Faturada neler olmalı

Belge ne olduğunu söylemeli. Sayfanın en büyük puntoyla üstündeki "Fatura", finans ekibine bunu teklif veya ekstresi olarak dosyalamak yerine borçlar hesabına yönlendirmesini söyler. Belge başka bir şeyse — proforma fatura, alacak dekontu, makbuz — başlık bunu söylemeli; çünkü bu belgeler farklı işlem görür.

Simple Invoice’ta başlık, başlık bloğunun bir ayarıdır; böylece aynı düzen bir alanı değiştirerek fatura, proforma veya teklif üretebilir. Fatura, makbuz ve teklif hangisinin doğru belge olduğunu açıklar.

Her fatura, sizden çıkan başka hiçbir faturanın taşımadığı bir numara taşır. Vergi daireleri genellikle dizinin kesintisiz olmasını bekler, müşteriler ödemeyi bununla referans eder ve siz belgeyi sonra bununla bulursunuz. Önek artı doldurulmuş sayaç — INV-0042 — yeterlidir; yılı eklemek (INV-2026-0042) yıla göre dosyaladığınızda yardımcı olur. Fatura numaralandırma iyi uygulamaları ödünleri anlatır.

Numara iki yerde durur: başlığın yanında belirgin ve ayrıntılar listesinde, böylece belirsizlik kalmaz. Simple Invoice bunu başlık bloğunda gösterebilir ve her zaman ayrıntılar bloğunda listeler; sayaç her fatura oluşturduğunuzda artar ve bir numara zaten kullanımdaysa sizi uyarır.

Düzenleme tarihi faturayı zamanda sabitle — sizin defterleriniz, müşterinin muhasebe dönemi ve ödemenin ne zaman vadesinin geldiğini hesaplamak için. Vade tarihi, ödemenin gelmesi gereken gündür; yalnızca "30 gün" gibi bir koşul değil, takvim tarihi olarak yazın ki kimse saymak zorunda kalmasın.

Bazı faturalar, malların teslim edildiği veya hizmetin tamamlandığı tarih düzenleme tarihinden farklıysa bir teslimat tarihi veya vergi noktası da ister. Yargı alanınız istiyorsa bunu bir referans alanına veya metin bloğuna ekleyin.

Tarihleri müşterinin yanlış okuyamayacağı bir biçimde yazın. 12/09/2026 farklı ülkelerde farklı şeyler demektir; 12 Eylül 2026 veya 2026-09-12 demez. Simple Invoice tarihleri seçtiğiniz bir desenden, yirmi beş yerel ayardan herhangi birinde biçimler; böylece Fransız bir müşteri sizin yazmanıza gerek kalmadan 12 septembre 2026 alabilir.

En azından ad, adres ve size ulaşmanın bir yolu. KDV, GST veya benzer bir vergiye kayıtlıysanız kayıt numarası genellikle zorunludur. Bazı ülkelerde şahıs şirketleri ticari unvanın yanında kendi adlarını göstermelidir; şirketler çoğu zaman sicil numaralarını ve kayıtlı merkezlerini göstermelidir.

Bu Gönderen bloğudur. İşletme profilinizde bir kez doldurun; Simple Invoice bunu her faturaya anlık kaydeder, böylece eski faturalar düzenlendikleri anda doğru olan bilgileri korur.

Fatura edilen bloğu parayı kimin borçlu olduğunu adlandırır. Sizinle sözleşme yapan yasal kişiyi, adresiyle ve — vergi kurallarının istediği yerde, örneğin sınır ötesi işletmeden işletmeye satışlarda — vergi kayıt numarasıyla kullanın. Müşteri fatura için bir iletişim adı, birim veya maliyet merkezi verdiyse ekleyin; borçlar ekipleri bu alanlara göre yönlendirir.

Bu bilgileri faturadaki Fatura edilen bloğuna yazın. Ekstra alanlar (bir maliyet merkezi, size atadıkları tedarikçi numarası) bloğun ekstra alanlar anahtarı açıkken basılır.

Her satır, ödemeyi onaylayan kişinin onu bir sipariş, teklif veya sözleşmeyle eşleştirebileceği kadar spesifik bir teslimatı anlatır. Zamana dayalı iş için dönemi ("Danışmanlık — Ağustos 2026"), proje işi için teslimatı ("Logo sistemi — son dosyalar"), mallar için ürün adı ve çeşidini ekleyin.

Kalemler bloğu satır başına bir satır taşır. Her açıklamanın altındaki ikincil ayrıntı satırı kapsam notları, çalışılan tarihler veya bir bilet referansı için doğru yerdir; böylece ana açıklama taranacak kadar kısa kalır.

Her satır için: kaçı, hangi birimden, hangi fiyattan ve ortaya çıkan tutar. Sabit fiyatlı bir teslimatta miktar birdir ve birim fiyat fiyattır. Aritmetiği göstermek müşterinin sormadan toplamı doğrulamasını sağlar ve vergi dairelerinin birim fiyat ile miktar istediğinde kastettiği budur.

Simple Invoice numara, birim, miktar, birim fiyat, vergi, indirim ve tutar sütunlarını gösterir; belirli bir faturanın ihtiyaç duymadıklarını gizleyin. Satır tutarları miktar çarpı birim fiyattır, para biriminin ondalığına yuvarlanır; satır indirimi uygulanır ve gösterilir.

Toplamlar bloğu satırların toplamından müşterinin ödemesi gereken rakama gider: ara toplam, varsa fatura düzeyi indirim, her vergi etiket ve oranıyla ayrı, genel toplam, zaten ödenen tutar ve kalan bakiye. Vergi kestiğinizde vergi tutarı ve uygulanan oran görünmelidir; bir satır muaf veya sıfır oranlıysa fatura bunu söylemeli. Faturalarda vergi temelleri söz varlığını açıklar.

Kalan bakiyeyi sayfadaki en görünür rakam yapın. Simple Invoice bunu varsayılan olarak vurgular ve bir avans kaydedildiğinde ödenen tutarı ve kalan bakiyeyi gösterir.

Para birimini bir kez, belirsizlik olmadan belirtin. Yalnızca $ ABD, Kanada, Avustralya veya birkaç başka para birimi olabilir; ISO kodu — USD, CAD, AUD — asla belirsiz değildir, bu yüzden en az bir kez, örneğin toplamın yanında veya ödeme koşullarında kullanın.

Simple Invoice her tutarı bir ISO para birimi kodundan biçimler; sembolü, kodu veya ikisini göstermeninize izin verir, ayırıcılar ve ondalıklar müşterinin yerel ayarına uyar. Yurt dışı müşterilere fatura kesmek para birimi seçmeyi ve sunmayı anlatır.

Ödeme bilgileri, müşterilerin en sık sormak zorunda kaldığı kısımdır. Bankalarının isteyeceği her tanımlayıcıyı, bankanızın kaydettiği haliyle verin.

Vade süresini sade dilde ve uyguluyorsanız kaçırmanın sonuçlarını belirtin. "Ödeme, fatura tarihinden itibaren 14 gün içinde vadesi gelir. Geciken ödemelere yasaların izin verdiği ölçüde faiz uygulanabilir." eksiksizdir; "Net 14" okuyucunun kısaltmayı bildiğini varsayar. Erken ödeme indirimi sunuyor veya avans istiyorsanız bu koşullar da buraya aittir. Fatura ödeme koşulları açıklandı uyarlayabileceğiniz ifadeler içerir.

Koşullar bloğu varsayılan koşullar metninizi basar; bir müşteri farklı bir şey müzakere ettiğinde faturaya özel düzenleyin.

Bunların hiçbiri evrensel olarak zorunlu değildir ve her biri müşterinin ödemek yerine geri yazması için bir nedeni kaldırır.

Müşterinin ihtiyaç duyduğundan fazla kişisel veri eklemeyin — doğum tarihiniz veya kişisel kimlik numarası, vergi daireniz istemedikçe nadiren faturaya aittir. Tam kart numaraları, bir müşteri portalı parolaları veya iletilmesini istemeyeceğiniz iç maliyet dökümlerini eklemeyin. Pazarlamayı en fazla tek satırda tutun; faturanın işi ödenmektir, sonraki projeyi satmak değil.

Her gönderiden önce bu listeyi tarayın. Bir takip e-postasından az zaman alır.