As condições de pagamento são a parte da fatura que diz quando o dinheiro é devido e em que termos. São também a parte mais vezes escrita numa abreviatura que o leitor pode não partilhar. "Net 30" é óbvio para um departamento de contabilidade e opaco para um cliente de primeira viagem; "A pagar na receção" soa firme e não dá a ninguém uma data para agendar.
Este guia explica as condições mais comuns, como escolher entre elas e como redigi-las para que sejam claras para qualquer pessoa. É informação geral, não aconselhamento jurídico; as regras sobre juros de mora e encargos exigíveis variam consoante o país. No Simple Invoice as condições vivem num bloco dedicado e nas suas predefinições, por isso, depois de fixar a redação, ela aparece em todas as faturas.
O que as condições de pagamento cobrem
Um conjunto completo de condições responde a cinco perguntas. A maioria das faturas só precisa de explicitar as duas primeiras, mas as restantes devem estar acordadas nalgum sítio que o cliente tenha visto.
- Quando o pagamento é devido — um prazo a contar da data da fatura, ou uma data fixa.
- Como o pagamento deve ser feito — transferência bancária, cartão, um serviço de pagamento — e quem suporta eventuais comissões.
- O que acontece se houver atraso — juros, um encargo fixo, suspensão do trabalho.
- Se algo é devido à partida — um sinal ou adiantamento, e se é reembolsável.
- Algum incentivo para pagar mais cedo — um pequeno desconto por pagamento dentro de um prazo mais curto.
As condições comuns e o que significam
Estas são as expressões que vai ver em faturas e em contratos.
- A pagar na receção — espera-se o pagamento assim que o cliente recebe a fatura. Na prática significa "assim que o vosso processo permitir", o que numa empresa pode ainda ser semanas. Combine-a com uma data de calendário.
- Net 7 / Net 14 / Net 30 — o valor total é devido 7, 14 ou 30 dias depois da data da fatura. Net 30 é o padrão em muitos departamentos de contabilidade de empresas; os freelancers que trabalham com particulares e pequenas empresas usam muitas vezes 14.
- Fim do mês (EOM) — devido no fim do mês em que a fatura foi emitida; Net 30 EOM significa 30 dias depois disso.
- 2/10 Net 30 — um desconto por pagamento antecipado: pague em 10 dias e deduza dois por cento, caso contrário o valor total é devido em 30. Raramente compensa em faturas pequenas.
- Pagamento antecipado / sinal — uma parte ou a totalidade do valor antes de o trabalho começar.
- Pagamentos por etapas — valores associados a entregáveis, cada um com a sua fatura e a sua data de vencimento.
Escolher um prazo de vencimento
Mais curto é melhor para si, mas só se o cliente o conseguir cumprir. Os particulares e as empresas pequenas conseguem normalmente pagar numa ou duas semanas. As empresas maiores processam pagamentos em ciclos fixos e vão pagar ao prazo padrão delas, diga o que disser a sua fatura; pedir 14 dias a um cliente cuja política são 45 não acelera nada, mas conhecer o ciclo dele permite-lhe cronometrar a fatura para chegar antes de um processamento.
Catorze dias é uma predefinição razoável para trabalho de freelancer. Indique-os como prazo e como data, para que ninguém tenha de contar: "A pagar no prazo de 14 dias — até 26 de setembro de 2026". O Simple Invoice calcula a data de vencimento a partir do seu prazo predefinido quando a fatura é criada e imprime-a no bloco de detalhes; o bloco de condições pode repetir a redação.
Sinais e etapas
Um sinal — normalmente uma parte fixa do preço do projeto, faturada antes de o trabalho começar — protege-o do não pagamento e financia as primeiras semanas. Em projetos mais longos, divida o restante em etapas ligadas a entregáveis, para que cada fatura seja pequena o suficiente para ser aprovada sem uma reunião. Diga na proposta se o sinal é reembolsável e o que acontece se o projeto for cancelado. O guia Como faturar como freelancer cobre os ritmos de faturação com mais profundidade.
Na fatura final, mostre o sinal como valor já pago para que o cliente veja o valor total do projeto, o que já pagou e o saldo em dívida. O Simple Invoice tem um campo Valor pago que faz exatamente isto no bloco de totais.
Juros e encargos de mora
Muitas jurisdições dão às empresas o direito legal de cobrar juros sobre faturas comerciais em atraso, por vezes com um valor fixo de compensação por cima, mencione-o o contrato ou não — as regras do Reino Unido e da UE ligadas abaixo são exemplos. Também pode acordar uma taxa ou um encargo contratual, dentro dos limites aplicáveis onde exerce a atividade. Em qualquer dos casos, a política deve constar do contrato antes do trabalho e ser repetida na fatura, e não ser apresentada quando um pagamento já está atrasado.
Uma redação que não promete demais: "Os valores em atraso podem estar sujeitos a juros e compensação nos termos permitidos por lei." Preserva os seus direitos sem citar uma taxa que teria de confirmar. Cobrar efetivamente esse encargo é uma decisão separada; muitos freelancers usam o direito como alavanca num lembrete e dispensam-no depois de receberem.
Redações que pode adaptar
As frases simples ganham às abreviaturas. Substitua as partes entre parênteses retos e ponha o resultado nas suas condições predefinidas.
- "O pagamento é devido no prazo de 14 dias a contar da data da fatura, até [data], por transferência bancária para a conta indicada abaixo. Indique [número da fatura] como referência de pagamento."
- "É devido um sinal de [valor] antes de o trabalho começar, que será deduzido na fatura final."
- "Os valores em atraso podem estar sujeitos a juros e compensação nos termos permitidos por lei."
- "Os encargos bancários das transferências internacionais são da responsabilidade do ordenante; selecione a opção em que o valor integral chega ao beneficiário."
- "Pague até [data anterior] para deduzir [valor]; o valor integral de [total] é devido até [data de vencimento]."
Onde ficam as condições na fatura
Coloque o vencimento no topo e as condições junto dos dados de pagamento. Posicione e edite o bloco Condições no documento atual. O guia O que incluir numa fatura cobre os restantes elementos.
Perguntas
O que significa Net 30?
O valor total da fatura é devido 30 dias depois da data da fatura. Não diz nada sobre descontos ou sinais, a não ser que estes sejam indicados à parte.
Posso alterar as condições de pagamento depois de enviar uma fatura?
Pode acordar uma alteração com o cliente, mas não deve editar silenciosamente uma fatura enviada. Confirme as novas condições por escrito e, se a fatura tiver de ser reemitida, anule a original e emita uma nova com o número seguinte.
E se não houve contrato escrito?
As condições impressas na fatura continuam a comunicar as suas expectativas, e as regras legais sobre atrasos de pagamento podem aplicar-se de qualquer forma. Para trabalhos futuros, ponha as condições na proposta para que sejam acordadas antes de a fatura chegar.