Cómo facturar como freelance

La factura no es el lugar para presentar tus condiciones de pago. Cuando llega, el cliente ya ha presupuestado el proyecto y ha fijado sus propias expectativas sobre cuándo pagará. Pon las condiciones en la propuesta o el contrato y repítelas en la factura para que no haya nada que negociar al final.

Lo mínimo que hay que acordar por escrito: el precio o la tarifa, qué cuenta como facturable, cuándo facturarás, cuánto tiempo tiene el cliente para pagar, quién asume las comisiones de transferencia y qué pasa si el pago se retrasa. Si el cliente tiene un proceso de alta de proveedores —un formulario, un pedido, un portal— complétalo antes de que venza la primera factura, porque estos procesos pueden llevar semanas.

El ritmo de facturación adecuado depende del encargo. Elegirlo de forma deliberada es la mayor palanca que tiene un freelance sobre su flujo de caja.

La mayor parte de una factura es igual que la anterior. Una buena configuración hace que una factura nueva sean solo las líneas que cambiaron.

En Simple Invoice la configuración está junto al documento: usa las secciones Negocio, Formato, Etiquetas, Numeración, Clientes y Plantilla de la barra lateral, y después ajusta los conceptos. La galería de plantillas muestra los puntos de partida disponibles.

Como la app conserva un solo documento en el navegador y no requiere cuenta, usa Exportar → JSON antes de sustituir una factura que no quieras volver a escribir.

Quienes aprueban comparan las facturas con lo que acordaron. Si la propuesta decía «tres direcciones conceptuales, dos rondas de revisiones, archivos finales», factura esas tres líneas en lugar de «servicios de diseño». Si facturas por horas, una línea por tarea o día con las horas como cantidad; pon fechas y contexto en la línea de detalles bajo cada descripción.

Mantén los extras separados y aprobados de antemano. Una línea inesperada de «revisiones adicionales» es la forma más rápida de convertir una factura en una conversación. Acuerda los cambios de alcance por escrito cuando ocurran y luego factúralos como una línea propia que referencie ese acuerdo.

Usa una única secuencia continua para todos los clientes. Un prefijo y un contador con ceros —INV-0001, INV-0002— es suficiente; añade el año si archivas por año. Nunca reutilices un número, nunca edites uno después de enviarlo y marca las facturas canceladas como anuladas en lugar de borrarlas, para que la secuencia no tenga huecos sin explicar. Buenas prácticas de numeración de facturas explica las opciones.

Conserva cada factura emitida como PDF en una carpeta por ejercicio fiscal, junto con la exportación JSON de los datos de la app. Las administraciones tributarias suelen exigir conservar las facturas durante varios años; el periodo exacto varía según el país. Un PDF y un archivo de copia de seguridad no cuestan nada de guardar.

Que añadas IVA, GST o impuesto sobre las ventas a tus facturas depende de dónde estáis tú y el cliente y de si estás registrado. El registro suele ser opcional por debajo de un umbral de facturación y obligatorio por encima, y las ventas entre empresas de distintos países siguen con frecuencia normas especiales. Nada de esto es una cuestión de herramienta: pregunta a un asesor una vez y apunta la respuesta. Nuestra guía básica de impuestos explica los términos que oirás.

Una vez que conoces tu situación, la factura es mecánica: añade el impuesto con su nombre y tipo como valor predeterminado, marca qué líneas están sujetas y el bloque de totales muestra el impuesto por separado. Si no estás registrado, deja los impuestos fuera y, donde las normas locales lo esperen, añade una nota indicando que no se cobra impuesto.

Envía el PDF como adjunto a la dirección que el cliente indicó para facturas, a menudo un buzón compartido de contabilidad y no la persona con la que trabajaste. Usa un asunto que contenga el número de factura, el proyecto y la fecha de vencimiento. En el cuerpo, repite el importe, la fecha de vencimiento y la referencia de pago, y di que la factura va adjunta.

Nombra el archivo para que se ordene: Simple Invoice pone por defecto al PDF el nombre del número de factura, Invoice INV-0042.pdf. Si el cliente también usa la app, un enlace para compartir abre una copia de solo lectura en su navegador sin ningún archivo; la factura viaja dentro del enlace y no se sube nada.

Simple Invoice no registra deliberadamente estados como enviada, pagada o vencida. Anota el número, la fecha de vencimiento y el cobro en tu hoja de cálculo o programa contable y revisa esa lista cada semana.

Reclama el primer día laborable después del vencimiento, con educación y con los hechos: número de factura, importe, fecha de vencimiento, adjunto de nuevo. Los pagos tardíos suelen ser administrativos —la factura no se reenvió, el pedido no coincidía, alguien estaba de vacaciones— y un recordatorio factual los resuelve. Escala según un calendario si no es así. Estas plantillas de recordatorio te dan la redacción para cada etapa.

Pequeños cambios en cómo facturas se suman hasta acortar el tiempo entre terminar el trabajo y ver el dinero.

Las facturas transfronterizas añaden tres preguntas: qué moneda, qué identificadores bancarios y qué tratamiento fiscal. Acuerda la moneda en la propuesta y formatea la factura según las convenciones del cliente: Simple Invoice formatea importes y fechas por configuración regional y te permite renombrar cada etiqueta, así que un cliente alemán puede recibir 1.234,56 € y 12. September 2026 sin que vuelvas a teclear nada. Facilita IBAN y BIC para transferencias internacionales y di quién paga las comisiones. Cómo facturar a clientes internacionales entra en detalle.

Pon los hábitos anteriores en un calendario y facturar se convierte en una tarea de quince minutos en lugar de una fuente de ansiedad.