Oferty, faktury i paragony wyglądają podobnie — te same strony, te same pozycje, te same sumy — i rutynowo się je myli. Różnica polega na tym, co każdy z nich twierdzi. Oferta proponuje cenę. Faktura żąda zapłaty. Paragon potwierdza, że zapłata nastąpiła. Wyślij nie ten dokument, a klient może zapłacić za wcześnie, wcale albo dwa razy.
Ten poradnik definiuje każdy dokument, dodaje dwóch krewnych, którzy powodują najwięcej zamieszania — fakturę pro forma i fakturę korygującą — i pokazuje, jak zrobić je wszystkie z jednego układu w Simple Invoice, zmieniając tytuł i kilka pól.
Oferta (albo wycena)
Oferta to propozycja: co proponujesz dostarczyć, za jaką cenę, ważna do podanej daty. Gdy klient ją zaakceptuje, warunki oferty zwykle stają się umową — dlatego dobra oferta zawiera zakres, wyłączenia, warunki płatności i okres ważności. Wycena to luźniejsza wersja — orientacyjny koszt, który może się zmienić — i powinna to wyraźnie mówić.
Oferta nie jest wezwaniem do zapłaty i nigdy nie powinna nosić numeru z twojego ciągu faktur. Nadaj ofertom własny prefiks, Q-0001, i powołaj się na zaakceptowaną ofertę na późniejszej fakturze.
Faktura pro forma
Faktura pro forma to wstępna faktura wysyłana, zanim towar zostanie wysłany albo praca się zacznie. Wygląda dokładnie jak faktura, mówi, co zostanie policzone, i często służy klientowi do wystawienia zamówienia, zorganizowania płatności z góry albo odprawy celnej. Nie jest fakturą podatkową i nie wchodzi do ksiąg jako sprzedaż; prawdziwa faktura przychodzi po potwierdzeniu transakcji. Ponieważ wygląda jak ta właściwa, tytuł musi mówić Faktura pro forma, a dokument powinien stwierdzać, że nie jest wezwaniem do zapłaty — albo, jeśli oczekiwana jest przedpłata, mówić to wprost. Szablon faktury pro forma jest tak właśnie ustawiony.
Faktura
Faktura to formalne wezwanie do zapłaty i dokument, który zapisują obie strony. Nosi unikalny, kolejny numer, datę wystawienia, termin płatności, dane obu stron, wyszczególnione pozycje, podatki, gdy mają zastosowanie, oraz dane do płatności. Co musi być na fakturze wymienia każdy element. Po wysłaniu faktury się nie edytuje — poprawki idą przez fakturę korygującą albo fakturę zastępczą.
Tam, gdzie występuje rejestracja podatkowa, faktura jest też dokumentem podatkowym: tym, który pozwala klientowi odliczyć zapłacony podatek i który ty raportujesz. Dlatego urzędy skarbowe są tak wymagające co do jej zawartości.
Paragon
Paragon potwierdza, że płatność została otrzymana. Odwołuje się do faktury, podaje kwotę, datę i metodę, a wystawia się go po wpłynięciu pieniędzy. Przy klientach biznesowych płacących przelewem faktura oznaczona jako zapłacona plus ich wyciąg bankowy zwykle spełnia to zadanie i osobnego paragonu rzadko się żąda. Konsumenci płacący gotówką albo kartą go oczekują.
Paragon nie jest fakturą i nie potrzebuje własnego numeru faktury; „Potwierdzenie zapłaty faktury INV-0042” to najczytelniejszy nagłówek. Jeśli wystawiasz paragony regularnie, nadaj im własny ciąg numerów.
Faktura korygująca
Faktura korygująca odwraca całość albo część faktury: zwrócony towar, błąd w rozliczeniu, rabat uzgodniony po fakcie. Odwołuje się do pierwotnej faktury, pokazuje korygowane kwoty (jako liczby dodatnie na dokumencie wyraźnie zatytułowanym Faktura korygująca albo jako ujemne, zależnie od lokalnej konwencji) i albo obniża to, co klient jest winien, albo odnotowuje zwrot. W wielu jurysdykcjach to wymagany sposób poprawiania wystawionej faktury, zamiast jej edytowania czy usuwania.
Typowa kolejność
Typowy projekt produkuje dokumenty w tej kolejności. Nie każdy projekt potrzebuje wszystkich.
- Oferta — proponuje pracę i cenę; klient ją akceptuje.
- Faktura pro forma — jeśli klient potrzebuje dokumentu do wystawienia zamówienia albo przedpłaty.
- Faktura zaliczkowa — prawdziwa faktura na zaliczkę, ponumerowana w ciągu.
- Faktura — na resztę po zakończeniu, pokazująca zaliczkę jako kwotę zapłaconą.
- Paragon — jeśli klient prosi o potwierdzenie po zapłacie.
- Faktura korygująca — tylko wtedy, gdy coś na fakturze trzeba odwrócić.
Jeden szablon, pięć dokumentów
Ponieważ te dokumenty dzielą układ, nie potrzebujesz pięciu szablonów. W Simple Invoice tytuł dokumentu jest polem bloku nagłówka, a każda drukowana etykieta jest edytowalna, więc oferta to układ faktury zatytułowany Oferta, w którym blok szczegółów pokazuje „Ważna do” zamiast „Termin płatności”, a paragon to ten sam układ zatytułowany Potwierdzenie zapłaty z uwagą odwołującą się do zapłaconej faktury. Zapisz każdy wariant jako osobny szablon, żeby tytuł, etykiety i widoczne bloki były o jedno kliknięcie.
Dwa nawyki utrzymują te dokumenty rozdzielone w twojej dokumentacji. Po pierwsze, nadaj dokumentom niebędącym fakturami inny prefiks w polu numeru, żeby nigdy nie zużywały numeru faktury — zobacz dobre praktyki numerowania faktur. Po drugie, gdy oferta albo pro forma zostanie zaakceptowana, zduplikuj ją zamiast edytować: duplikat bierze kolejny numer faktury i dzisiejszą datę, ty zmieniasz tytuł na Faktura, a oryginał zostaje jako zapis tego, co zaoferowano.
Szybka ściąga
W razie wątpliwości zapytaj, co dokument twierdzi.
- Oferta — „Tyle by to kosztowało.” Przed ustaleniami. Własna numeracja.
- Faktura pro forma — „Tyle zostanie policzone.” Po ustaleniach, przed dostawą. Nie jest dokumentem podatkowym.
- Faktura — „Proszę o zapłatę.” Po dostawie albo na etapie. Kolejny numer; dokument podatkowy.
- Paragon — „Zapłaciłeś to.” Po zapłacie. Odwołuje się do faktury.
- Faktura korygująca — „Tyle jesteśmy ci winni z powrotem.” Poprawia albo odwraca fakturę. Odwołuje się do faktury.
Pytania
Czy oferta jest prawnie wiążąca?
Często tak, gdy klient zaakceptuje ją w okresie ważności — dlatego oferty powinny podawać zakres, wyłączenia i czas obowiązywania. Wycena zwykle nie jest wiążąca i powinna być oznaczona jako wycena. Przepisy różnią się w zależności od jurysdykcji.
Czy klient może zapłacić na podstawie faktury pro forma?
Może, a przedpłata to jeden z powodów, dla których faktury pro forma istnieją. Po otrzymaniu płatności wystaw prawdziwą fakturę z kolejnym numerem i oznacz przedpłatę jako kwotę zapłaconą, żeby księgi i rozliczenie podatkowe były poprawne.
Czy muszę wystawić paragon?
Przy klientach biznesowych płacących przelewem rzadko jest wymagany; zapłacona faktura jest dowodem. Konsumenci oraz przepisy niektórych krajów dotyczące płatności gotówką lub kartą tego oczekują. Gdy ktoś poprosi, wystarczy krótki dokument odwołujący się do faktury, kwoty, daty i metody.