermedia — una fattura vera per una parte del prezzo, emessa all'inizio o a una milestone.
- Fattura finale — per il saldo alla consegna, con i pagamenti precedenti mostrati come importo pagato.
- Fattura ricorrente — la stessa fattura emessa a ogni periodo per un canone o un abbonamento.
- Nota di credito — l'inverso di una fattura, emessa per correggerne o annullarne una. Vedi la nota di credito spiegata.
- Fattura commerciale — la versione doganale che accompagna le spedizioni internazionali, con origine, pesi e codici tariffari.
Fattura, conto, ricevuta o preventivo
Nel linguaggio comune *fattura* e *conto* si usano spesso come sinonimi, e in effetti indicano lo stesso documento visto dai due lati: il venditore emette una fattura, il compratore riceve un conto da pagare. In contabilità la distinzione è più netta: le fatture attive sono ciò che ti spetta, quelle passive ciò che devi.
Una ricevuta arriva dopo il pagamento e lo conferma; una fattura arriva prima e lo richiede. Un preventivo precede il lavoro e propone un prezzo; diventa una fattura solo quando il lavoro è fatto. Le differenze, e la sequenza che segue un progetto normale, sono descritte in Fattura, ricevuta o preventivo.
Quando inviare una fattura
Inviala appena hai il diritto di essere pagato: alla consegna per i beni, al completamento o a una milestone concordata per i servizi, all'inizio di ogni periodo per i canoni. Più tempo passa tra il lavoro e la fattura, più tempo passa prima dei soldi — e più è probabile che il ciclo di approvazione del cliente la faccia scivolare al mese successivo. I termini di pagamento in fattura, spiegati tratta scadenze, acconti e cosa significa davvero "pagamento a 30 giorni".
Molti freelance concentrano la fatturazione in un giorno alla settimana o al mese. Va benissimo, purché la data della fattura sia quella in cui la emetti, non quella in cui il lavoro è stato fatto, e i termini di pagamento decorrano dalla data di emissione. Fatturare da freelance propone una routine che funziona.
Un esempio in breve
Una designer termina un sito web per un cliente ed emette la fattura INV-0042 il 2 marzo, con scadenza 16 marzo a 14 giorni. Elenca tre righe — progettazione dell'identità visiva, progettazione del sito web e quattro ore di consulenza — con quantità, tariffe e importi, mostra il subtotale, aggiunge l'imposta all'aliquota applicabile e indica il totale dovuto. Sotto il totale ci sono le coordinate bancarie della designer e un ringraziamento di una riga. Il 12 marzo il cliente paga; la designer contrassegna la fattura come pagata e archivia il PDF insieme all'estratto conto.
Questa è l'intera vita di una fattura ordinaria. La guida all'esempio di fattura ripercorre lo stesso documento campo per campo.
Farne una richiede pochi minuti
Non ti servono un software di contabilità né una formula in un foglio di calcolo per produrre una fattura corretta. SimpleInvoice si apre su una fattura completa con ogni elemento richiesto già al suo posto; sostituisci i dati di esempio con i tuoi, sistemi i blocchi imposte e pagamento ed esporti un PDF. Come fare una fattura, passo per passo ti accompagna in tutto il percorso, e la galleria dei modelli ha un layout per quasi ogni tipo di lavoro.
Domande
Una fattura è obbligatoria per legge?
Per le vendite tra imprese, nella maggior parte dei Paesi, sì — e dove si applica l'IVA o un'imposta sulle vendite, le norme fiscali stabiliscono cosa deve riportare. Per le vendite ai consumatori spesso basta una ricevuta. Verifica le regole del Paese in cui tu e il tuo cliente avete sede.
Fattura e conto sono la stessa cosa?
Nell'uso quotidiano sì: il venditore la chiama fattura, il compratore la vede come un conto da pagare. In contabilità, le fatture attive sono ciò che ti spetta e quelle passive ciò che devi.
Chi emette la fattura, il compratore o il venditore?
Il venditore — la parte che fornisce i beni o il servizio e chiede di essere pagata. Un documento che il compratore prepara per il venditore è un ordine d'acquisto oppure una fattura in autofatturazione, che richiede un accordo preventivo.
Posso modificare una fattura dopo averla inviata?
Non in silenzio. Una fattura inviata è un documento registrato da entrambe le parti. Correggila con una nota di credito e, se serve, con una nuova fattura con il numero successivo, così sequenza e contabilità restano coerenti.