Reclamar dinero es la parte del trabajo freelance que no le gusta a nadie, y la incomodidad hace que se espere demasiado y luego se escriba con demasiada dureza. Una secuencia de recordatorios resuelve las dos cosas: envías el siguiente mensaje según un calendario y no cuando la frustración llega al máximo, y cada mensaje ya está escrito.
Las plantillas siguientes suben de tono en cuatro pasos. Cada una expone número, importe y vencimiento, vuelve a adjuntar la factura y pide algo concreto. Sustituye los corchetes y mantén el tono. Simple Invoice crea el documento, pero no registra su estado; guarda las fechas de vencimiento en tus propios registros.
Paso 0 — Un aviso de cortesía antes del vencimiento
En facturas grandes o con clientes nuevos, una nota breve unos días antes del vencimiento detecta los problemas cuando todavía hay tiempo de arreglarlos: la factura llegó al buzón equivocado, el número de pedido no coincidía, quien aprueba está de vacaciones. No es una reclamación, así que mantenla ligera.
- Asunto: Factura [INV-0042] — vence el [fecha]
- «Hola [nombre]: solo un aviso de que la factura [INV-0042] por [importe] vence el [fecha]. Te la adjunto de nuevo por comodidad. Si necesitas algo de mi parte para tramitarla, dímelo. Gracias, [tú]»
Paso 1 — Primer recordatorio, de uno a tres días después del vencimiento
Da por hecho que se les pasó. Expón los hechos, adjunta la factura y pregunta cuándo puedes esperar el pago. Envíalo a la dirección de administración con copia a tu contacto.
- Asunto: Vencida: factura [INV-0042] — [importe], vencía el [fecha]
- «Hola [nombre]: la factura [INV-0042] por [importe] vencía el [fecha] y todavía no he recibido el pago. Te la adjunto otra vez. ¿Me puedes decir si ya está programada o si hay algo que la esté frenando? Los datos de pago están en la factura; la referencia es [INV-0042]. Gracias, [tú]»
Paso 2 — Segundo recordatorio, una semana después
Sigue siendo educado, pero ahora concreto. Di cuántos días lleva vencida, pide una fecha de pago y menciona tus condiciones si incluyen intereses de demora, como un hecho y no como una amenaza.
- Asunto: Segundo recordatorio: la factura [INV-0042] lleva [n] días vencida
- «Hola [nombre]: la factura [INV-0042] por [importe] lleva ya [n] días desde su vencimiento del [fecha]. Te agradecería una fecha de pago confirmada antes del [fecha dentro de unos días]. Como indican las condiciones de la factura, los importes vencidos pueden devengar intereses en los términos que permita la ley, algo que preferiría no aplicar. Si la factura está en revisión o hay que corregir algo, dímelo y lo resuelvo. Adjunto la factura. Gracias, [tú]»
Paso 3 — Aviso final, dos o tres semanas de retraso
Breve, formal, con una fecha límite y un siguiente paso explícito. Dirígelo al departamento de administración y al contacto de mayor rango que tengas. Pausa cualquier trabajo en curso para ese cliente hasta que se resuelva, y dilo.
- Asunto: Aviso final: factura [INV-0042] — [importe] vencido desde el [fecha]
- «Estimado/a [nombre]: pese a los recordatorios previos del [fechas], la factura [INV-0042] por [importe], vencida el [fecha], sigue impagada. Te pido que gestiones el pago antes del [fecha límite, dentro de unos siete días]. Si para entonces no he recibido el pago, procederé a [aplicar los intereses de demora previstos en nuestras condiciones / suspender el trabajo en curso / iniciar la reclamación formal de la deuda]. Si consideras que esta factura es errónea, ponte en contacto conmigo antes de esa fecha. Adjunto una copia. Un saludo, [tú]»
La llamada intermedia
Entre los pasos 2 y 3, una llamada de dos minutos al departamento de administración suele conseguir lo que no lograron tres correos. Pregunta si la factura se ha recibido y aprobado, si falta un pedido o una ficha de proveedor y cuándo es la próxima remesa de pagos. Anota el nombre de quien te atiende y lo que te dijo, y confírmalo luego por correo. La mayoría de las facturas atascadas están detenidas en un paso del que nadie te avisó.
Después del aviso final
Si pasa la fecha límite, haz lo que dijiste que harías. Las opciones, más o menos por orden de escalada: aplicar los intereses y la compensación que permitan tus condiciones y la ley local y emitir un estado de cuenta actualizado; parar el trabajo y retener los entregables que aún no hayas entregado; enviar un requerimiento formal previo a la reclamación; usar un procedimiento judicial de escasa cuantía o equivalente, que en muchos países está pensado justo para esto y no necesita abogado; o ceder la deuda a una agencia de recobro. Cuáles están disponibles y cuáles tienen sentido depende de dónde estéis tú y el cliente y del importe.
Sea cual sea el desenlace, anótalo en tu propio registro. Indica que la factura está pagada cuando se liquide o anulada si la das por incobrable, para que la serie siga completa y comprensible.
Cuando hay varias facturas vencidas
Si un cliente tiene varias facturas vencidas, reclámaselas con un único estado de cuenta: una tabla breve de números, fechas, importes y días de retraso, con el total al final. Créala a partir de tus registros de cobro externos o usa la plantilla Minimal para hacer un documento de bloques de texto con los importes pendientes.
Evitar el siguiente impago
El mejor recordatorio es el que no envías. Cómo facturar como freelance repasa los hábitos que reducen los retrasos: condiciones acordadas de antemano, un pedido en la mano antes de empezar, anticipos e hitos en los proyectos grandes, una factura que tenga todo lo que necesita quien la aprueba y un repaso semanal a la lista de vencidas para que ninguna factura envejezca sin que nadie la mire.
Preguntas
¿Cuánto debo esperar tras el vencimiento para el primer recordatorio?
De uno a tres días hábiles. Esperar más transmite que la fecha de vencimiento era flexible; enviarlo el mismo día del vencimiento puede parecer precipitado si el cliente ya tiene la transferencia en marcha.
¿Debo ser más firme si el cliente es una empresa grande?
Más firme no: más procedimental. Las empresas grandes pagan a través de procesos; la vía más rápida es averiguar en qué paso está atascada la factura (recibida, casada con un pedido, aprobada, programada) y pedir ese paso. Guarda el tono firme para un cliente que ha reconocido la deuda y aun así no paga.
¿Cobro de verdad el recargo por demora?
Mencionarlo mueve las facturas; cobrarlo es una decisión sobre la relación con el cliente. Mucha gente lo aplica en el aviso final y renuncia a él una vez cobrada la factura. Si dices que lo vas a cobrar, hazlo: si no, el siguiente recordatorio no tendrá ningún peso.