Como faturar como freelancer

A fatura não é o sítio para apresentar as suas condições de pagamento. Quando ela chega, o cliente já orçamentou o projeto e já criou as suas próprias expectativas sobre quando vai pagar. Ponha as condições na proposta ou no contrato e repita-as na fatura, para que não haja nada a negociar no fim.

O mínimo a acordar por escrito: o preço ou o valor à hora, o que conta como faturável, quando vai faturar, quanto tempo o cliente tem para pagar, quem suporta as comissões de transferência e o que acontece se o pagamento atrasar. Se o cliente tiver um processo de registo de fornecedores — um formulário, uma nota de encomenda, um portal — conclua-o antes de a primeira fatura vencer, porque estes processos podem demorar semanas.

O ritmo de faturação certo depende do tipo de trabalho. Escolhê-lo de forma deliberada é a maior alavanca que um freelancer tem sobre a tesouraria.

A maior parte de uma fatura é igual à anterior. Uma boa configuração faz com que uma nova fatura sejam apenas as linhas que mudaram.

No Simple Invoice, a configuração fica ao lado do documento: use as secções Empresa, Formato, Etiquetas, Numeração, Clientes e Modelo e depois ajuste as linhas. A galeria de modelos mostra os pontos de partida disponíveis.

Como a aplicação mantém um documento no navegador sem conta, use Exportar → JSON antes de substituir uma fatura que não queira voltar a escrever.

Quem aprova compara as faturas com o que foi acordado. Se a proposta dizia "três direções de conceito, duas rondas de revisões, ficheiros finais", fature essas três linhas em vez de "serviços de design". Se fatura à hora, uma linha por tarefa ou dia com as horas como quantidade; ponha datas e contexto na linha de detalhe por baixo de cada descrição.

Mantenha os extras separados e aprovados previamente. Uma linha inesperada de "revisões adicionais" é a forma mais rápida de transformar uma fatura numa conversa. Acorde as alterações de âmbito por escrito quando acontecem e fature-as depois como linha própria, com referência a esse acordo.

Use uma única sequência contínua para todos os clientes. Um prefixo e um contador preenchido com zeros — INV-0001, INV-0002 — chega; acrescente o ano se arquivar por ano. Nunca reutilize um número, nunca edite um depois de enviar e marque as faturas canceladas como anuladas em vez de as apagar, para que a sequência não tenha falhas por explicar. As boas práticas de numeração de faturas explicam as opções.

Guarde todas as faturas emitidas em PDF, numa pasta por ano fiscal, juntamente com a exportação JSON dos dados da aplicação. As autoridades tributárias exigem normalmente que as faturas sejam conservadas durante vários anos; o período exato varia consoante o país. Um PDF e um ficheiro de cópia de segurança não custam nada a guardar.

Acrescentar IVA, GST ou imposto sobre vendas às suas faturas depende de onde está, de onde está o cliente e de estar ou não registado. O registo é muitas vezes opcional abaixo de um limiar de volume de negócios e obrigatório acima dele, e as vendas entre empresas além-fronteiras seguem frequentemente regras especiais. Nada disto é uma questão de ferramenta — pergunte uma vez a um contabilista e escreva a resposta. O nosso guia de noções básicas de impostos explica os termos que vai ouvir.

Depois de conhecer o seu enquadramento, a fatura é mecânica: adicione o imposto com designação e taxa como predefinição, marque que linhas são tributáveis e o bloco de totais mostra o imposto separadamente. Se não estiver registado, não use impostos e, onde as regras locais o esperem, acrescente uma nota a dizer que não é cobrado imposto.

Envie o PDF em anexo para o endereço que o cliente indicou para faturas — muitas vezes uma caixa de correio partilhada da contabilidade, não a pessoa com quem trabalhou. Use um assunto que contenha o número da fatura, o projeto e a data de vencimento. No corpo, repita o valor, a data de vencimento e a referência de pagamento, e diga que a fatura segue em anexo.

Dê um nome ao ficheiro que permita ordenar: o Simple Invoice usa por predefinição o número da fatura no nome do PDF, Invoice INV-0042.pdf. Se o cliente também usar a aplicação, uma ligação de partilha abre uma cópia apenas de leitura no navegador dele sem qualquer ficheiro; a fatura viaja dentro da ligação e nada é carregado.

O Simple Invoice não acompanha estados de envio, pagamento ou atraso. Registe número, vencimento e pagamento numa folha de cálculo ou aplicação contabilística e reveja essa lista semanalmente.

Faça o seguimento no primeiro dia útil depois do vencimento, com educação e com factos: número da fatura, valor, data de vencimento e o ficheiro de novo em anexo. Os atrasos de pagamento são muitas vezes administrativos — a fatura não foi reencaminhada, a nota de encomenda não correspondia, alguém estava de férias — e um lembrete factual resolve-os. Se não resolver, agrave o tom segundo um calendário. Estes modelos de lembrete dão-lhe a redação para cada fase.

Pequenas mudanças na forma como fatura somam-se e encurtam o intervalo entre acabar o trabalho e ver o dinheiro.

As faturas transfronteiriças acrescentam três perguntas: que moeda, que identificadores bancários e que tratamento fiscal. Acorde a moeda na proposta e formate a fatura segundo as convenções do cliente — o Simple Invoice formata valores e datas por região e permite renomear todas as etiquetas, para que um cliente alemão receba 1.234,56 € e 12. September 2026 sem que volte a escrever seja o que for. Forneça IBAN e BIC para transferências internacionais e diga quem paga as comissões. O guia Como faturar clientes internacionais entra em detalhe.

Ponha os hábitos acima num calendário e faturar passa a ser uma tarefa de quinze minutos em vez de uma fonte de ansiedade.