El número de factura es un detalle pequeño que carga con mucho peso. Los clientes lo citan en el pago, quien lleva la contabilidad archiva por él, la administración tributaria espera que la serie sea continua y tú buscas por él cuando llega una pregunta un año después. Un sistema que funcione para la factura número tres debería seguir funcionando para la número tres mil.
Esta guía reúne las convenciones que aguantan, las decisiones que son cuestión de gusto y los errores que dan problemas de verdad. Termina explicando cómo funciona la numeración en Simple Invoice para que la configures una vez y dejes de pensar en ella.
Las tres reglas que no son opcionales
Todo lo demás en esta guía es preferencia. Estas tres son de las que dependen los auditores, los sistemas de tus clientes y tú mismo dentro de un año.
- Único. Dos facturas tuyas no comparten nunca un número. Los sistemas de los clientes rechazan los duplicados, y un duplicado en tus libros parece una factura escondida.
- Correlativo. Los números suben en el orden en que se emiten las facturas. Muchas administraciones tributarias exigen una serie sin interrupciones y a todas les disgustan los números que saltan.
- Permanente. Una vez enviada la factura, su número no cambia. Si la factura está mal, anúlala y emite otra con el número siguiente en lugar de editar la antigua.
Elige un patrón
Un patrón es un prefijo, unas partes de fecha opcionales y un contador. Cuanto más simple, mejor: cada elemento extra es algo que hay que mantener coherente.
INV-0001— un prefijo y un contador con ceros. Suficiente para la mayoría de freelances y nunca exige una decisión.INV-2026-0001— añade el año. Útil si archivas por ejercicio fiscal y hace que reiniciar la serie cada año no sea ambiguo.INV-2026-09-0001— añade el mes. Solo merece la pena si emites muchas facturas al mes y quieres que se ordenen por periodo.2026-0001— sin prefijo. Vale si solo emites facturas; un prefijo ayuda en cuanto conviven con presupuestos y facturas rectificativas.
Los ceros a la izquierda y por qué importan
Rellena el contador con ceros a la izquierda para que los números se ordenen bien como texto: INV-0009 va antes de INV-0010 en cualquier explorador de archivos y en cualquier hoja de cálculo, mientras que INV-9 se ordena después de INV-10. Cuatro dígitos cubren diez mil facturas, más de las que emite un autónomo en toda su carrera. El relleno nunca debe truncar: cuando el contador pasa de 9999, simplemente se convierte en 10000.
Huecos, anulaciones y errores
Los huecos pasan: creas una factura y el trato se cae, o detectas un error después de enviarla. La respuesta nunca es reutilizar el número. Conserva la factura, ponle el estado anulada y deja que la siguiente factura tome el número siguiente. Una factura anulada dentro de la serie es una explicación; un número que falta es una pregunta.
Si una factura enviada contiene un error, lo limpio es anularla y emitir una factura corregida con un número nuevo que haga referencia a la original. Algunas jurisdicciones esperan en su lugar una factura rectificativa que cancele la primera; tu asesor sabrá cuál aplica.
Los borradores que nunca se enviaron son el único caso en el que borrar es inofensivo, siempre que tu herramienta no hubiera asignado ya ese número a un documento que el cliente vio.
Con qué número empezar
Empieza por uno. Hay quien empieza por un número más alto para que la primera factura no anuncie que el negocio acaba de nacer; si lo haces, elígelo una vez y no bajes nunca el contador después. Si vienes de otra herramienta o de hojas de cálculo, continúa la serie existente en lugar de empezar de nuevo: pon el contador en el siguiente número sin usar.
Reiniciar el contador cada año
Reiniciar es opcional y solo es seguro cuando el año forma parte del patrón; si no, 0001 se repetiría. Si incluyes {YYYY}, reiniciar el 1 de enero te da un pulcro INV-2027-0001. Si no lo incluyes, sigue contando: un contador continuo a lo largo de los años es igual de válido y más sencillo.
En Simple Invoice introduce el número adecuado para el documento actual en la sección Numeración de la barra lateral. Lleva la serie en tus propios registros; el editor no mantiene un contador entre facturas.
Presupuestos, facturas proforma y rectificativas
Los documentos que no son facturas no deberían consumir números de factura. Da a los presupuestos su propio prefijo y contador (Q-0001) y a las rectificativas el suyo (CN-0001), o una referencia que apunte a la factura que corrigen. Una factura proforma es un presupuesto disfrazado de factura: numérala como presupuesto y emite la factura real con el siguiente número de factura cuando el trato esté confirmado. Factura, recibo y presupuesto explica las diferencias.
Cómo funciona la numeración en Simple Invoice
Los controles están en la sección Numeración de la barra lateral. Usa un prefijo claro, el año si conviene y una secuencia con ceros como INV-0001; consulta tu propio registro para saber cuál es el siguiente número libre.
El editor conserva una factura y no avanza un contador entre documentos ni comprueba duplicados en una lista. Registra cada número emitido fuera de la app antes de sustituir el documento actual.
Conserva los números anulados en tu registro externo y márcalos allí como tales para que la serie siga siendo explicable. Cómo hacer una factura muestra dónde encaja la numeración.
Preguntas
¿Los números de factura pueden llevar letras?
Sí. Un prefijo como INV- son letras, y es habitual. El requisito es que la serie sea única y, en la mayoría de sitios, continua; no que sea puramente numérica.
¿Debería numerar las facturas por cliente?
Normalmente no. Una serie continua para todos los clientes es lo que esperan las normas fiscales y es más fácil de mantener. Si quieres identificar al cliente de un vistazo, pon su nombre o código en el campo de referencia.
He borrado una factura y ahora hay un hueco. ¿Qué hago?
Si nunca se envió, anota el hueco en tus registros y sigue adelante. Si se envió, vuelve a crearla como factura anulada con el mismo número para que la serie tenga explicación. A partir de ahora, anula en vez de borrar.