Una nota di credito (o nota di accredito) è un documento che annulla in tutto o in parte una fattura che hai già emesso. Dice, in sostanza, "ci devi meno di quanto indicava la fattura" — perché la merce è tornata indietro, un prezzo era sbagliato, uno sconto è stato concordato dopo o il lavoro non è stato consegnato per intero. L'importo accreditato riduce ciò che il cliente deve ancora pagare oppure, se ha già pagato, viene rimborsato o tenuto a credito sulla fattura successiva.
Le note di credito esistono perché una fattura inviata non andrebbe mai modificata né cancellata in silenzio: è un documento registrato da entrambe le parti e, dove si applicano le imposte, un documento fiscale. Questa guida spiega quando emetterne una, cosa deve contenere, come numerarla per tenere pulita la sequenza e come produrla dallo stesso layout delle tue fatture in SimpleInvoice.
Che cos'è una nota di credito
Pensa alla nota di credito come a una fattura con il segno invertito. Riporta le stesse parti, richiama una fattura originale precisa ed elenca gli articoli o gli importi accreditati, con l'imposta che si applicava. Dove la fattura aveva creato un credito, la nota di credito lo riduce. Dove la fattura aveva addebitato un'imposta, la nota di credito la storna, così le dichiarazioni fiscali di entrambe le parti restano corrette.
L'amministrazione del cliente la archivia insieme alla fattura originale. Se non ha ancora pagato, paga la fattura meno il credito. Se ha già pagato, il credito resta sul suo conto finché non lo rimborsi o lo applichi a una fattura successiva — e la nota di credito è il documento che spiega il perché.
Quando emetterla
Ogni volta che una fattura emessa risulta troppo alta, o non avrebbe dovuto essere emessa affatto:
- Merce resa o rifiutata — il cliente rimanda indietro degli articoli o rifiuta parte di una consegna.
- Un errore di prezzo o di quantità — la tariffa sbagliata, una riga duplicata, ore fatturate due volte.
- Uno sconto concordato dopo la fatturazione — una riduzione di cortesia, un premio di volume, un credito per una scadenza mancata.
- Lavoro non consegnato — una milestone annullata che era già stata fatturata.
- Una fattura doppia — lo stesso lavoro fatturato due volte; accreditane una per intero.
- Destinatario o dati sbagliati — accredita l'originale per intero ed emetti una fattura corretta.
Cosa deve contenere
Una nota di credito richiede quasi tutto ciò che richiede una fattura — vedi cosa mettere in una fattura — più il collegamento a ciò che corregge:
- Il titolo "Nota di credito" (o "Nota di accredito"), mai "Fattura".
- Un numero unico proprio, da una sequenza separata come
CN-0001. - La data di emissione e il numero e la data della fattura originale.
- I dati di entrambe le parti come comparivano sulla fattura originale, compresi gli identificativi fiscali dove richiesti.
- Gli articoli o gli importi accreditati, con quantità e prezzi unitari, e il motivo in una riga o in una nota.
- L'imposta stornata, all'aliquota che la fattura originale aveva applicato, e il totale accreditato.
- Cosa succede dopo: rimborso sul metodo di pagamento originale, applicazione a una fattura indicata, oppure credito lasciato sul conto.
Numeri positivi o negativi?
Le convenzioni variano. In molti Paesi una nota di credito mostra gli importi accreditati come normali numeri positivi sotto un'intestazione che chiarisce la direzione — è il titolo a fare il lavoro. In altri, e nella maggior parte dei software di contabilità, compare come una fattura negativa. Entrambe le forme si capiscono; ciò che conta è che il documento sia intitolato come nota di credito e che richiami la fattura originale. Se l'amministrazione del tuo cliente ha una preferenza, seguila.
Numerazione e registri
Dai alle note di credito un prefisso proprio e una sequenza propria. Se condividono i numeri con le fatture, ogni volta che ne emetti una si apre un buco nella sequenza delle fatture, e i buchi sono esattamente ciò su cui i revisori fanno domande. Numerazione delle fatture: buone pratiche tratta prefissi e azzeramenti annuali.
Conserva la fattura originale com'era, tieni la nota di credito accanto e, se serve una fattura corretta, emettila con il numero di fattura successivo e una nota che richiami entrambe. Non cancellare mai l'originale: i tre documenti insieme raccontano tutta la storia. Dove c'è di mezzo l'IVA o un'imposta sulle vendite, la nota di credito è anche ciò che ti permette di ridurre l'imposta che hai dichiarato — IVA e sales tax in fattura spiega le basi e dove verificare le regole locali.
Nota di credito, rimborso o annullamento della fattura
Un rimborso è denaro che torna al cliente; la nota di credito è il documento che lo giustifica. Puoi emettere una nota di credito senza rimborsare (il credito viene applicato alla fattura successiva) e non dovresti rimborsare senza averne emessa una. Annullare una fattura — cancellarla dai tuoi registri come se non fosse mai esistita — è accettabile solo se non è mai stata inviata. Una volta uscita dalla tua casella, annullala con una nota di credito per l'intero importo.
La stessa distinzione separa la nota di credito dagli altri documenti che ruotano attorno a una fattura: un preventivo propone, una fattura richiede, una ricevuta conferma, una nota di credito storna. Fattura, ricevuta o preventivo li mette a confronto.
Emetterne una in SimpleInvoice
Apri la fattura originale, duplicala e cambia il titolo nel blocco intestazione in Nota di credito. Imposta il campo numero sulla tua sequenza delle note di credito, tieni solo le righe da accreditare (o aggiungi una sola riga che descriva il credito), lascia l'imposta com'era sull'originale e usa il blocco note per "Credito a fronte della fattura INV-0042 del 2 marzo — articoli resi" e per indicare cosa succede al denaro. Esporta il PDF e invialo con lo stesso schema di oggetto che usi per le fatture. Salva il risultato come modello, così la prossima è a un clic di distanza — la galleria dei modelli mostra come preset e modelli salvati lavorano insieme.
Domande
Posso semplicemente modificare la fattura invece di emettere una nota di credito?
Solo se non è stata inviata. Una volta che il cliente l'ha ricevuta, la fattura è un documento registrato anche dalla sua parte e, in molti ordinamenti, un documento fiscale; correggila con una nota di credito e, se serve, con una nuova fattura.
Una nota di credito può riguardare solo una parte della fattura?
Sì. Le note di credito parziali sono il caso più comune — un articolo reso, una riga fatturata in eccesso. Elenca solo ciò che viene accreditato e richiama la fattura originale, così il resto risulta chiaramente ancora dovuto.
Il cliente può emettere una nota di credito nei miei confronti?
Un compratore può inviare una nota di debito per chiedere un accredito, ma la nota di credito vera e propria arriva dal venditore — la parte che ha emesso la fattura da correggere.