Andar atrás do dinheiro é a parte do trabalho por conta própria de que ninguém gosta, e o desconforto leva as pessoas a esperar demasiado e depois a escrever de forma demasiado dura. Uma sequência de lembretes resolve os dois problemas: envia a mensagem seguinte segundo um calendário em vez de quando a frustração atinge o pico, e cada mensagem já está escrita.
Os modelos abaixo sobem de tom em quatro passos. O Simple Invoice cria o documento, mas não acompanha o estado, por isso mantenha as datas de vencimento nos seus próprios registos.
Passo 0 — Uma nota de cortesia antes do vencimento
Em faturas maiores ou com clientes novos, uma nota curta alguns dias antes do vencimento apanha problemas enquanto ainda há tempo para os resolver: a fatura foi para a caixa de correio errada, o número da nota de encomenda não correspondia, quem aprova está ausente. Não é uma cobrança, por isso mantenha-a leve.
- Assunto: Fatura [INV-0042] — vence a [data]
- "Olá [nome], só uma nota para lembrar que a fatura [INV-0042], no valor de [valor], vence a [data]. Junto-a novamente em anexo por comodidade. Se for preciso algo do meu lado para a processar, diga. Obrigado, [você]"
Passo 1 — Primeiro lembrete, um a três dias depois do vencimento
Parta do princípio de que passou despercebida. Dê os factos, junte a fatura em anexo e pergunte quando pode contar com o pagamento. Envie para o endereço da contabilidade e ponha o seu contacto em cópia.
- Assunto: Em atraso: fatura [INV-0042] — [valor] vencida a [data]
- "Olá [nome], a fatura [INV-0042], no valor de [valor], venceu a [data] e ainda não recebi o pagamento. Junto-a novamente em anexo. Pode dizer-me quando ficou agendada, ou se há algo a impedi-la? Os dados de pagamento estão na fatura; a referência é [INV-0042]. Obrigado, [você]"
Passo 2 — Segundo lembrete, cerca de uma semana depois
Continua cordial, agora concreto. Indique o número de dias de atraso, peça uma data de pagamento e mencione as suas condições se incluírem juros de mora — como facto, não como ameaça.
- Assunto: Segundo lembrete: fatura [INV-0042] com [n] dias de atraso
- "Olá [nome], a fatura [INV-0042], no valor de [valor], tem agora [n] dias de atraso face à data de vencimento de [data]. Agradecia uma data de pagamento confirmada até [data daqui a alguns dias]. Conforme as condições indicadas na fatura, os valores em atraso podem estar sujeitos a juros nos termos permitidos por lei, o que preferia não ter de aplicar. Se a fatura foi contestada ou precisa de correção, diga-me para que possa resolver. A fatura segue em anexo. Obrigado, [você]"
Passo 3 — Aviso final, duas a três semanas de atraso
Curto, formal, com um prazo e um passo seguinte declarado. Dirija-o ao departamento de contabilidade e ao contacto mais sénior que tiver. Suspenda qualquer trabalho em curso para esse cliente até estar resolvido, e diga-o.
- Assunto: Aviso final: fatura [INV-0042] — [valor] em atraso desde [data]
- "Exmo.(a) [nome], apesar dos lembretes anteriores enviados em [datas], a fatura [INV-0042], no valor de [valor], vencida a [data], permanece por pagar. Solicito que o pagamento seja efetuado até [prazo, cerca de sete dias]. Se o pagamento não for recebido até essa data, irei [aplicar os juros de mora previstos nas nossas condições / suspender os trabalhos em curso / encaminhar o assunto para cobrança formal]. Se considerar que esta fatura contém um erro, contacte-me antes dessa data. Segue cópia em anexo. Com os melhores cumprimentos, [você]"
O telefonema pelo meio
Entre os passos 2 e 3, um telefonema de dois minutos para o departamento de contabilidade consegue muitas vezes o que três e-mails não conseguiram. Pergunte se a fatura foi recebida e aprovada, se falta uma nota de encomenda ou um registo de fornecedor, e quando é o próximo processamento de pagamentos. Anote o nome da pessoa e o que ela disse e confirme depois por e-mail. A maioria das faturas paradas está encravada num passo de que ninguém o avisou.
Depois do aviso final
Se o prazo passar, faça o que disse que faria. Opções, grosso modo por ordem de agravamento: aplicar os juros e a compensação que as suas condições e a lei local permitem e emitir um extrato atualizado; parar o trabalho e reter os entregáveis que ainda não entregou; enviar uma carta formal de interpelação; recorrer a um tribunal de pequenas causas ou processo equivalente, que em muitos países existe precisamente para isto e dispensa advogado; ou entregar a dívida a uma agência de cobrança. Quais destas estão disponíveis e fazem sentido depende de onde estão ambas as partes e do valor em causa.
Registe o resultado no seu próprio livro. Assinale a fatura como paga quando for liquidada ou anulada quando a abater, para manter a sequência completa.
Quando há várias faturas em atraso
Para várias faturas em atraso, envie ao cliente um único extrato. Construa-o a partir dos registos de pagamento mantidos fora do Simple Invoice ou crie no modelo Minimal um documento com blocos de texto para os valores em dívida.
Evitar o próximo
O melhor lembrete é o que não chega a enviar. O guia Como faturar como freelancer cobre os hábitos que reduzem os atrasos de pagamento: condições acordadas à partida, uma nota de encomenda na mão antes de começar, sinais e etapas em projetos maiores, uma fatura que tem tudo o que quem aprova precisa, e um olhar semanal à lista de faturas em atraso para que nenhuma envelheça sem ser notada.
Perguntas
Quanto tempo depois do vencimento devo enviar o primeiro lembrete?
Um a três dias úteis. Esperar mais sinaliza que a data de vencimento era flexível; enviar no próprio dia do vencimento pode parecer prematuro a um cliente cuja transferência já está em curso.
Devo ser mais firme se o cliente for uma empresa grande?
Não mais firme — mais processual. As empresas grandes pagam através de processos; o caminho mais rápido é descobrir em que passo a fatura ficou parada (recebida, associada a uma nota de encomenda, aprovada, agendada) e pedir esse passo. Guarde o tom firme para um cliente que confirmou a dívida e mesmo assim não paga.
Devo mesmo cobrar os juros de mora?
Mencioná-los faz as faturas andar; cobrá-los é uma decisão que depende da relação com o cliente. Muitos freelancers aplicam-nos num aviso final e dispensam-nos depois de receberem. Se disser que vai cobrar, cobre — caso contrário, o lembrete seguinte não terá peso nenhum.