Proforma fatura, satış tamamlanmadan önce gönderilen ön faturadır. Gerçeğine benzer ve alıcıdan istenecek tutarı belirtir, ama bir ödeme talebi değildir, vergi belgesi değildir ve defterlere satış olarak girmez. İşi, alıcının harekete geçmesini sağlamaktır: sipariş açmak, kaynak ayırmak, ithalat izni almak veya gümrükten geçirmek.
Bu rehber proforma faturanın ne işe yaradığını, teklif veya fatura yerine ne zaman gönderileceğini, gerçek faturayla karıştırılmamak için neleri belirtmesi gerektiğini ve proforma fatura şablonundan bir dakikada nasıl üretileceğini anlatıyor.
Proforma fatura nedir
*Pro forma* Latincede «şeklen» demektir: tamamlanmış bir olayı kaydetmek için değil, bir usulü yerine getirmek için üretilen belge. Dolayısıyla proforma fatura, kararlaştırılmış ama henüz gerçekleştirilmemiş bir işlemi tarif eder — şu mallar, şu miktar, şu fiyat, şu koşullar — üstelik nihai faturanın kullanacağı düzende.
Hiçbir şey teslim edilmediği için hiçbir şey borç değildir. Proforma fatura satıcı için alacak, alıcı için yükümlülük doğurmaz, gerçek sıradan bir fatura numarası taşımaz ve KDV ya da satış vergisi söz konusu olduğunda geçerli bir vergi belgesi değildir. Alıcı onunla ne yaparsa yapsın — peşin ödesin, sipariş açsın, sevkiyat beyan etsin — teslimat gerçekleştiğinde gerçek bir fatura düzenlenmelidir.
Ne zaman kullanılır
Proforma faturalar, anlaşma ile teslimat arasındaki boşluk için vardır. Yaygın durumlar:
- Peşin ödeme. Alıcı siz başlamadan veya sevk etmeden ödemek istiyor ve ödenecek kesin tutarı belirten bir belgeye ihtiyaç duyuyor.
- Sipariş formları. Kurumsal finans ekipleri çoğu zaman fiyatı gösteren bir tedarikçi belgesi olmadan sipariş açamaz; proforma tam da o belgedir.
- Uluslararası sevkiyatlar. Gümrük idareleri, nakliyeciler ve akreditif açan bankalar, ticari fatura ortaya çıkmadan malı değerlemek için proforma ister.
- İlke olarak onay. Müşteri taahhüde girmeden önce nihai faturanın nasıl görüneceğini — her satırı, her vergiyi — görmek istiyor.
- Hibeler ve bütçeler. Bir kurumun bütçe kaleminden kaynak ayırmak için tedarikçi belgesine ihtiyacı var.
Proforma, teklif ve fatura
Teklif, alıcının henüz kabul etmediği bir öneridir. Seçenekler içerebilir, bir geçerlilik süresi taşıyabilir ve anlaşmadan önce değişebilir. Proforma fatura kabulden sonra gelir: anlaşma sabitlenmiştir ve belge, alıcının harekete geçebilmesi için bunu yalnızca fatura biçiminde ifade eder. Fatura ise teslimattan sonra gelir ve ödeme talep eder.
Üçü, farklı anlardaki aynı düzendir. Pratikte proforma, sürekli müşterilerde çoğu zaman resmi teklifin yerini alır ve küçük işlerde teklif doğrudan faturaya dönüşür — proforma adımını eklemek yalnızca alıcının ona ihtiyacı olduğunda anlamlıdır. Fatura, makbuz ve teklif belge ailesinin tamamını ve ortaya çıkış sıralarını ortaya koyuyor.
Neleri belirtmeli
Proforma fatura, nihai faturanın taşıyacağı her şeyi taşır — iki taraf, kalemler, miktarlar, fiyatlar, vergiler ve toplam — artı onunla karıştırılmasını engelleyen üç şey:
- Başlıkta «Proforma fatura» ibaresi, «Fatura» değil.
- Kendi referans numarası (örneğin
PF-0007), asla fatura sıranızdan bir numara değil. - Durumu net bir ifade: bunun bir ödeme talebi olmadığı ya da peşin ödeme bekleniyorsa tutarı, nasıl ödeneceği ve ardından bir vergi faturasının düzenleneceği.
- Bir geçerlilik tarihi — fiyatlar ve kurlar hareket eder; proforma ne kadar süre geçerli olduğunu söylemelidir.
- Sevkiyatlarda: gümrük idaresinin istediği şekilde menşe ülkesi, ağırlıklar, GTİP veya tarife kodları ve teslim şekli.
Proformadan faturaya
Mal sevk edildiğinde veya iş bittiğinde gerçek faturayı düzenleyin. Sıranızdaki bir sonraki numarayı ve bugünün tarihini alır, proformanın satırlarını ve toplamlarını tekrarlar (teslimat değiştiyse güncellenmiş hâliyle) ve alıcı proformaya karşılık peşin ödeme yaptıysa bu ödemeyi ödenen tutar olarak gösterir ki kalan bakiye doğru olsun. Faturada proformaya atıf yapın — «PF-0007 sayılı proforma uyarınca» — böylece alıcının finans ekibi ikisini eşleştirebilir.
Proformayı düzenleyerek faturaya çevirmeyin. Onu çoğaltın ki proforma neyin vaat edildiğinin kaydı olarak kalsın. Fatura numaralandırma iyi uygulamaları fatura olmayan belgeler için ayrı bir ön ekin sırayı neden temiz tuttuğunu açıklıyor.
SimpleInvoice'ta nasıl hazırlanır
Proforma fatura şablonu, başlığı değiştirilmiş, ayrıntılar bloğunda «Vade tarihi» yerine «Geçerlilik tarihi» gösteren ve notlarında hazır bir durum satırı bulunan Classic düzenidir. Açın, tarafları ve kalemleri doldurun, referansı belirleyin ve bir PDF dışa aktarın. İş tamamlandığında belgeyi çoğaltın, başlığı yeniden Fatura yapın, sıradaki fatura numarasını almasını sağlayın ve varsa peşin ödemeyi toplamlar bloğuna ekleyin. Yurt dışı müşterilere fatura kesmek, ihracat proformasının genellikle ihtiyaç duyduğu para birimi ve banka bilgilerini ele alıyor.
Sorular
Proforma fatura hukuken bağlayıcı mı?
Bir ödeme talebi olarak değil — gerçek fatura düzenlenene kadar hiçbir şey borç değildir. Ancak kararlaştırılan fiyat ve koşulların delili olabilir; bu yüzden belirttiklerini, geçerlilik süresi içinde yerine getirmeyi düşündüğünüz bir taahhüt olarak görün.
Müşteri proforma faturayı ödeyebilir mi?
Evet ve peşin ödeme, proforma düzenlemenin yaygın bir nedenidir. Parayı avans olarak kaydedin, sonra teslimatta gerçek faturayı düzenleyip bunu ödenen tutar olarak gösterin ki defterler ve vergi beyanı birbirini tutsun.
Proforma faturada KDV veya satış vergisi yer alır mı?
Alıcı toplam tutarı bilsin diye nihai faturanın tahsil edeceği vergiyi gösterir — ama kendisi vergi belgesi değildir ve alıcı onun üzerinden vergi indirimi yapamaz. İndirim gerçek faturayla gerçekleşir.
«Proforma» mı «pro forma» mı yazılır?
İkisi de kullanılır. «Pro forma» özgün Latince ifadedir; bitişik yazılan «proforma» ise ticarette ve nakliyede yaygındır. Birini seçin ve belgelerinizde tutarlı biçimde kullanın.