Cómo hacer una factura, paso a paso

Puedes escribir una factura en pocos minutos si tienes los datos preparados. Reúne primero estos y guárdalos donde puedas reutilizarlos; una buena herramienta de facturación los almacena una vez y los rellena por ti.

Todas las facturas necesitan el mismo bloque De. En Simple Invoice abre Negocio en la barra lateral e introduce junto al documento actual tu nombre, dirección, correo e identificador fiscal.

Aquí también vive el logo. Sube un PNG, JPEG, WebP o SVG y se guarda una vez para que lo use cada factura que hagas. Cómo añadir un logo a una factura explica tamaños y formatos.

Configura al mismo tiempo tus valores predeterminados: moneda, plazo de pago, los impuestos que sueles cobrar, el bloque de datos de pago y cualquier nota o condición estándar. Las facturas nuevas parten de estos valores, lo que elimina casi todo el tecleo de los pasos 5 y 6.

Una plantilla decide qué bloques aparecen y qué aspecto tienen. Elige una que encaje con el tipo de trabajo que facturas en lugar de la más bonita: el trabajo por horas quiere una tabla densa con columna de unidad, un retainer de consultoría quiere menos líneas y espacio para describir un hito, una factura de contratista quiere condiciones y una línea de firma. La galería de plantillas describe cada preajuste y a quién le conviene.

Simple Invoice incluye seis preajustes. Cambia entre ellos en Plantilla y adapta colores, tipografías y bloques del documento actual.

Factura a la entidad legal que firmó el acuerdo, escrita tal como aparece en su documentación. Las grandes empresas suelen necesitar un número de pedido o un centro de coste en la factura antes de que cuentas por pagar la tramite; pregúntalo antes de enviar y no después de que la rechacen.

En Clientes puedes elegir o escribir los datos del destinatario para el documento actual.

Cada concepto responde a tres preguntas: qué se hizo, cuánto y a qué precio. Escribe descripciones que el equipo financiero del cliente pueda cotejar con el presupuesto o el contrato: «Rediseño web — fase 2, portada y navegación» gana a «Trabajo de diseño». Si una línea necesita contexto, ponlo en una línea secundaria de detalles en lugar de alargar la descripción.

Las cantidades pueden ser fraccionarias (7,5 horas) y llevar una unidad: horas, días, unidades, m². El importe de cada línea es cantidad por precio, redondeado a los decimales de la moneda, y el subtotal es la suma de las líneas. Simple Invoice los calcula en directo mientras escribes; pulsa Intro en el último campo para añadir la siguiente fila y arrastra el asa para reordenar.

Si debes cobrar impuestos, a qué tipo y cómo deben mostrarse depende de dónde estáis tú y tu cliente y de tu situación de registro. Esa es una pregunta para tu asesor o tu administración tributaria; nuestra guía básica de impuestos explica las piezas en juego sin dar asesoramiento.

Mecánicamente, una herramienta de facturación necesita saber dos cosas: qué líneas están sujetas a impuestos y qué impuestos se aplican. Simple Invoice te permite añadir tantos impuestos como quieras con un nombre y un tipo; cada uno se calcula sobre las líneas sujetas después de los descuentos y se muestra por separado en el bloque de totales. Los descuentos pueden ser por línea (un porcentaje o un importe fijo) o aplicarse a toda la factura antes de impuestos.

Si ya has recibido un anticipo, introdúcelo como Importe pagado. El bloque de totales muestra entonces el total, el importe pagado y el saldo pendiente, que es la cifra que el cliente debe transferir.

El bloque de datos de pago es por donde circula el dinero de verdad. Incluye todos los identificadores que pedirá el banco del cliente: nombre del titular, IBAN o número de cuenta, BIC/SWIFT para transferencias internacionales, nombre del banco y, si lo aceptas, la dirección de un servicio de pago. Revisa estos caracteres dos veces; un dígito traspuesto es el error más lento de corregir.

Las condiciones indican cuándo vence el pago y bajo qué términos. «Pago en un plazo de 14 días desde la fecha de la factura» es más claro que «Neto 14». Si cobras recargos por demora u ofreces un descuento por pago anticipado, este es su sitio. Condiciones de pago de una factura, explicadas cubre las opciones habituales y cómo redactarlas.

En Simple Invoice ambos son bloques: el bloque de pago muestra una lista clave/valor a partir de tus valores predeterminados y el bloque de condiciones imprime el texto de condiciones de la factura. Desactiva cualquiera de los dos para clientes que pagan por enlace con tarjeta y no necesitan datos bancarios en papel.

Toda factura necesita un número único y una fecha. Define un patrón, consulta en tus registros el siguiente número libre e introdúcelo en Numeración. Buenas prácticas de numeración de facturas profundiza en el tema.

La fecha de vencimiento se deriva de la fecha de emisión y de tus condiciones. Simple Invoice la rellena a partir de tu plazo predeterminado y te deja ajustarla; también mantiene un campo de lugar de emisión, una referencia y un número de pedido para los clientes que los necesitan.

Lee la factura como la leerá quien paga. ¿El total es inconfundible? ¿Tus datos bancarios están completos? ¿El nombre del cliente es exactamente el correcto? ¿La descripción coincide con el presupuesto? Cambia al modo de vista previa para ver el documento sin la interfaz de edición y comprueba los saltos de página si la tabla de conceptos es larga.

Después exporta. Simple Invoice genera el PDF a través del diálogo de impresión de tu navegador: elige Exportar → PDF, selecciona Guardar como PDF como destino y mantén los márgenes en Ninguno con los gráficos de fondo activados. El tamaño de papel —A4 o Carta— se toma de la plantilla automáticamente en la mayoría de navegadores. El resultado es un PDF vectorial y ligero con texto real que los sistemas financieros pueden buscar y leer.

También puedes copiar un enlace para compartir. La factura completa se comprime en la parte de la URL posterior a #, que los navegadores nunca envían a un servidor; el destinatario abre una vista de solo lectura en su navegador y puede guardar una copia si también usa la app.

Envía el PDF como adjunto con un asunto breve y concreto: «Factura INV-0042 — Rediseño web fase 2 — vence el 26 sep». Pon el importe, la fecha de vencimiento y el número de factura en el cuerpo para que el destinatario no tenga que abrir el archivo para archivarlo.

Simple Invoice no registra estados como borrador, enviada, pagada o vencida. Anota la fecha de vencimiento y el cobro en tu hoja de cálculo o programa contable. Si el pago no llega, estas plantillas de recordatorio ofrece textos educados y progresivos.

Los pagos tardíos casi siempre se remontan a uno de estos. Compruébalos antes de pulsar enviar.

Cuando termines la primera factura, guarda su PDF o JSON y reutiliza las opciones de la barra lateral para el siguiente documento. Actualiza cliente, número, fechas y conceptos antes de volver a exportar. Cómo facturar como freelance cubre la rutina de anticipos, hitos, retainers y archivo.