O que incluir numa fatura

O documento tem de dizer o que é. "Fatura" no topo, no maior tamanho de letra da página, diz a uma equipa financeira para o encaminhar para contas a pagar em vez de o arquivar como orçamento ou extrato. Se o documento for outra coisa — uma fatura pró-forma, uma nota de crédito, um recibo — o título tem de o dizer, porque esses documentos são tratados de forma diferente.

No Simple Invoice o título é uma definição do bloco de cabeçalho, por isso o mesmo layout produz uma fatura, uma pró-forma ou um orçamento alterando um único campo. O guia Fatura vs recibo vs orçamento explica quando cada um é o documento certo.

Cada fatura leva um número que nenhuma outra fatura sua tem. As autoridades tributárias esperam, em geral, que a sequência seja contínua, os clientes usam-no para referenciar o pagamento e você usa-o para encontrar o documento mais tarde. Um prefixo mais um contador preenchido com zeros — INV-0042 — chega; acrescentar o ano (INV-2026-0042) ajuda se arquivar por ano. As boas práticas de numeração de faturas cobrem os compromissos.

O número pertence a dois sítios: em destaque junto ao título e na lista de detalhes, para não haver ambiguidade. O Simple Invoice pode mostrá-lo no bloco de cabeçalho e lista-o sempre no bloco de detalhes; o contador avança sempre que cria uma fatura e avisa-o se um número já estiver em uso.

A data de emissão fixa a fatura no tempo — para a sua contabilidade, para o período contabilístico do cliente e para calcular quando o pagamento é devido. A data de vencimento é a data até à qual o pagamento tem de chegar; indique-a como data de calendário, e não apenas como um prazo do tipo "30 dias", para que ninguém tenha de contar.

Algumas faturas precisam também de uma data de entrega ou de exigibilidade do imposto — a data em que os bens foram entregues ou o serviço concluído — quando difere da data de emissão. Acrescente-a num campo de referência ou num bloco de texto se a sua jurisdição a exigir.

Escreva as datas num formato que o cliente não possa ler mal. 12/09/2026 significa coisas diferentes em países diferentes; 12 de setembro de 2026 ou 2026-09-12 não. O Simple Invoice formata as datas a partir de um padrão que escolhe, em qualquer uma de vinte e cinco regiões, para que um cliente francês receba 12 septembre 2026 sem que o escreva.

No mínimo, nome, morada e uma forma de o contactar. Se estiver registado para efeitos de IVA, GST ou imposto equivalente, o número de registo é normalmente obrigatório. Em alguns países, os empresários em nome individual têm de mostrar o próprio nome ao lado do nome comercial, e as sociedades têm muitas vezes de mostrar o número de registo e a sede social.

Este é o bloco De. Preencha-o uma vez no perfil da empresa; o Simple Invoice copia-o como instantâneo para cada fatura, por isso as faturas antigas mantêm os dados que estavam corretos quando foram emitidas.

O bloco Faturar a identifica quem deve o dinheiro. Use a entidade legal que o contratou, com a respetiva morada e — sempre que as regras fiscais o exijam, por exemplo em vendas entre empresas além-fronteiras — o número de identificação fiscal. Se o cliente lhe deu um nome de contacto, um departamento ou um centro de custo para a fatura, inclua-o; as equipas de contas a pagar encaminham por esses campos.

O Simple Invoice mantém uma lista de Clientes para que estes dados sejam introduzidos uma vez e escolhidos numa caixa de seleção. Os campos extra de um cliente (um centro de custo, um número de fornecedor que lhe atribuíram) são impressos no bloco Faturar a quando a opção de campos extra do bloco está ativa.

Cada linha descreve um entregável com detalhe suficiente para que a pessoa que aprova o pagamento o consiga associar a uma encomenda, orçamento ou contrato. Inclua o período no trabalho cobrado por tempo ("Consultoria — agosto de 2026"), o entregável no trabalho por projeto ("Sistema de logótipo — ficheiros finais") e o nome e variante do produto no caso de bens.

O bloco de artigos leva uma linha por item. Uma linha de detalhe secundária por baixo de cada descrição é o sítio certo para notas de âmbito, dias trabalhados ou a referência de um ticket, para que a descrição principal se mantenha curta o suficiente para ser lida de relance.

Para cada linha: quantos, de que unidade, a que preço e o valor daí resultante. Num entregável de preço fixo, a quantidade é um e o preço é o valor. Mostrar a aritmética permite ao cliente verificar o total sem perguntar, e é isso que as autoridades tributárias querem dizer quando exigem o preço unitário e a quantidade.

O Simple Invoice mostra colunas para número, unidade, quantidade, preço, imposto, desconto e valor; oculte as que uma fatura em concreto não precisa. Os valores das linhas são a quantidade vezes o preço, arredondados às casas decimais da moeda, com qualquer desconto por linha aplicado e visível.

O bloco de totais leva da soma das linhas até ao montante que o cliente tem de pagar: subtotal, eventual desconto ao nível da fatura, cada imposto mostrado separadamente com designação e taxa, o total, qualquer valor já pago e o saldo em dívida. Onde cobra imposto, o valor do imposto e a taxa aplicada têm de aparecer; onde uma linha está isenta ou é tributada à taxa zero, a fatura deve dizê-lo. As noções básicas de impostos nas faturas explicam o vocabulário.

Faça do saldo em dívida o número mais visível da página. O Simple Invoice destaca-o por predefinição e mostra o valor pago e o saldo em dívida sempre que tenha sido registado um sinal.

Indique a moeda uma vez, sem ambiguidade. Um $ isolado pode ser dos Estados Unidos, do Canadá, da Austrália ou de vários outros países; o código ISO — USD, CAD, AUD — nunca é ambíguo, por isso use-o pelo menos uma vez, por exemplo junto ao total ou nas condições de pagamento.

O Simple Invoice formata todos os valores a partir de um código ISO de moeda e permite mostrar o símbolo, o código ou ambos, com separadores e casas decimais ajustados à região do cliente. O guia Como faturar clientes internacionais explica como escolher e apresentar uma moeda.

Os dados de pagamento são a parte que os clientes mais vezes têm de pedir. Dê todos os identificadores que o banco deles vai solicitar, exatamente como o seu banco os regista.

Indique o prazo de vencimento em linguagem simples e as consequências de o ultrapassar, se aplicar alguma. "Pagamento devido no prazo de 14 dias a contar da data da fatura. Os pagamentos em atraso podem vencer juros nos termos permitidos por lei." é completo; "Net 14" parte do princípio de que o leitor conhece a abreviatura. Se oferece desconto por pagamento antecipado ou exige um sinal, essas condições também pertencem aqui. O guia Condições de pagamento explicadas tem redações que pode adaptar.

O bloco de condições imprime o texto das suas condições predefinidas; edite-o por fatura quando um cliente negociou algo diferente.

Nenhum destes é universalmente obrigatório, e cada um elimina um motivo para o cliente responder em vez de pagar.

Não inclua mais dados pessoais do que o cliente precisa — a sua data de nascimento ou um número de identificação pessoal raramente pertencem a uma fatura, a menos que a autoridade tributária o exija. Não inclua números de cartão completos, palavras-passe de um portal de cliente ou desagregações de custos internas que não gostaria de ver reencaminhadas. Limite o marketing a uma linha, no máximo; a função da fatura é ser paga, não vender o próximo projeto.

Percorra esta lista antes de cada envio. Demora menos tempo do que um e-mail de seguimento.