Las condiciones de pago son la parte de la factura que dice cuándo vence el dinero y bajo qué condiciones. También son la parte que más a menudo se escribe en una jerga que el lector quizá no comparte. «Net 30» es evidente para un departamento de administración y opaco para un cliente primerizo; «al recibo» suena firme y no le da a nadie una fecha que planificar.
Esta guía explica condiciones habituales y redacciones claras. En Simple Invoice viven en un bloque del documento actual; es información general, no asesoramiento legal.
Qué cubren las condiciones de pago
Un conjunto completo de condiciones responde a cinco preguntas. La mayoría de facturas solo necesita detallar las dos primeras, pero el resto debería estar acordado en algún sitio que el cliente haya visto.
- Cuándo vence el pago: un plazo desde la fecha de la factura o una fecha fija.
- Cómo debe pagarse: transferencia bancaria, tarjeta, un servicio de pago… y quién asume las comisiones.
- Qué pasa si se retrasa: intereses, un recargo fijo, la suspensión del trabajo.
- Si hay algo por adelantado: un anticipo o una señal, y si es reembolsable.
- Algún incentivo para pagar antes: un pequeño descuento por pagar dentro de un plazo más corto.
Las condiciones habituales y qué significan
Estas son las expresiones que verás en facturas y contratos.
- Al recibo — se espera el pago en cuanto el cliente recibe la factura. En la práctica significa «en cuanto lo permita vuestro proceso», que para una empresa pueden ser semanas. Acompáñalo de una fecha concreta.
- Net 7 / Net 14 / Net 30 — el importe completo vence a los 7, 14 o 30 días de la fecha de la factura. Net 30 es lo habitual en muchos departamentos financieros corporativos; quienes trabajan como freelance con particulares y pequeños negocios suelen usar 14.
- Fin de mes (EOM) — vence al final del mes en que se emitió la factura; Net 30 EOM significa 30 días después de esa fecha.
- 2/10 Net 30 — un descuento por pronto pago: paga en 10 días y descuenta un dos por ciento; si no, el importe completo vence a los 30. Rara vez compensa en facturas pequeñas.
- Pago por adelantado / anticipo — una parte o la totalidad del importe antes de empezar el trabajo.
- Pagos por hitos — importes ligados a entregables, cada uno con su propia factura y su fecha de vencimiento.
Elegir un plazo de pago
Cuanto más corto, mejor para ti, pero solo si el cliente puede cumplirlo de verdad. Los particulares y las empresas pequeñas suelen poder pagar en una o dos semanas. Las empresas grandes pagan en ciclos fijos y pagarán según su plazo estándar diga lo que diga tu factura: pedir 14 días a un cliente cuya política es de 45 no acelera nada, pero conocer su ciclo te permite calcular cuándo enviar la factura para que entre antes de una remesa.
Catorce días suele ser razonable. Indica plazo y fecha de forma expresa e introduce el vencimiento en Detalles; Condiciones puede repetir la redacción.
Anticipos e hitos
Un anticipo —habitualmente una parte fija del precio del proyecto, facturada antes de empezar— te protege del impago y financia las primeras semanas. En proyectos largos, divide el resto en hitos ligados a entregables para que cada factura sea lo bastante pequeña como para aprobarse sin una reunión. Indica en la propuesta si el anticipo es reembolsable y qué ocurre si el proyecto se cancela. Cómo facturar como freelance entra más a fondo en los ritmos de facturación.
En la factura final, muestra el anticipo como un importe ya pagado para que el cliente vea el valor total del proyecto, lo que ha pagado y el saldo pendiente. Simple Invoice tiene un campo Importe pagado que hace exactamente eso en el bloque de totales.
Recargos e intereses de demora
Muchas jurisdicciones dan a las empresas el derecho legal de cobrar intereses por facturas comerciales vencidas, a veces con una compensación fija encima, lo mencione o no el contrato; las normas del Reino Unido y de la UE enlazadas abajo son un ejemplo. También puedes acordar un tipo o un recargo contractual, dentro de los límites que apliquen donde operas. En cualquier caso, la política debería estar en el contrato antes del trabajo y repetirse en la factura, no aparecer cuando el pago ya se ha retrasado.
Una redacción que no promete de más: «Los importes vencidos podrán devengar intereses y compensación en los términos que permita la ley». Preserva tus derechos sin citar un tipo que tendrías que comprobar. Cobrar o no el recargo es otra decisión: mucha gente que trabaja como freelance usa ese derecho como palanca en un recordatorio y renuncia a él una vez cobrada la factura.
Redacciones que puedes adaptar
Las frases claras ganan a la jerga. Sustituye los corchetes y coloca el resultado en el bloque Condiciones.
- «El pago vence en un plazo de 14 días desde la fecha de la factura, el [fecha], mediante transferencia bancaria a la cuenta indicada abajo. Indica [número de factura] como concepto del pago».
- «Se abonará un anticipo de [importe] antes de empezar el trabajo, que se descontará de la factura final».
- «Los importes vencidos podrán devengar intereses y compensación en los términos que permita la ley».
- «Las comisiones bancarias de las transferencias internacionales corren a cargo del ordenante; selecciona la opción en la que el importe íntegro llegue al beneficiario».
- «Paga antes del [fecha anterior] para descontar [importe]; el importe completo de [total] vence el [fecha de vencimiento]».
Dónde van las condiciones en la factura
La fecha va en Detalles y la frase junto a los datos de pago. Coloca y adapta el bloque Condiciones para el documento actual. Qué incluir en una factura cubre los elementos cercanos.
Preguntas
¿Qué significa Net 30?
Que el importe completo de la factura vence a los 30 días de la fecha de la factura. No dice nada sobre descuentos ni anticipos salvo que se indiquen aparte.
¿Puedo cambiar las condiciones de pago después de enviar una factura?
Puedes acordar un cambio con el cliente, pero no deberías editar en silencio una factura enviada. Confirma las nuevas condiciones por escrito y, si hay que reemitir la factura, anula la original y emite otra con el número siguiente.
¿Y si no había contrato por escrito?
Las condiciones impresas en la factura siguen comunicando lo que esperas, y las normas legales de morosidad pueden aplicarse igualmente. Para el trabajo futuro, pon las condiciones en la propuesta para que estén acordadas antes de que llegue la factura.