Fatura, makbuz ve teklif: hangisini ne zaman gönderin

Teklif bir öneridir: ne teslim etmeyi önerdiğiniz, hangi fiyattan, belirtilen bir tarihe kadar geçerli. Müşteri kabul ettikten sonra teklifin koşulları genellikle sözleşme olur; bu yüzden iyi bir teklif kapsam, istisnalar, ödeme koşulları ve bir geçerlilik süresi içerir. Keşif daha gevşek bir sürümdür — değişebilecek bir maliyet göstergesi — ve bunu açıkça söylemeli.

Teklif bir ödeme talebi değildir ve fatura dizininizden bir fatura numarası asla taşımamalıdır. Tekliflere kendi öneklerini verin, Q-0001, ve kabul edilen teklife nihai faturada atıf edin.

Proforma fatura, mallar sevk edilmeden veya iş başlamadan önce gönderilen ön bir faturadır. Tam olarak bir fatura gibi görünür, ne kesileceğini belirtir ve çoğu zaman müşterinin bir satın alma siparişi açması, peşin ödeme ayarlaması veya gümrüğü geçirmesi için kullanılır. Vergi faturası değildir ve satış olarak deftere girilmez; gerçek fatura işlem kesinleşince gelir. Gerçek gibi göründüğü için başlık Proforma fatura demeli ve bir ödeme talebi olmadığını veya peşin ödeme bekleniyorsa bunu açıkça söylemeli. Proforma fatura şablonu böyle kuruludur.

Fatura resmi ödeme talebidir ve her iki tarafın kaydettiği belgedir. Benzersiz sıralı bir numara, düzenleme tarihi, vade tarihi, her iki tarafın bilgileri, kalemleştirilmiş satırlar, uygulanıyorsa vergiler ve ödeme bilgileri taşır. Faturada neler olmalı her öğeyi listeler. Gönderildikten sonra fatura düzenlenmez — düzeltmeler bir alacak dekontu veya yerine geçen fatura üzerinden gider.

Bir vergi kaydı uygulanıyorsa fatura aynı zamanda vergi belgesidir: müşterinin ödenen vergiyi iade almasını sağlayan ve sizin beyan ettiğiniz belgedir. Vergi dairelerinin üzerinde ne göründüğüne bu kadar titiz olmasının nedeni budur.

Makbuz ödemenin alındığını doğrular. Faturaya atıf eder, tutarı, tarihi ve yöntemi belirtir ve para geldikten sonra düzenlenir. Banka havalesiyle ödeyen işletme müşterileri için ödenmiş işaretli fatura artı banka ekstreleri genellikle işi görür ve ayrı bir makbuz nadiren istenir. Nakit veya kartla ödeyen tüketiciler bir tane bekler.

Makbuz fatura değildir ve kendi fatura numarasına ihtiyaç duymaz; "INV-0042 faturası için makbuz" en açık başlıktır. Düzenli makbuz kesiyorsanız onlara kendi dizilerini verin.

Alacak dekontu bir faturanın tamamını veya bir kısmını tersine çevirir: iade edilen bir kalem, bir faturalama hatası, sonradan anlaşılan bir indirim. Orijinal faturaya atıf eder, alacaklandırılan tutarları gösterir (açıkça Alacak dekontu başlıklı bir belgede pozitif sayılar veya yerel geleneğe göre negatifler olarak) ve ya müşterinin borcunu düşer ya da bir iadeyi kaydeder. Birçok yargı alanında düzenlenmiş bir faturayı düzeltmenin, düzenlemek veya silmek yerine, gereken yoludur.

Tipik bir proje belgeleri bu sırada üretir. Her proje her birine ihtiyaç duymaz.

Belgeler bir düzeni paylaştığı için beş şablona ihtiyacınız yoktur. Simple Invoice’ta belge başlığı başlık bloğundaki bir alandır ve basılan her etiket düzenlenebilir; böylece bir teklif, ayrıntılar bloğunda "Vade tarihi" yerine "Geçerlilik" gösteren Teklif başlıklı fatura düzenidir ve bir makbuz, ödenen faturaya atıf eden bir notla Makbuz başlıklı aynı düzendir. Her varyantı kendi şablonu olarak kaydedin ki başlık, etiketler ve görünen bloklar bir tıklama uzağında olsun.

İki alışkanlık belgeleri kayıtlarınızda ayırır. Birincisi, fatura olmayanlara numara alanında farklı bir önek verin ki asla bir fatura numarası tüketmesinler — fatura numaralandırma iyi uygulamaları sayfasına bakın. İkincisi, bir teklif veya proforma kabul edildiğinde onu düzenlemek yerine çoğaltın: kopya sonraki fatura numarasını ve bugünün tarihini alır, başlığı Fatura olarak değiştirirsiniz ve orijinal teklif edilenin kaydı olarak kalır.

Kuşkuda belgenin ne iddia ettiğini sorun.