Devis, factures et reçus se ressemblent — les mêmes parties, les mêmes lignes, les mêmes totaux — et on les confond souvent. La différence tient à ce que chacun affirme. Un devis propose un prix. Une facture réclame un paiement. Un reçu confirme que le paiement a eu lieu. Envoyez le mauvais et un client peut payer trop tôt, pas du tout, ou deux fois.
Ce guide définit chaque document, ajoute les deux documents proches qui créent le plus de confusion — la facture pro forma et l'avoir — et montre comment tous les produire à partir d'une seule mise en page dans Simple Invoice en changeant le titre et quelques champs.
Devis (ou estimation)
Un devis est une offre : ce que vous proposez de livrer, à quel prix, valable jusqu'à une date indiquée. Une fois que le client l'accepte, les conditions du devis deviennent généralement le contrat, c'est pourquoi un bon devis inclut le périmètre, les exclusions, les conditions de paiement et une période de validité. Une estimation est une version plus souple — une indication de coût qui peut changer — et doit le dire clairement.
Un devis n'est pas une demande de paiement et ne doit jamais porter un numéro issu de votre séquence de factures. Donnez aux devis leur propre préfixe, Q-0001, et référencez le devis accepté sur la facture finale.
Facture pro forma
Une facture pro forma est une facture préliminaire envoyée avant l'expédition des marchandises ou le début des travaux. Elle ressemble exactement à une facture, indique ce qui sera facturé et sert souvent au client à émettre un bon de commande, à organiser un paiement d'avance ou à dédouaner. Ce n'est pas une facture fiscale et elle n'est pas comptabilisée comme une vente ; la vraie facture suit une fois l'affaire confirmée. Parce qu'elle a l'air de la vraie, le titre doit dire Facture pro forma, et elle doit indiquer qu'il ne s'agit pas d'une demande de paiement ou, si un acompte est attendu, le dire clairement. Le modèle de facture pro forma est conçu ainsi.
Facture
La facture est la demande formelle de paiement et le document que les deux parties enregistrent. Elle porte un numéro unique et séquentiel, une date d'émission, une date d'échéance, les coordonnées des deux parties, des lignes détaillées, les taxes le cas échéant et les détails de paiement. Que mettre sur une facture en liste chaque élément. Une fois envoyée, une facture ne se modifie pas — les corrections passent par un avoir ou une facture de remplacement.
Là où une immatriculation fiscale s'applique, la facture est aussi le document fiscal : celui qui permet au client de récupérer la taxe payée et que vous déclarez. C'est pourquoi les administrations fiscales sont pointilleuses sur ce qui y figure.
Reçu
Un reçu confirme que le paiement a été reçu. Il référence la facture, indique le montant, la date et le moyen, et s'émet après l'arrivée de l'argent. Pour les clients professionnels qui paient par virement, la facture marquée payée plus leur relevé bancaire suffisent en général et un reçu séparé est rarement demandé. Les particuliers qui paient en espèces ou par carte en attendent un.
Un reçu n'est pas une facture et n'a pas besoin d'un numéro de facture à lui ; « Reçu pour la facture INV-0042 » est l'intitulé le plus clair. Si vous émettez des reçus régulièrement, donnez-leur leur propre séquence.
Avoir
Un avoir annule tout ou partie d'une facture : un article retourné, une erreur de facturation, une remise convenue après coup. Il référence la facture d'origine, affiche les montants crédités (en positif sur un document clairement intitulé Avoir, ou en négatif, selon la convention locale) et soit réduit ce que le client doit, soit enregistre un remboursement. Dans de nombreuses juridictions, c'est la voie obligatoire pour corriger une facture émise, plutôt que de la modifier ou de la supprimer.
La séquence habituelle
Un projet typique produit les documents dans cet ordre. Tous les projets n'ont pas besoin de chacun.
- Devis — propose le travail et le prix ; le client accepte.
- Facture pro forma — si le client a besoin d'un document pour émettre un bon de commande ou payer d'avance.
- Facture d'acompte — une vraie facture pour l'avance, numérotée dans la séquence.
- Facture — pour le solde à l'achèvement, en affichant l'acompte comme montant payé.
- Reçu — si le client demande une confirmation après paiement.
- Avoir — seulement si quelque chose sur une facture doit être annulé.
Un modèle, cinq documents
Parce que les documents partagent une mise en page, vous n'avez pas besoin de cinq modèles. Dans Simple Invoice, le titre du document est un champ du bloc d'en-tête et chaque libellé imprimé est modifiable, si bien qu'un devis est la mise en page de facture intitulée Devis avec le bloc Détails affichant « Valable jusqu'au » au lieu de « Date d'échéance », et un reçu est la même mise en page intitulée Reçu avec une note référençant la facture payée. Enregistrez chaque variante comme son propre modèle pour que le titre, les libellés et les blocs visibles soient à un clic.
Deux habitudes séparent les documents dans vos archives. D'abord, donnez aux non-factures un préfixe différent dans le champ numéro pour qu'elles ne consomment jamais un numéro de facture — voir les bonnes pratiques de numérotation. Ensuite, lorsqu'un devis ou une pro forma est accepté, dupliquez-le plutôt que de le modifier : le duplicata prend le numéro de facture suivant et la date du jour, vous changez le titre en Facture, et l'original reste comme trace de ce qui a été proposé.
Repères rapides
En cas de doute, demandez-vous ce que le document affirme.
- Devis — « Voici ce que cela coûterait. » Avant l'accord. Numérotation propre.
- Facture pro forma — « Voici ce qui vous sera facturé. » Après l'accord, avant la livraison. Pas un document fiscal.
- Facture — « Merci de régler ceci. » Après la livraison ou à un jalon. Numéro séquentiel ; le document fiscal.
- Reçu — « Vous avez payé ceci. » Après le paiement. Référence la facture.
- Avoir — « Nous vous devons ceci en retour. » Corrige ou annule une facture. Référence la facture.
Questions
Un devis est-il juridiquement contraignant ?
Souvent, une fois que le client l'accepte dans la période de validité — c'est pourquoi les devis doivent indiquer le périmètre, les exclusions et leur durée de validité. Une estimation n'est généralement pas contraignante et doit être intitulée comme telle. Les règles varient selon les juridictions.
Un client peut-il payer sur une facture pro forma ?
Il le peut, et le paiement d'avance est l'une des raisons d'être des factures pro forma. Une fois le paiement reçu, émettez une vraie facture avec un numéro séquentiel et marquez l'acompte comme montant payé pour que la comptabilité et les déclarations fiscales soient justes.
Dois-je remettre un reçu ?
Pour les clients professionnels qui paient par virement, c'est rarement exigé ; la facture payée est la pièce. Les particuliers, et certaines règles nationales pour les paiements en espèces ou par carte, en attendent un. Sur demande, un court document référençant la facture, le montant, la date et le moyen suffit.