Qué incluir en una factura

El documento debe decir lo que es. «Factura» arriba, en el tipo de letra más grande de la página, indica a un equipo financiero que lo envíe a cuentas por pagar en lugar de archivarlo como presupuesto o extracto. Si el documento es otra cosa —una factura proforma, una factura rectificativa, un recibo— el título debe decirlo, porque esos documentos se tratan de forma distinta.

En Simple Invoice el título es un ajuste del bloque de encabezado, así que el mismo diseño puede producir una factura, una proforma o un presupuesto cambiando un solo campo. Factura vs recibo vs presupuesto explica cuándo es correcto cada documento.

Cada factura lleva un número que ninguna otra factura tuya tiene. Las administraciones tributarias suelen esperar que la secuencia sea continua, los clientes lo usan para referenciar el pago y tú lo usas para encontrar el documento más tarde. Un prefijo más un contador con ceros —INV-0042— es suficiente; añadir el año (INV-2026-0042) ayuda cuando archivas por año. Buenas prácticas de numeración de facturas cubre las contrapartidas.

El número debe verse en la cabecera y en los detalles. Introduce en Numeración el siguiente número libre según tu propio registro.

La fecha de emisión sitúa la factura en el tiempo: para tus libros, para el periodo contable del cliente y para calcular cuándo vence el pago. La fecha de vencimiento es la fecha en la que el pago debe llegar; exprésala como una fecha de calendario, no solo como un plazo tipo «30 días», para que nadie tenga que contar.

Algunas facturas también necesitan una fecha de operación o devengo —la fecha en que se entregaron los bienes o se completó el servicio— cuando difiere de la fecha de emisión. Añádela en un campo de referencia o en un bloque de texto si tu jurisdicción lo pide.

Escribe las fechas en un formato que el cliente no pueda malinterpretar. 12/09/2026 significa cosas distintas en países distintos; 12 de septiembre de 2026 o 2026-09-12 no. Simple Invoice formatea las fechas a partir de un patrón que eliges, en cualquiera de veinticinco configuraciones regionales, así que un cliente francés puede recibir 12 septembre 2026 sin que tú lo teclees.

Nombre, dirección y una forma de contactarte como mínimo. Si estás registrado a efectos de IVA, GST o un impuesto similar, el número de registro suele ser obligatorio. En algunos países, los autónomos deben mostrar su propio nombre junto al nombre comercial, y las sociedades a menudo deben mostrar su número de registro y su domicilio social.

Este es el bloque De. Rellénalo una vez en tu perfil de negocio; Simple Invoice lo copia como instantánea en cada factura, así que las facturas antiguas conservan los datos que eran correctos cuando se emitieron.

El bloque Facturar a nombra a quien debe el dinero. Usa la entidad legal que te contrató, con su dirección y —cuando las normas fiscales lo exijan, por ejemplo en ventas entre empresas de distintos países— su número de identificación fiscal. Si el cliente te dio un nombre de contacto, un departamento o un centro de coste para la factura, inclúyelo; los equipos de cuentas por pagar clasifican por estos campos.

Simple Invoice mantiene una lista de Clientes para que estos datos se introduzcan una vez y se elijan desde un desplegable. Los campos adicionales de un cliente (un centro de coste, un número de proveedor que te asignaron) se imprimen en el bloque Facturar a cuando el interruptor de campos adicionales del bloque está activado.

Cada línea describe un entregable con la concreción suficiente para que la persona que aprueba el pago pueda cotejarlo con un pedido, un presupuesto o un contrato. Incluye el periodo en trabajos por tiempo («Consultoría — agosto de 2026»), el entregable en trabajos por proyecto («Sistema de logo — archivos finales») y el nombre del producto y la variante en el caso de bienes.

El bloque de conceptos contiene una fila por línea. Una línea secundaria de detalles bajo cada descripción es el lugar adecuado para notas de alcance, fechas trabajadas o una referencia de ticket, de modo que la descripción principal siga siendo lo bastante corta para leerse de un vistazo.

Para cada línea: cuántos, de qué unidad, a qué precio y el importe resultante. Para un entregable a precio fijo la cantidad es uno y el precio es el importe. Mostrar la aritmética permite al cliente verificar el total sin preguntar, y es lo que las administraciones tributarias quieren decir cuando exigen el precio unitario y la cantidad.

Simple Invoice muestra columnas de número, unidad, cantidad, precio, impuesto, descuento e importe; oculta las que una factura concreta no necesite. Los importes de línea son cantidad por precio, redondeados a los decimales de la moneda, con cualquier descuento por línea aplicado y mostrado.

El bloque de totales va desde la suma de las líneas hasta la cifra que el cliente debe pagar: subtotal, cualquier descuento a nivel de factura, cada impuesto mostrado por separado con su nombre y tipo, el total, cualquier importe ya pagado y el saldo pendiente. Cuando cobras impuestos, deben aparecer el importe del impuesto y el tipo aplicado; cuando una línea está exenta o a tipo cero, la factura debería indicarlo. Conceptos básicos de impuestos en facturas explica el vocabulario.

Haz que el saldo pendiente sea el número más visible de la página. Simple Invoice lo resalta por defecto y muestra el importe pagado y el saldo pendiente siempre que se haya registrado un anticipo.

Indica la moneda una vez, sin ambigüedad. Un $ a secas puede ser estadounidense, canadiense, australiano u otros varios; el código ISO —USD, CAD, AUD— nunca es ambiguo, así que úsalo al menos una vez, por ejemplo junto al total o en las condiciones de pago.

Simple Invoice formatea cada importe a partir de un código de moneda ISO y te permite mostrar el símbolo, el código o ambos, con separadores y decimales adaptados a la configuración regional del cliente. Cómo facturar a clientes internacionales cubre cómo elegir y presentar una moneda.

Los datos de pago son la parte que los clientes más a menudo tienen que pedir. Facilita todos los identificadores que solicitará su banco, exactamente como los registra tu banco.

Indica el plazo de pago en lenguaje llano y las consecuencias de no cumplirlo, si aplicas alguna. «Pago en un plazo de 14 días desde la fecha de la factura. Los pagos tardíos pueden generar intereses conforme a la ley» está completo; «Neto 14» da por hecho que el lector conoce la abreviatura. Si ofreces un descuento por pago anticipado o exiges un anticipo, esas condiciones también van aquí. Condiciones de pago de una factura, explicadas tiene redacciones que puedes adaptar.

El bloque de condiciones imprime tu texto de condiciones predeterminado; edítalo en cada factura cuando un cliente haya negociado algo distinto.

Ninguno de estos es obligatorio en todos los casos, y cada uno elimina un motivo para que el cliente te escriba en lugar de pagar.

No incluyas más datos personales de los que el cliente necesita: tu fecha de nacimiento o un número de identidad personal rara vez tienen sitio en una factura a menos que tu administración tributaria lo exija. No incluyas números de tarjeta completos, contraseñas de un portal de cliente ni desgloses de costes internos que no querrías que reenviaran. Limita el marketing a una sola línea como mucho; la función de la factura es cobrarse, no vender el siguiente proyecto.

Repasa esta lista antes de cada envío. Lleva menos tiempo que un correo de seguimiento.