O número de uma fatura é uma coisa pequena que carrega muito peso. Os clientes indicam-no no pagamento, quem faz a contabilidade arquiva por ele, as autoridades tributárias esperam que a sequência seja contínua e você pesquisa por ele quando chega uma pergunta um ano depois. Um esquema que funciona para a fatura número três deve continuar a funcionar para a fatura número três mil.
Este guia expõe as convenções que se aguentam, as escolhas que são questão de gosto e os erros que causam problemas a sério. Termina com a forma como a numeração funciona no Simple Invoice, para que a configure uma vez e deixe de pensar nisso.
As três regras que não são opcionais
Todo o resto neste guia é preferência. Estas três são aquilo de que dependem os auditores, os sistemas dos clientes e o seu próprio eu futuro.
- Único. Duas faturas suas nunca partilham um número. Os sistemas dos clientes rejeitam duplicados, e um duplicado na sua contabilidade parece uma fatura escondida.
- Sequencial. Os números sobem pela ordem em que as faturas são emitidas. Muitas autoridades tributárias exigem uma sequência sem falhas; todas detestam números que saltam.
- Permanente. Depois de uma fatura ser enviada, o número dela não muda. Se a fatura estiver errada, anule-a e emita uma nova com o número seguinte em vez de editar a antiga.
Escolha um padrão
Um padrão é um prefixo, partes de data opcionais e um contador. Mais simples é melhor; cada elemento extra é mais uma coisa a manter consistente.
INV-0001— um prefixo e um contador preenchido com zeros. Chega para a maioria dos freelancers e nunca exige uma decisão.INV-2026-0001— acrescenta o ano. Útil quando arquiva por ano fiscal e torna um reinício anual inequívoco.INV-2026-09-0001— acrescenta o mês. Só compensa se emitir muitas faturas por mês e quiser que fiquem ordenadas por período.2026-0001— sem prefixo. Serve se só emitir faturas; um prefixo ajuda a partir do momento em que existam orçamentos e notas de crédito ao lado delas.
Zeros à esquerda e porque importam
Preencha o contador com zeros à esquerda para que os números fiquem bem ordenados como texto: INV-0009 vem antes de INV-0010 em qualquer explorador de ficheiros ou folha de cálculo, ao passo que INV-9 fica depois de INV-10. Quatro dígitos cobrem dez mil faturas, mais do que a maioria dos empresários em nome individual emite numa carreira. O preenchimento nunca deve truncar — quando o contador passa de 9999, passa simplesmente a 10000.
Falhas, anulações e erros
Há falhas quando uma transação não avança ou uma fatura enviada precisa de correção. Nunca reutilize o número; registe-o como anulado no seu próprio livro e dê à próxima fatura o número seguinte.
Se uma fatura enviada contiver um erro, a abordagem limpa é anulá-la e emitir uma fatura corrigida com um número novo que referencie a original. Algumas jurisdições esperam antes uma nota de crédito que cancele a primeira fatura — o seu contabilista saberá qual se aplica.
Os rascunhos que nunca foram enviados são o único caso em que apagar é inofensivo, desde que a sua ferramenta não tenha já atribuído o número a um documento que o cliente viu.
Com que número começar
Comece em um. Há quem comece num número mais alto para que a primeira fatura não anuncie um negócio novo; se o fizer, escolha-o uma vez e nunca baixe o contador depois. Se vem de outra ferramenta ou de folhas de cálculo, continue a sequência existente em vez de recomeçar — defina o contador para o próximo número por usar.
Reiniciar o contador todos os anos
Reiniciar é opcional e só é seguro quando o ano faz parte do padrão, caso contrário 0001 voltaria a repetir-se. Se incluir {YYYY}, reiniciar a 1 de janeiro dá-lhe um arrumado INV-2027-0001. Se não incluir, continue a contar: um contador contínuo ao longo dos anos é igualmente válido e mais simples.
No Simple Invoice, introduza o número correto do documento atual na secção Numeração da barra lateral. Mantenha a sequência nos seus registos; o editor não tem contador de várias faturas.
Orçamentos, faturas pró-forma e notas de crédito
Os documentos que não são faturas não devem consumir números de fatura. Dê aos orçamentos prefixo e contador próprios (Q-0001) e às notas de crédito os seus (CN-0001), ou uma referência que aponte para a fatura que corrigem. Uma fatura pró-forma é um orçamento vestido de fatura; numere-a como orçamento e emita a fatura verdadeira com o número de fatura seguinte assim que o negócio estiver confirmado. O guia Fatura vs recibo vs orçamento explica as diferenças.
Como funciona a numeração no Simple Invoice
Os controlos ficam na secção Numeração da barra lateral. Use um prefixo claro, o ano se for útil e uma sequência com zeros, como INV-0001; consulte o seu registo para o próximo número livre.
O editor mantém uma fatura e não avança um contador de vários documentos nem verifica duplicados numa lista. Registe cada número emitido antes de substituir o documento atual.
Registe os números anulados no seu livro externo para manter a sequência explicável. O guia Como fazer uma fatura mostra onde entra a numeração.
Perguntas
Os números de fatura podem conter letras?
Sim. Um prefixo como INV- são letras, e é comum. O requisito é que a sequência seja única e, na maioria dos sítios, contínua — não que seja puramente numérica.
Devo numerar as faturas por cliente?
Normalmente não. Uma sequência contínua para todos os clientes é o que as regras fiscais esperam e é mais simples de manter. Se quiser ver o cliente de relance, ponha o nome ou o código dele no campo de referência.
Apaguei uma fatura e agora há uma falha. O que devo fazer?
Se nunca foi enviada, registe a falha nos seus registos e siga em frente. Se foi enviada, recrie-a como fatura anulada com o mesmo número para que a sequência tenha uma explicação. Daqui para a frente, anule em vez de apagar.