Como fazer uma fatura, passo a passo

Consegue escrever uma fatura em poucos minutos se os dados estiverem prontos. Reúna-os primeiro e guarde-os onde os possa reutilizar — uma boa ferramenta de faturação guarda-os uma vez e preenche-os por si.

Todas as faturas precisam do bloco De. No Simple Invoice, abra Empresa na barra lateral e introduza o nome, a morada, o e-mail e o número fiscal junto do documento atual.

É também aí que fica o logótipo. Carregue PNG, JPEG, WebP ou SVG para o documento atual. O guia Como adicionar um logótipo explica formatos e dimensões.

Defina moeda, impostos, dados de pagamento, notas e condições para o documento atual nas respetivas secções do editor.

Um modelo decide que blocos aparecem e como ficam. Escolha o que corresponde ao tipo de trabalho que fatura, e não o mais bonito: trabalho à hora pede uma tabela densa com coluna de unidade, uma avença de consultoria pede menos linhas com espaço para descrever uma etapa, uma fatura de prestador de serviços pede condições e uma linha de assinatura. A galeria de modelos descreve cada predefinição e a quem serve.

O Simple Invoice inclui seis predefinições. Escolha uma na secção Modelo e depois ajuste os blocos, as cores e os tipos de letra do documento atual.

Fature a entidade legal que assinou o acordo, escrita tal como aparece nos documentos dela. As empresas grandes precisam muitas vezes de um número de nota de encomenda ou de um centro de custo na fatura antes que as contas a pagar a processem — pergunte antes de enviar, não depois de a fatura ser devolvida.

No editor, a secção Faturar a permite escolher um cliente guardado na lista de Clientes ou escrever os dados diretamente. Os clientes guardados são copiados para a fatura como um instantâneo, por isso uma alteração de morada posterior nunca reescreve uma fatura que já enviou.

Cada linha responde a três perguntas: o que foi feito, em que quantidade e a que valor. Escreva descrições que a equipa financeira do cliente consiga associar ao orçamento ou ao contrato — "Redesenho do site — fase 2, página inicial e navegação" é melhor do que "Trabalho de design". Se uma linha precisa de contexto, coloque-o numa linha de detalhe secundária em vez de alongar a descrição.

As quantidades podem ser fracionadas (7,5 horas) e podem levar uma unidade — horas, dias, artigos, m². O valor de cada linha é a quantidade multiplicada pelo preço, arredondada às casas decimais da moeda, e o subtotal é a soma das linhas. O Simple Invoice calcula tudo em tempo real enquanto escreve; prima Enter no último campo para adicionar a linha seguinte e arraste a pega para reordenar.

Se tem de cobrar imposto, a que taxa e como deve ser apresentado depende de onde está, de onde está o cliente e do seu enquadramento fiscal. Essa é uma questão para o seu contabilista ou para a autoridade tributária — o nosso guia de noções básicas de impostos explica as peças em jogo sem dar aconselhamento.

Mecanicamente, uma ferramenta de faturação precisa de saber duas coisas: que linhas são tributáveis e que impostos se aplicam. O Simple Invoice permite adicionar quantos impostos quiser, com designação e taxa; cada um é calculado sobre as linhas tributáveis depois dos descontos e é mostrado separadamente no bloco de totais. Os descontos podem ser por linha (percentagem ou valor fixo) ou aplicados à fatura inteira antes do imposto.

Se já recebeu um sinal, introduza-o como Valor pago. O bloco de totais passa a mostrar o total, o valor pago e o saldo em dívida, que é o montante que o cliente deve transferir.

O bloco de dados de pagamento é onde o dinheiro é efetivamente encaminhado. Inclua todos os identificadores que o banco do cliente vai pedir: nome do titular da conta, IBAN ou número de conta, BIC/SWIFT para transferências internacionais, nome do banco e, se aceitar, o endereço do serviço de pagamento. Verifique estes caracteres duas vezes; um dígito trocado é o erro mais demorado de corrigir.

As condições indicam quando o pagamento é devido e em que termos. "A pagar no prazo de 14 dias a contar da data da fatura" é mais claro do que "Net 14". Se cobra juros de mora ou oferece desconto por pagamento antecipado, é aqui que isso entra. O guia Condições de pagamento explicadas cobre as opções comuns e como redigi-las.

No Simple Invoice, ambos são blocos: o bloco de pagamento apresenta uma lista de pares chave/valor a partir das suas predefinições e o bloco de condições imprime o texto das condições da fatura. Desative um ou outro para clientes que pagam por ligação de cartão e não precisam dos dados bancários no papel.

Todas as faturas precisam de um número único e sequencial e de uma data de emissão. Muitas jurisdições exigem que a sequência não tenha falhas, e o sistema do cliente vai rejeitar um duplicado. Decida um padrão de uma vez — um prefixo, um ano opcional e um contador preenchido com zeros, como INV-2026-0042 — e deixe a ferramenta incrementá-lo. O guia Boas práticas de numeração de faturas aprofunda o tema.

A data de vencimento decorre da data de emissão e das suas condições. O Simple Invoice preenche-a a partir do seu prazo predefinido e deixa-o ajustá-la; guarda também um campo de local de emissão, uma referência e um número de nota de encomenda para os clientes que precisem deles.

Leia a fatura como quem vai pagar. O total é inequívoco? Os seus dados bancários estão completos? O nome do cliente está exatamente certo? A descrição corresponde ao orçamento? Mude para o modo de pré-visualização para ver o documento sem a interface de edição e verifique as quebras de página se a tabela de artigos for longa.

Depois exporte. O Simple Invoice produz o PDF através da caixa de diálogo de impressão do navegador: escolha Exportar → PDF, selecione Guardar como PDF como destino e mantenha as margens em Nenhumas com os gráficos de fundo ativados. O tamanho de papel — A4 ou Letter — é definido automaticamente a partir do modelo na maioria dos navegadores. O resultado é um PDF vetorial e pequeno, com texto real que os sistemas financeiros conseguem pesquisar e ler.

Também pode copiar uma ligação de partilha. A fatura inteira é comprimida na parte do URL depois do #, que os navegadores nunca enviam para um servidor; o destinatário abre uma vista apenas de leitura no seu navegador e pode guardar uma cópia se também usar a aplicação.

Envie o PDF em anexo com um assunto curto e específico: "Fatura INV-0042 — Redesenho do site fase 2 — vence a 26 set". Coloque o valor, a data de vencimento e o número da fatura no corpo da mensagem para que o destinatário não tenha de abrir o ficheiro só para a arquivar.

O Simple Invoice não acompanha rascunho, envio, pagamento ou atraso. Registe o vencimento e o pagamento na sua folha de cálculo ou aplicação contabilística. Os modelos de lembrete ajudam se o pagamento não chegar.

Os pagamentos tardios costumam remontar a um destes pontos. Verifique-os antes de carregar em enviar.

Depois da primeira fatura, guarde o PDF ou JSON. Para o documento seguinte, atualize no editor o cliente, o número, as datas e as linhas antes de exportar novamente. O guia Como faturar como freelancer explica a rotina.