Los presupuestos, las facturas y los recibos se parecen —las mismas partes, los mismos conceptos, los mismos totales— y se confunden a menudo. La diferencia está en lo que afirma cada uno. Un presupuesto propone un precio. Una factura reclama un pago. Un recibo confirma que el pago se produjo. Si envías el que no toca, el cliente puede pagar demasiado pronto, no pagar o pagar dos veces.
Esta guía define cada documento, añade los dos parientes que más confusión generan —la factura proforma y la factura rectificativa— y muestra cómo producirlos todos con un mismo diseño en Simple Invoice cambiando el título y unos pocos campos.
Presupuesto (o estimación)
Un presupuesto es una oferta: qué propones entregar, a qué precio y con validez hasta una fecha concreta. Cuando el cliente lo acepta, sus condiciones suelen convertirse en el contrato, y por eso un buen presupuesto incluye alcance, exclusiones, condiciones de pago y periodo de validez. Una estimación es una versión más laxa —una indicación de coste que puede cambiar— y debería decirlo de forma explícita.
Un presupuesto no es una solicitud de pago y nunca debería llevar un número de tu serie de facturas. Da a los presupuestos su propio prefijo, Q-0001, y haz referencia al presupuesto aceptado en la factura posterior.
Factura proforma
Una factura proforma es una factura preliminar que se envía antes de que salga la mercancía o empiece el trabajo. Tiene exactamente el aspecto de una factura, indica lo que se va a cobrar y se usa a menudo para que el cliente pueda abrir un pedido, organizar un pago por adelantado o despachar aduanas. No es una factura fiscal y no se registra en los libros como una venta: la factura real llega cuando se confirma la operación. Como se parece a la de verdad, el título debe decir Factura proforma y debería indicar que no es una solicitud de pago o, si se espera un pago anticipado, decirlo con claridad. La plantilla de factura proforma está preparada así.
Factura
La factura es la solicitud formal de pago y el documento que registran ambas partes. Lleva un número único y correlativo, una fecha de emisión, una fecha de vencimiento, los datos de las dos partes, las líneas desglosadas, los impuestos cuando corresponda y los datos de pago. Qué incluir en una factura enumera todos los elementos. Una vez enviada, una factura no se edita: las correcciones pasan por una rectificativa o por una factura sustitutiva.
Cuando hay un registro fiscal de por medio, la factura es además el documento tributario: el que permite al cliente deducir el impuesto pagado y el que tú declaras. Por eso las administraciones tributarias son exigentes con lo que aparece en ella.
Recibo
Un recibo confirma que se ha recibido el pago. Hace referencia a la factura, indica el importe, la fecha y el método, y se emite después de que llegue el dinero. Para clientes empresa que pagan por transferencia, la factura marcada como pagada más su extracto bancario suelen bastar y rara vez se pide un recibo aparte. Los particulares que pagan en efectivo o con tarjeta sí lo esperan.
Un recibo no es una factura y no necesita un número de factura propio; «Recibo de la factura INV-0042» es el encabezado más claro. Si emites recibos con regularidad, dales su propia serie.
Factura rectificativa
Una rectificativa revierte toda una factura o una parte: una devolución, un error de facturación, un descuento acordado a posteriori. Hace referencia a la factura original, muestra los importes que se abonan (como números positivos en un documento titulado claramente Factura rectificativa, o como negativos, según la convención local) y reduce lo que debe el cliente o registra una devolución. En muchas jurisdicciones esta es la forma obligatoria de corregir una factura ya emitida, en lugar de editarla o borrarla.
La secuencia habitual
Un proyecto típico produce los documentos en este orden. No todos los proyectos necesitan todos.
- Presupuesto — propone el trabajo y el precio; el cliente lo acepta.
- Factura proforma — si el cliente necesita un documento para abrir un pedido o pagar por adelantado.
- Factura de anticipo — una factura real por el adelanto, numerada dentro de la serie.
- Factura — por el resto al terminar, mostrando el anticipo como importe pagado.
- Recibo — si el cliente pide confirmación después de pagar.
- Factura rectificativa — solo si hay que revertir algo de una factura.
Una plantilla, cinco documentos
Título y etiquetas son editables. Elige un preajuste y adapta el documento actual como factura, presupuesto o recibo; exporta cada versión antes de sustituirla.
Usa prefijos distintos para documentos que no sean facturas. Cuando se acepte un presupuesto o proforma, conserva su exportación y prepara en el editor una factura nueva con el siguiente número. las buenas prácticas de numeración explica la numeración.
Referencia rápida
Ante la duda, pregúntate qué afirma el documento.
- Presupuesto — «Esto es lo que costaría». Antes del acuerdo. Numeración propia.
- Factura proforma — «Esto es lo que se te va a cobrar». Después del acuerdo, antes de la entrega. No es documento fiscal.
- Factura — «Paga esto, por favor». Después de la entrega o en un hito. Número correlativo; es el documento fiscal.
- Recibo — «Has pagado esto». Después del pago. Hace referencia a la factura.
- Factura rectificativa — «Te debemos esto de vuelta». Corrige o revierte una factura. Hace referencia a la factura.
Preguntas
¿Un presupuesto es vinculante?
A menudo sí, en cuanto el cliente lo acepta dentro del periodo de validez; por eso los presupuestos deberían indicar alcance, exclusiones y cuánto tiempo son válidos. Una estimación no suele ser vinculante y debería etiquetarse como estimación. Las normas varían según la jurisdicción.
¿Un cliente puede pagar contra una factura proforma?
Puede, y el pago anticipado es una de las razones por las que existen las facturas proforma. Cuando recibas el pago, emite una factura real con número correlativo y marca el anticipo como importe pagado para que los libros y la declaración de impuestos cuadren.
¿Estoy obligado a dar un recibo?
Con clientes empresa que pagan por transferencia rara vez es necesario: la factura pagada es el registro. Los particulares, y las normas de algunos países para pagos en efectivo o con tarjeta, sí lo esperan. Cuando te lo pidan, basta con un documento breve que indique la factura, el importe, la fecha y el método.