Fatura, kim talep ettiğini, kimin borçlu olduğunu, ne teslim edildiğini, bedelini ve nasıl ödeneceğini belirten bir ödeme talebidir. Hazırlamak zor değildir; ancak özensiz bir fatura, ödemenin takılmasının en yaygın nedenidir: eksik bir banka bilgisi, belirsiz bir açıklama veya kimsenin üzerinde anlaşmadığı bir vade tarihi.
Bu rehber boş sayfadan müşterinin gelen kutusundaki PDF’ye kadar tüm süreci adım adım anlatır. Adımlar araca bağlı değildir; işe yaradığı yerde her birinin Simple Invoice içinde nasıl işlediğini gösteriyoruz — hesabı olmayan, tamamen tarayıcınızda çalışan ücretsiz bir fatura oluşturucu.
Başlamadan önce: beş şeyi toplayın
Girdiler hazırsa faturayı birkaç dakikada yazabilirsiniz. Önce bunları toplayın ve yeniden kullanabileceğiniz bir yerde saklayın — iyi bir fatura aracı bunları bir kez kaydeder ve sizin yerinize doldurur.
- İşletme bilgileriniz — yasal veya ticari unvan, adres, e-posta ve göstermeniz gereken vergi veya sicil numarası.
- Müşteri bilgileri — fatura edilecek tam yasal kişi, adresi ve ödemeyi onaylayan kişinin adı veya e-postası.
- Teslim ettiğiniz iş — miktarları ve kararlaştırılan birim fiyatlarıyla hizmet veya malların listesi; mümkünse tekliften veya sözleşmeden alınmış olsun.
- Nasıl ödenmesini istediğiniz — banka hesabı veya IBAN, BIC/SWIFT ya da müşterinin kullanmayı kabul ettiği ödeme hizmeti.
- Koşullar — müşterinin ödemek için kaç günü olduğu ve ödemezse ne olacağı. Bunları faturada değil, işten önce kararlaştırın.
1. adım — İşletme profilinizi bir kez kurun
Her faturada aynı Gönderen bloğu gerekir. Simple Invoice’ta adınızı, adresinizi, e-postanızı ve vergi numaranızı belgedeki Gönderen bloğuna doğrudan yazın.
Logo başlıkta durur. Yükleme karesine tıklayın, bir PNG, JPEG, WebP veya SVG seçin; dosya bu tarayıcıda geçerli belge için saklanır. Faturaya logo eklemek boyut ve biçimleri anlatır.
Aynı anda varsayılanlarınızı da ayarlayın: para birimi, vade süresi, genellikle kestiğiniz vergiler, ödeme bilgileri bloğu ve standart notlar veya koşullar. Yeni faturalar bu değerlerle başlar; böylece 5. ve 6. adımlardaki yazmanın çoğu kalkar.
2. adım — İşe uyan bir şablon seçin
Şablon, hangi blokların görüneceğini ve nasıl görüneceğini belirler. En güzelini değil, fatura kestiğiniz iş türüne uyanı seçin: saatlik iş birim sütunlu sık bir tablo ister, danışmanlık retainer’ı kilometre taşını anlatacak az satır ister, yüklenici faturası koşullar ve imza çizgisi ister. şablon galerisi her ön ayarı ve kime uygun olduğunu anlatır.
Simple Invoice on yerleşik ön ayarla gelir. Şablon bölümünde aralarında geçiş yapın; belge zaten açıksa düzenleyici değiştirmeden önce sorar. Renkleri, yazı tiplerini veya blokları ayarladıktan sonra sonucu kendi şablonunuz olarak kaydedebilirsiniz.
3. adım — Müşteriyi ekleyin
Sözleşmeyi imzalayan yasal kişiyi, evraklarında göründüğü yazımıyla fatura edin. Büyük şirketler fatura işleme alınmadan önce çoğu zaman bir sipariş numarası veya maliyet merkezi ister — fatura geri döndükten sonra değil, göndermeden önce sorun.
Müşteri bilgilerini faturadaki Fatura edilen bloğuna yazın. Ayrı bir müşteri listesi yoktur — her belge elle doldurulur.
4. adım — Kalemleri ekleyin
Her kalem üç soruyu yanıtlar: ne yapıldı, ne kadarı ve hangi birim fiyattan. Açıklamaları müşterinin finans ekibinin teklifle veya sözleşmeyle eşleştirebileceği şekilde yazın — "Web sitesi yeniden tasarımı — 2. aşama, ana sayfa ve gezinme", "Tasarım işi"nden iyidir. Bir satıra bağlam gerekiyorsa açıklamayı uzatmak yerine ikincil ayrıntı satırına koyun.
Miktarlar kesirli olabilir (7,5 saat) ve birim taşıyabilir — saat, gün, adet, m². Satır tutarı miktar çarpı birim fiyattır, para biriminin ondalığına yuvarlanır; ara toplam satırların toplamıdır. Simple Invoice bunları yazarken canlı hesaplar; sonraki satırı eklemek için son alanda Enter’a basın ve sırayı değiştirmek için tutamacı sürükleyin.
- Satır başına bir teslimat. Her şeyi tek satırda toplamak soru davet eder.
- Müşterinin kalemleri işaretleyebilmesi için teklifin sırasını koruyun.
- Anlaştığınız birimleri ve fiyatları kullanın. Bir şey değiştiyse notlarda söyleyin.
5. adım — Vergileri ve indirimleri uygulayın
Vergi kesip kesmeyeceğiniz, hangi oranda ve nasıl gösterileceği sizin ve müşterinizin bulunduğu yere ve kayıt durumunuza bağlıdır. Bu, muhasebecinize veya vergi dairesine sorulacak bir sorudur — vergi temelleri rehberimiz tavsiye vermeden hareketli parçaları açıklar.
Mekanik olarak bir fatura aracının iki şeyi bilmesi gerekir: hangi satırlar vergilidir ve hangi vergiler uygulanır. Simple Invoice etiket ve oranla istediğiniz kadar vergi eklemenize izin verir; her biri indirimlerden sonra vergiye tabi satırlar üzerinden hesaplanır ve toplamlar bloğunda ayrı gösterilir. İndirimler satır başına (yüzde veya sabit tutar) veya vergiden önce faturanın tamamına uygulanabilir.
Daha önce bir avans aldıysanız bunu Ödenen tutar olarak girin. Toplamlar bloğu o zaman genel toplamı, ödenen tutarı ve kalan bakiyeyi gösterir; müşterinin havale etmesi gereken rakam budur.
6. adım — Ödeme bilgileri ve koşullar
Ödeme bilgileri bloğu paranın gerçekten yönlendirildiği yerdir. Müşterinin bankasının soracağı her tanımlayıcıyı ekleyin: hesap sahibi adı, IBAN veya hesap numarası, uluslararası havaleler için BIC/SWIFT, banka adı ve kabul ediyorsanız bir ödeme hizmeti adresi. Bu karakterleri iki kez kontrol edin; yer değiştiren bir rakam, toparlanması en yavaş hatadır.
Koşullar ödemenin ne zaman ve hangi şartlarla vadesinin geldiğini belirtir. "Fatura tarihinden itibaren 14 gün içinde vadesi gelir", "Net 14"ten daha açıktır. Gecikme ücreti kesiyor veya erken ödeme indirimi sunuyorsanız yeri burasıdır. Fatura ödeme koşulları açıklandı yaygın seçenekleri ve nasıl yazılacağını anlatır.
Simple Invoice’ta ikisi de bloktur: ödeme bloğu varsayılanlarınızdan bir anahtar/değer listesi basar, koşullar bloğu faturanın koşullar metnini yazar. Kart bağlantısıyla ödeyen ve kâğıtta banka bilgisi gerekmeyen müşteriler için herhangi birini kapatın.
7. adım — Faturayı numaralandırın ve tarihleyin
Her faturanın benzersiz, sıralı bir numarası ve düzenleme tarihi gerekir. Birçok yargı alanı dizinin kesintisiz olmasını ister ve müşterinizin sistemi yineleneni reddeder. Kalıbı bir kez kararlaştırın — bir önek, isteğe bağlı yıl ve INV-2026-0042 gibi sıfırla doldurulmuş bir sayaç — ve aracın artırmasına bırakın. Fatura numaralandırma iyi uygulamaları daha derine iner.
Vade tarihi, düzenleme tarihi ve koşullarınızdan gelir. Simple Invoice bunu varsayılan vade sürenizden doldurur ve ayarlamanıza izin verir; ihtiyaç duyan müşteriler için düzenleme yeri, referans ve sipariş numarası alanlarını da tutar.
8. adım — Gözden geçirin, sonra PDF dışa aktarın
Faturayı ödeyecek kişi gibi okuyun. Toplam açık mı? Banka bilgileriniz tam mı? Müşteri adı tam olarak doğru mu? Açıklama teklifle uyuşuyor mu? Düzenleme çerçevesi olmadan belgeyi görmek için önizleme kipine geçin ve kalem tablosu uzunsa sayfa kırılımlarını kontrol edin.
Sonra dışa aktarın. Simple Invoice PDF’yi tarayıcınızın yazdırma penceresinden üretir: Dışa aktar → PDF seçin, hedef olarak PDF olarak kaydet’i seçin, kenar boşluklarını Yok’ta ve arka plan grafiklerini açık tutun. Kâğıt boyutu — A4 veya Letter — çoğu tarayıcıda şablondan otomatik gelir. Sonuç, finans sistemlerinin arayıp okuyabileceği gerçek metinli, küçük, vektörel bir PDF’dir.
Bir paylaşım bağlantısı da kopyalayabilirsiniz. Faturanın tamamı URL’nin # sonrası kısmına sıkıştırılır; tarayıcılar bunu sunucuya göndermez. Alıcı tarayıcısında salt okunur bir görünüm açar ve uygulamayı kullanıyorsa bir kopya kaydedebilir.
9. adım — Gönderin ve takip edin
PDF’yi kısa, belirli bir konu satırıyla ek olarak gönderin: "Fatura INV-0042 — Web sitesi yeniden tasarımı 2. aşama — vade 26 Eyl". Tutarı, vade tarihini ve fatura numarasını gövdeye koyun ki alıcı dosyalamak için dosyayı açmak zorunda kalmasın.
Simple Invoice taslak, gönderildi, ödendi veya gecikti durumlarını takip etmez; vade tarihini ve ödemeyi kendi tablonuzda veya muhasebe aracınızda kaydedin. Ödeme gelmezse bu hatırlatma şablonları nazik, kademeli bir dil verir.
Ödemeyi geciktiren yaygın hatalar
Geciken ödemeler genellikle bunlardan birine dayanır. Göndermeden önce bunları kontrol edin.
- Yanlış kişi. Sözleşme yapan şirket yerine konuştuğunuz kişiyi fatura etmek.
- Eksik sipariş numarası. Büyük müşteriler onsuz ödeyemez ve sistemleri size söylemez.
- Belirsiz açıklamalar. Onaylayanın bir anlaşmayla eşleştiremediği her şey sorguya gider.
- Eksik banka bilgileri. Uluslararası havale için BIC yokluğu veya bankanın kaydıyla uyuşmayan hesap adı.
- Vade tarihi yok. Tarihsiz "teslimde ödenir" müşteriye planlayacak bir şey vermez.
- Yinelenen veya düzenlenen numaralar. Yeniden kullanılan numaralar yinelenen diye reddedilir; düzenlenenler kendi denetim izinizi bozar.
Sonraki adımlar
Bir fatura hazırladıktan sonra PDF veya JSON dosyasını saklayın, sonra sonraki belge için düzenleyicinin kenar çubuğu seçimlerini yeniden kullanın. Yeniden dışa aktarmadan önce müşteriyi, numarayı, tarihleri ve kalemleri güncelleyin. Serbest çalışan olarak fatura kesmek faturalamanın çevresindeki rutini anlatır: avanslar, kilometre taşları, retainer’lar ve kayıt tutma.
Sorular
Ücretsiz fatura hazırlayabilir miyim?
Evet. Simple Invoice her özelliği dahil ve hesapsız ücretsizdir. Tarayıcınızda çalışır, verileri yerelde saklar ve yazdırma penceresinden PDF dışa aktarır. SSS bunun pratikte nasıl işlediğini açıklar.
Bir faturayı geçerli kılan nedir?
Gereksinimler ülkeye ve KDV, GST veya satış vergisine kayıtlı olup olmadığınıza göre değişir. Genel olarak faturanın fatura sözcüğünü, benzersiz bir numarayı, tarihleri, her iki tarafın bilgilerini, bir açıklamayı, tutarları ve geçerli vergileri içermesi gerekir. Faturada neler olmalı her öğeyi listeler; ayrıntıları vergi dairenizle doğrulayın.
Faturaları Word veya Excel’de mi hazırlamalıyım?
Bir kelime işlemci veya tablo, birkaç fatura için işe yarar; ancak numaralandırma, toplamlar ve tutarlı düzen elle yürür. Fatura oluşturucu ile Word şablonu ve Excel şablonu karşılaştırması seçenekleri dürüstçe tartar.
Faturayı PDF’ye nasıl çeviririm?
Dışa aktar → PDF kullanın, yazdırma penceresinde PDF olarak kaydet’i seçin, kenar boşluklarını Yok’ta ve arka plan grafiklerini açık tutun. Kâğıt boyutu Chrome, Edge ve Firefox’ta şablona uyacak şekilde önceden seçilir; Safari’de elle ayarlayın.