Relancer l'argent est la partie du freelance que personne n'aime, et le malaise pousse à trop attendre puis à écrire trop sèchement. Une séquence de relances règle les deux problèmes : vous envoyez le message suivant selon un calendrier plutôt que quand la frustration culmine, et chaque message est déjà rédigé.
Les modèles ci-dessous montent en intensité en quatre étapes. Chacun énonce les faits — numéro de facture, montant, date d'échéance — joint à nouveau la facture, et demande une chose précise. Remplacez les parties entre crochets et gardez le ton ; les retards de paiement sont généralement administratifs plutôt que délibérés, et une relance qui suppose la bonne foi se fait payer plus vite qu'une qui ne le fait pas. Simple Invoice crée le document mais ne suit pas son statut, alors tenez les échéances dans vos propres registres.
Étape 0 — Une note de courtoisie avant l'échéance
Pour les factures plus importantes ou les nouveaux clients, une courte note quelques jours avant l'échéance rattrape les problèmes tant qu'il est encore temps de les corriger : la facture est allée dans la mauvaise boîte, le numéro de bon de commande ne correspondait pas, l'approbateur est absent. Ce n'est pas une relance, alors restez léger.
- Objet : Facture [INV-0042] — échéance le [date]
- « Bonjour [nom], un court message pour vous indiquer que la facture [INV-0042] d'un montant de [montant] arrive à échéance le [date]. Je vous la joins à nouveau pour plus de facilité. S'il manque quelque chose de mon côté pour la traiter, dites-le-moi. Merci, [vous] »
Étape 1 — Première relance, un à trois jours après l'échéance
Supposez qu'elle a été oubliée. Donnez les faits, joignez la facture, demandez quand vous pouvez attendre le paiement. Envoyez-la à l'adresse comptable et mettez votre contact en copie.
- Objet : En retard : facture [INV-0042] — [montant] due le [date]
- « Bonjour [nom], la facture [INV-0042] d'un montant de [montant] était due le [date] et je n'ai pas encore reçu le paiement. Je vous la joins à nouveau. Pourriez-vous me dire quand elle a été programmée, ou s'il y a quelque chose qui la retient ? Les détails de paiement figurent sur la facture ; la référence est [INV-0042]. Merci, [vous] »
Étape 2 — Deuxième relance, environ une semaine plus tard
Toujours poli, désormais précis. Nommez le nombre de jours de retard, demandez une date de paiement, et mentionnez vos conditions si elles prévoient des intérêts de retard — comme un fait, pas comme une menace.
- Objet : Deuxième relance : facture [INV-0042] en retard de [n] jours
- « Bonjour [nom], la facture [INV-0042] d'un montant de [montant] a désormais [n] jours de retard sur son échéance du [date]. J'apprécierais une date de paiement confirmée d'ici le [date dans quelques jours]. Comme indiqué dans les conditions de la facture, les montants en retard peuvent donner lieu à des intérêts dans la limite permise par la loi, que je préférerais ne pas appliquer. Si la facture a été contestée ou doit être corrigée, dites-le-moi pour que je puisse la régler. La facture est jointe. Merci, [vous] »
Étape 3 — Mise en demeure, deux à trois semaines de retard
Court, formel, avec une date limite et une prochaine étape énoncée. Adressez-la au service comptable et au contact de plus haut niveau dont vous disposez. Suspendez tout travail en cours pour ce client jusqu'à résolution, et dites-le.
- Objet : Mise en demeure : facture [INV-0042] — [montant] en retard depuis le [date]
- « Madame, Monsieur [nom], malgré les relances précédentes des [dates], la facture [INV-0042] d'un montant de [montant], due le [date], reste impayée. Merci de faire le nécessaire pour le paiement d'ici le [date limite, environ sept jours]. Si le paiement n'est pas reçu d'ici là, je [appliquerai les intérêts de retard prévus dans nos conditions / suspendrai les travaux en cours / transmettrai le dossier pour recouvrement formel]. Si vous estimez que cette facture est erronée, contactez-moi avant cette date. Une copie est jointe. Cordialement, [vous] »
L'appel téléphonique entre les deux
Entre les étapes 2 et 3, un appel de deux minutes au service comptable fait souvent ce que trois e-mails n'ont pas fait. Demandez si la facture a été reçue et approuvée, s'il manque un bon de commande ou une fiche fournisseur, et quand a lieu le prochain cycle de paiement. Notez le nom de la personne et ce qu'elle a dit, puis confirmez par e-mail. La plupart des factures bloquées le sont à une étape dont personne ne vous a parlé.
Après la mise en demeure
Si la date limite passe, faites ce que vous avez dit. Options, à peu près dans l'ordre d'escalade : appliquer les intérêts et l'indemnité que vos conditions et le droit local permettent et émettre un relevé actualisé ; arrêter le travail et retenir les livrables que vous n'avez pas encore remis ; envoyer une mise en demeure formelle ; recourir à une procédure de recouvrement simplifiée ou équivalente, qui dans de nombreux pays est conçue exactement pour cela et n'exige pas d'avocat ; ou confier la créance à une société de recouvrement. Lesquelles sont disponibles et raisonnables dépend de l'endroit où vous et le client êtes, et du montant.
Quel que soit le résultat, enregistrez-le dans votre propre registre. Notez la facture comme payée une fois réglée, ou comme annulée si vous la passez en perte, pour que votre séquence reste complète et que vos archives s'expliquent d'elles-mêmes.
Quand plusieurs factures sont en retard
Relancez un client qui a plus d'une facture en retard avec un seul relevé plutôt qu'un message par facture : un court tableau des numéros, dates, montants et jours de retard, avec le total en bas. Construisez-le à partir des registres de paiement que vous tenez hors de Simple Invoice, ou créez un document uniquement en blocs de texte à partir du modèle Minimaliste listant les postes en souffrance.
Éviter la suivante
La meilleure relance est celle que vous n'envoyez pas. Facturer en freelance couvre les habitudes qui réduisent les retards de paiement : conditions convenues d'avance, un bon de commande en main avant de commencer, acomptes et jalons pour les plus gros projets, une facture qui a tout ce dont l'approbateur a besoin, et un regard hebdomadaire sur la liste des impayés pour qu'aucune facture ne vieillisse sans être vue.
Questions
Combien de temps après l'échéance dois-je envoyer la première relance ?
Un à trois jours ouvrés. Attendre plus longtemps signale que l'échéance était souple ; envoyer le jour même de l'échéance peut sembler prématuré pour un client dont le virement est déjà en cours.
Dois-je être plus ferme si le client est une grande entreprise ?
Pas plus ferme — plus procédural. Les grandes entreprises paient par processus ; la voie la plus rapide est de trouver à quelle étape la facture est bloquée (reçue, rapprochée d'un bon de commande, approuvée, programmée) et de demander cette étape. Gardez le ton ferme pour un client qui a confirmé la dette et ne paie toujours pas.
Dois-je réellement facturer la pénalité de retard ?
La mentionner fait avancer les factures ; la facturer est un jugement sur la relation client. Beaucoup de freelances l'appliquent sur une mise en demeure et y renoncent une fois payés. Si vous dites que vous la facturerez, faites-le — sinon la relance suivante n'aura plus de poids.