Una fattura pro forma — scritta anche *fattura proforma* — è una fattura preliminare inviata prima che la vendita sia conclusa. Ha l'aspetto di quella vera e indica cosa verrà addebitato al compratore, ma non è una richiesta di pagamento, non è un documento fiscale e non entra in contabilità come una vendita. Il suo compito è permettere al compratore di agire: aprire un ordine d'acquisto, organizzare i fondi, ottenere una licenza d'importazione o sdoganare la merce.
Questa guida spiega a cosa serve una fattura pro forma, quando inviarne una al posto di un preventivo o di una fattura, cosa deve dire per non essere confusa con una fattura vera e come produrne una in un minuto a partire da il modello di fattura pro forma.
Che cos'è una fattura pro forma
*Pro forma* è latino per "per la forma": un documento prodotto per soddisfare una procedura, non per registrare un evento già avvenuto. Una fattura pro forma descrive quindi un'operazione concordata ma non ancora eseguita — questa merce, questa quantità, questo prezzo, queste condizioni — nel layout che userà la fattura definitiva.
Poiché nulla è stato consegnato, nulla è dovuto. La fattura pro forma non crea un credito per il venditore né un debito per il compratore, non porta un numero della vera sequenza delle fatture e, dove si applica l'IVA o un'imposta sulle vendite, non è una fattura fiscale valida. Qualunque cosa il compratore ne faccia — pagare in anticipo, aprire un ordine, dichiarare una spedizione — una fattura vera deve seguire quando la fornitura avviene.
Quando usarla
Le fatture pro forma esistono per l'intervallo tra accordo e consegna. I casi più comuni:
- Pagamento anticipato. Il compratore vuole pagare prima che tu cominci o spedisca, e ha bisogno di un documento che indichi l'importo esatto da versare.
- Ordini d'acquisto. Le amministrazioni aziendali spesso non possono aprire un ordine senza un documento del fornitore che riporti il prezzo; la pro forma è quel documento.
- Spedizioni internazionali. Autorità doganali, spedizionieri e banche che emettono lettere di credito chiedono una pro forma per valutare la merce prima che esista la fattura commerciale.
- Approvazione di principio. Un cliente vuole vedere come sarà la fattura finale — ogni riga, ogni imposta — prima di impegnarsi.
- Contributi e budget. Un'organizzazione ha bisogno di un documento del fornitore per riservare fondi su una voce di bilancio.
Fattura pro forma, preventivo o fattura
Un preventivo è un'offerta che il compratore non ha ancora accettato. Può elencare opzioni, avere un periodo di validità e cambiare prima dell'accordo. Una fattura pro forma arriva dopo l'accettazione: l'accordo è fissato, e il documento si limita a dichiararlo in forma di fattura perché il compratore possa agire. Una fattura arriva dopo la consegna e chiede il pagamento.
I tre documenti sono lo stesso layout in momenti diversi. In pratica una pro forma spesso sostituisce un preventivo formale per i clienti abituali, e un preventivo spesso passa direttamente alla fattura per i lavori piccoli: il passaggio della pro forma vale la pena solo quando serve al compratore. Fattura, ricevuta o preventivo presenta l'intera famiglia di documenti e l'ordine in cui compaiono.
Cosa deve dire
Una fattura pro forma riporta tutto ciò che avrà la fattura definitiva — le due parti, le voci, quantità, prezzi, imposte e totale — più tre elementi che evitano di confonderla con quella vera:
- Il titolo "Fattura pro forma", non "Fattura", nell'intestazione.
- Un riferimento proprio (per esempio
PF-0007), mai un numero della sequenza delle tue fatture. - Una dichiarazione chiara dello stato: che non si tratta di una richiesta di pagamento oppure, se è previsto un anticipo, l'importo, come versarlo e che seguirà una fattura fiscale.
- Una data di validità — prezzi e cambi si muovono, e la pro forma dovrebbe dire per quanto tempo resta valida.
- Per le spedizioni: Paese d'origine, pesi, codici HS o tariffari e condizioni di consegna, come richiesto dall'autorità doganale.
Dalla pro forma alla fattura
Quando la merce parte o il lavoro è finito, emetti la fattura vera. Prende il numero successivo della tua sequenza e la data di oggi, ripete righe e totali della pro forma (corretti se la fornitura è cambiata) e, se il compratore ha pagato in anticipo a fronte della pro forma, mostra quel versamento come importo pagato, così che il saldo dovuto sia corretto. Richiama la pro forma sulla fattura — "come da pro forma PF-0007" — così l'amministrazione del compratore può abbinare i due documenti.
Non trasformare la pro forma nella fattura modificandola. Duplicala, così la pro forma resta la testimonianza di ciò che era stato promesso. Numerazione delle fatture: buone pratiche spiega perché un prefisso separato per i documenti che non sono fatture mantiene pulita la sequenza.
Crearne una in SimpleInvoice
Il modello di fattura pro forma è il layout Classic con il titolo cambiato, il blocco dei dettagli che mostra "Valida fino al" invece di "Data di scadenza" e una riga di stato già nelle note. Aprilo, compila parti e righe, imposta il riferimento ed esporta un PDF. Quando l'affare si conclude, duplica il documento, riporta il titolo a Fattura, lasciagli prendere il numero di fattura successivo e aggiungi l'eventuale anticipo al blocco dei totali. Come fatturare clienti esteri tratta valuta e coordinate bancarie che una pro forma per l'export di solito richiede.
Domande
Una fattura pro forma è legalmente vincolante?
Non come richiesta di pagamento: nulla è dovuto finché non viene emessa la fattura vera. Può però costituire prova del prezzo e delle condizioni concordate, quindi tratta ciò che dichiara come un impegno che intendi onorare entro il suo periodo di validità.
Un cliente può pagare una fattura pro forma?
Sì, e il pagamento anticipato è uno dei motivi più comuni per emetterne una. Registra la somma come anticipo, poi emetti la fattura vera alla consegna mostrandola come importo pagato, così contabilità e dichiarazioni fiscali coincidono.
Una fattura pro forma include l'IVA o l'imposta sulle vendite?
Mostra l'imposta che la fattura definitiva addebiterà, così il compratore conosce l'importo complessivo — ma non è essa stessa una fattura fiscale, e il compratore non può recuperare l'imposta su di essa. Il recupero avviene sulla fattura vera.
Si scrive "pro forma" o "proforma"?
Si usano entrambe. "Pro forma" è la locuzione latina originale; "proforma" in una sola parola è comune nel commercio e nelle spedizioni. Scegline una e usala in modo coerente sui tuoi documenti.