Comment faire une facture, étape par étape

Vous pouvez écrire une facture en quelques minutes si les éléments sont prêts. Réunissez-les d'abord et gardez-les quelque part où vous pourrez les réutiliser — un bon outil de facturation les enregistre une fois et les remplit pour vous.

Chaque facture a besoin du même bloc Émetteur. Dans Simple Invoice, ouvrez Entreprise dans la barre latérale et saisissez, à côté du document actuel, votre nom, votre adresse, votre e-mail et votre numéro fiscal.

C'est aussi là que vit le logo. Téléversez un PNG, un JPEG, un WebP ou un SVG : il est stocké une seule fois et référencé par chaque facture que vous créez. Comment ajouter un logo à une facture traite des tailles et des formats.

Réglez vos valeurs par défaut dans la foulée : devise, délai de paiement, taxes que vous facturez habituellement, bloc des détails de paiement et notes ou conditions standard. Les nouvelles factures partent de ces valeurs, ce qui supprime l'essentiel de la saisie aux étapes 5 et 6.

Un modèle décide quels blocs apparaissent et de quoi ils ont l'air. Choisissez celui qui correspond au type de travail que vous facturez plutôt que le plus joli : le travail à l'heure appelle un tableau dense avec une colonne d'unités, un forfait de conseil appelle moins de lignes avec de la place pour décrire un jalon, une facture d'artisan appelle des conditions et une ligne de signature. La galerie de modèles décrit chaque préréglage et le public auquel il convient.

Simple Invoice propose six préréglages. Passez de l'un à l'autre dans Modèle et adaptez couleurs, polices et blocs du document actuel.

Facturez l'entité juridique qui a signé le contrat, orthographiée comme elle apparaît sur ses documents. Les grandes entreprises exigent souvent un numéro de bon de commande ou un centre de coûts sur la facture avant que la comptabilité fournisseurs ne la traite — demandez-le avant d'envoyer plutôt qu'après le rejet.

Dans Clients, choisissez ou saisissez les coordonnées du destinataire du document actuel.

Chaque ligne répond à trois questions : ce qui a été fait, en quelle quantité et à quel tarif. Rédigez des descriptions que le service financier du client puisse rapprocher du devis ou du contrat — « Refonte du site — phase 2, page d'accueil et navigation » vaut mieux que « Travaux de design ». Si une ligne demande du contexte, mettez-le dans une ligne de détails secondaire plutôt que d'allonger la description.

Les quantités peuvent être fractionnaires (7,5 heures) et porter une unité — heures, jours, articles, m². Le montant par ligne est la quantité multipliée par le tarif, arrondi aux décimales de la devise, et le sous-total est la somme des lignes. Simple Invoice les calcule en direct pendant la saisie ; appuyez sur Entrée dans le dernier champ pour ajouter la ligne suivante et faites glisser la poignée pour réordonner.

Savoir si vous devez facturer une taxe, à quel taux et comment elle doit apparaître dépend de l'endroit où vous et votre client êtes établis et de votre statut d'assujetti. C'est une question pour votre comptable ou votre administration fiscale — notre guide des bases des taxes explique les rouages sans donner de conseil.

Mécaniquement, un outil de facturation a besoin de savoir deux choses : quelles lignes sont imposables et quelles taxes s'appliquent. Simple Invoice vous laisse ajouter autant de taxes que nécessaire, chacune avec un libellé et un taux ; chacune est calculée sur les lignes imposables après remise et affichée séparément dans le bloc Totaux. Les remises peuvent être par ligne (en pourcentage ou en montant fixe) ou s'appliquer à toute la facture avant taxe.

Si vous avez déjà reçu un acompte, saisissez-le en Montant payé. Le bloc Totaux affiche alors le total, le montant payé et le solde dû, qui est le chiffre que le client doit virer.

Le bloc des détails de paiement est l'endroit où l'argent est réellement acheminé. Indiquez chaque identifiant que la banque du client demandera : nom du titulaire du compte, IBAN ou numéro de compte, BIC/SWIFT pour les virements internationaux, nom de la banque et, si vous l'acceptez, l'adresse d'un service de paiement. Vérifiez ces caractères deux fois ; un chiffre inversé est l'erreur la plus longue à rattraper.

Les conditions indiquent quand le paiement est dû et sous quelles modalités. « À régler sous 14 jours à compter de la date de facture » est plus clair que « Net 14 ». Si vous appliquez des pénalités de retard ou un escompte pour paiement anticipé, c'est ici que cela se met. Les conditions de paiement expliquées passe en revue les options courantes et leur formulation.

Dans Simple Invoice, les deux sont des blocs : le bloc de paiement affiche une liste clé/valeur issue de vos valeurs par défaut, et le bloc Conditions imprime le texte des conditions de la facture. Désactivez l'un ou l'autre pour les clients qui paient par lien de carte et n'ont pas besoin de coordonnées bancaires sur le papier.

Chaque facture a besoin d'un numéro unique et d'une date. Définissez un motif, consultez votre registre pour le prochain numéro libre et saisissez-le dans Numérotation. Les bonnes pratiques de numérotation vont plus loin.

La date d'échéance découle de la date d'émission et de vos conditions. Simple Invoice la remplit à partir de votre délai de paiement par défaut et vous laisse l'ajuster ; il conserve aussi un champ lieu d'émission, une référence et un numéro de bon de commande pour les clients qui en ont besoin.

Lisez la facture comme le payeur la lira. Le total est-il indiscutable ? Vos coordonnées bancaires sont-elles complètes ? Le nom du client est-il exactement juste ? La description correspond-elle au devis ? Passez en mode aperçu pour voir le document sans l'habillage d'édition, et vérifiez les sauts de page si le tableau des lignes est long.

Puis exportez. Simple Invoice produit le PDF via la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur : choisissez Exporter → PDF, sélectionnez Enregistrer au format PDF comme destination et gardez les marges sur Aucune avec les graphiques d'arrière-plan activés. Le format de papier — A4 ou Letter — est réglé automatiquement depuis le modèle dans la plupart des navigateurs. Le résultat est un PDF léger et vectoriel, avec du vrai texte que les systèmes financiers peuvent rechercher et lire.

Vous pouvez aussi copier un lien de partage. Toute la facture est compressée dans la partie de l'URL qui suit #, que les navigateurs n'envoient jamais à un serveur ; le destinataire ouvre une vue en lecture seule dans son navigateur et peut en enregistrer une copie s'il utilise l'application lui aussi.

Envoyez le PDF en pièce jointe avec un objet court et précis : « Facture INV-0042 — refonte du site phase 2 — échéance 26 sept. ». Mettez le montant, la date d'échéance et le numéro de facture dans le corps du message pour que le destinataire n'ait pas à ouvrir le fichier pour le classer.

Simple Invoice ne suit aucun statut brouillon, envoyé, payé ou en retard. Notez l'échéance et le paiement dans votre tableur ou logiciel comptable. Si le règlement n'arrive pas, ces modèles de relance proposent des formulations polies et progressives.

Les retards de paiement remontent presque toujours à l'une d'elles. Vérifiez-les avant d'appuyer sur envoyer.

Une fois la première facture terminée, conservez son PDF ou son JSON, puis réutilisez les choix de la barre latérale pour le document suivant. Mettez à jour client, numéro, dates et lignes avant d'exporter à nouveau. Facturer en freelance traite des acomptes, jalons, forfaits et de l'archivage.