Que mettre sur une facture

Le document doit dire ce qu'il est. « Facture » en haut, dans le plus grand corps de la page, indique à un service financier de l'acheminer vers la comptabilité fournisseurs plutôt que de la classer comme devis ou relevé. Si le document est autre chose — une facture pro forma, un avoir, un reçu — le titre doit le dire, car ces documents sont traités différemment.

Dans Simple Invoice, le titre est un réglage du bloc d'en-tête : la même mise en page peut produire une facture, une pro forma ou un devis en changeant un seul champ. Facture, reçu ou devis explique quand chacun est le bon document.

Chaque facture porte un numéro qu'aucune autre de vos factures ne porte. Les administrations fiscales attendent généralement une séquence continue, les clients s'en servent pour référencer le paiement, et vous vous en servez pour retrouver le document plus tard. Un préfixe plus un compteur complété par des zéros — INV-0042 — suffit ; ajouter l'année (INV-2026-0042) aide quand vous classez par exercice. Les bonnes pratiques de numérotation passent en revue les compromis.

Le numéro doit apparaître dans l'en-tête et les détails. Saisissez dans Numérotation le prochain numéro libre de votre propre registre.

La date d'émission situe la facture dans le temps — pour vos comptes, pour la période comptable du client et pour calculer l'échéance du paiement. La date d'échéance est la date à laquelle le paiement doit être arrivé ; indiquez-la comme une date de calendrier, et pas seulement sous forme de délai comme « 30 jours », pour que personne n'ait à compter.

Certaines factures demandent aussi une date de livraison ou d'exigibilité — la date à laquelle les biens ont été livrés ou la prestation achevée — lorsqu'elle diffère de la date d'émission. Ajoutez-la dans un champ de référence ou un bloc de texte si votre juridiction l'exige.

Écrivez les dates dans un format que le client ne peut pas mal lire. 12/09/2026 ne veut pas dire la même chose dans tous les pays ; 12 septembre 2026 ou 2026-09-12, si. Simple Invoice formate les dates à partir d'un motif que vous choisissez, dans l'une des vingt-cinq locales incluses, si bien qu'un client français peut recevoir 12 septembre 2026 sans que vous l'ayez saisi.

Au minimum, un nom, une adresse et un moyen de vous joindre. Si vous êtes assujetti à la TVA, à la GST ou à une taxe équivalente, le numéro d'immatriculation est normalement obligatoire. Dans certains pays, les entrepreneurs individuels doivent faire figurer leur propre nom à côté du nom commercial, et les sociétés doivent souvent indiquer leur numéro d'immatriculation et leur siège social.

C'est le bloc Émetteur. Remplissez-le une fois dans votre profil d'entreprise ; Simple Invoice en fait un instantané sur chaque facture, si bien que les anciennes factures conservent les informations qui étaient exactes au moment de leur émission.

Le bloc Destinataire nomme celui qui doit l'argent. Utilisez l'entité juridique qui vous a engagé, avec son adresse et — lorsque les règles fiscales l'exigent, par exemple sur les ventes entre entreprises transfrontalières — son numéro d'immatriculation fiscale. Si le client vous a donné un nom de contact, un service ou un centre de coûts pour la facture, faites-le figurer ; les équipes de comptabilité fournisseurs acheminent d'après ces champs.

Dans Clients, saisissez les coordonnées du destinataire de la facture actuelle ; les champs supplémentaires peuvent apparaître dans son bloc.

Chaque ligne décrit un livrable avec assez de précision pour que la personne qui approuve le paiement puisse le rapprocher d'une commande, d'un devis ou d'un contrat. Indiquez la période pour le travail au temps passé (« Conseil — août 2026 »), le livrable pour le travail au projet (« Système de logo — fichiers finaux ») et le nom du produit et sa variante pour les biens.

Le bloc Lignes porte une ligne par poste. Une ligne de détails secondaire sous chaque description est le bon endroit pour des notes de périmètre, des dates travaillées ou une référence de ticket, afin que la description principale reste assez courte pour être parcourue.

Pour chaque ligne : combien, de quelle unité, à quel tarif, et le montant qui en résulte. Pour un livrable au forfait, la quantité est de un et le tarif est le prix. Montrer le calcul permet au client de vérifier le total sans poser de question, et c'est ce que les administrations fiscales entendent quand elles exigent le prix unitaire et la quantité.

Simple Invoice affiche des colonnes numéro, unité, quantité, prix unitaire, taxe, remise et montant ; masquez celles dont une facture donnée n'a pas besoin. Les montants de ligne sont la quantité multipliée par le tarif, arrondis aux décimales de la devise, avec toute remise de ligne appliquée et affichée.

Le bloc Totaux passe de la somme des lignes au chiffre que le client doit payer : sous-total, remise éventuelle au niveau de la facture, chaque taxe affichée séparément avec son libellé et son taux, le total, tout montant déjà payé et le solde dû. Là où vous facturez une taxe, le montant de la taxe et le taux appliqué doivent apparaître ; lorsqu'une ligne est exonérée ou à taux zéro, la facture doit le dire. Les bases des taxes sur les factures en explique le vocabulaire.

Faites du solde dû le nombre le plus visible de la page. Simple Invoice le met en évidence par défaut, et affiche le montant payé et le solde dû dès qu'un acompte a été enregistré.

Indiquez la devise une fois, sans ambiguïté. Un simple $ peut être américain, canadien, australien ou plusieurs autres ; le code ISO — USD, CAD, AUD — n'est jamais ambigu : utilisez-le au moins une fois, par exemple à côté du total ou dans les conditions de paiement.

Simple Invoice formate chaque montant à partir d'un code de devise ISO et vous laisse afficher le symbole, le code ou les deux, avec des séparateurs et des décimales accordés à la locale du client. Comment facturer des clients étrangers traite du choix et de la présentation d'une devise.

Les détails de paiement sont la partie que les clients doivent le plus souvent réclamer. Donnez chaque identifiant que leur banque demandera, exactement tel que votre banque l'enregistre.

Indiquez le délai de paiement en langage clair et les conséquences d'un dépassement, si vous en appliquez. « Paiement dû sous 14 jours à compter de la date de facture. Les retards de paiement peuvent donner lieu à des intérêts dans la limite permise par la loi. » est complet ; « Net 14 » suppose que le lecteur connaît l'abréviation. Si vous offrez un escompte pour paiement anticipé ou exigez un acompte, ces conditions ont aussi leur place ici. Les conditions de paiement expliquées propose des formulations à adapter.

Le bloc Conditions imprime votre texte de conditions par défaut ; modifiez-le facture par facture quand un client a négocié autre chose.

Aucun d'eux n'est universellement obligatoire, et chacun supprime une raison pour un client d'écrire plutôt que de payer.

N'indiquez pas plus de données personnelles que ce dont le client a besoin — votre date de naissance ou un numéro d'identité personnel n'a presque jamais sa place sur une facture, sauf si votre administration fiscale l'exige. N'indiquez pas de numéros de carte complets, de mots de passe pour un portail client, ni de détails de coûts internes que vous ne voudriez pas voir transférés. Limitez le marketing à une ligne au plus ; le rôle de la facture est d'être payée, pas de vendre le projet suivant.

Parcourez cette liste avant chaque envoi. Cela prend moins de temps qu'un seul e-mail de relance.