Fatura, satıcının teslim edilen mal veya yapılan iş için ödeme talep etmek üzere alıcıya gönderdiği belgedir. İki tarafı da adıyla anar, neyin hangi fiyattan sağlandığını listeler, borcun toplamını belirtir ve ne zaman, nasıl ödeneceğini söyler. Bir kez gönderildikten sonra her iki tarafın da sakladığı kayıt olur: satıcı için paranın doğduğunun, alıcı için neyin satın alındığının kanıtı.
Bu rehber faturanın ne işe yaradığını, neleri içermek zorunda olduğunu, gelen faturadan, makbuzdan ve tekliften nasıl ayrıldığını ve karşınıza çıkacak türleri anlatıyor. Okumak yerine bir tanesini görmeyi tercih ederseniz SimpleInvoice'ta örnek bir faturayı açın — her parçası yerli yerinde açılıyor.
Tanım
Kesin olarak söylemek gerekirse fatura, bir işlemi kalem kalem gösteren ve resmen ödeme talep eden ticari bir belgedir. Bugün çoğunlukla bir PDF'tir, ama işi değişmedi: her iki tarafın da kabul ettiği bir biçimde, tam olarak neyin neden borç olduğunu ortaya koymak.
Bir belgeyi not değil de fatura yapan üç özellik vardır. Alıcı tarafından değil, satıcı tarafından düzenlenir. Belirli bir teslimata atıfta bulunur — şu kalemler, şu hizmet, şu dönem. Ve bir yükümlülük doğurur: düzenleme tarihinden itibaren tutar bir borçtur ve ödeme koşulları alıcının bunu kapatmak için ne kadar süresi olduğunu söyler.
Fatura ne işe yarar
Satıcı için fatura, satışın alacağa dönüştüğü yerdir. Muhasebeciler buna ticari alacak der: defterlere paranın geldiği gün değil, fatura tarihinde girer.
Alıcı için fatura, ödemeyi gerekçelendiren belgedir — finans ekibinin parayı serbest bırakmadan önce siparişle ve teslimatla eşleştirdiği şey. KDV veya satış vergisi söz konusu olduğunda fatura aynı zamanda vergi belgesidir: alıcı ödediği vergiyi geri almak için ona ihtiyaç duyar, satıcı da üzerinde gösterilen vergiyi beyan eder. Vergi idarelerinin bir faturanın neleri göstermesi gerektiği konusunda bu kadar net olmasının nedeni budur.
Son olarak fatura bir kanıttır. Bir müşteri kalemi itiraz ederse veya bir ödeme kaybolursa, meseleyi çözen şey fatura, teslimat ve hesap ekstresidir.
Fatura neleri içerir
Her ülkede her fatura aynı çekirdeği taşır. Yerel kurallar buna ekleme yapar — bir vergi numarası, bir düzenleme yeri, belirli bir ifade — ama asla eksiltmez. Tam kontrol listesi faturada neler olmalı rehberinde; temel unsurlar şunlar:
- «Fatura» kelimesi ve benzersiz, sıralı bir fatura numarası.
- Düzenleme tarihi ve vade tarihi ya da vadeyi belirleyen ödeme koşulları.
- Satıcı ve alıcı: unvanlar, adresler ve gerektiğinde vergi numaraları.
- Kalemler: neyin sağlandığı, miktar, birim fiyat ve satır tutarı.
- Toplamlar: ara toplam, varsa indirim, orana göre vergi, ödenecek toplam — ve varsa önceden ödenmiş tutar.
- Nasıl ödeneceği: banka bilgileri veya ödeme bağlantısı, ayrıca notlar veya koşullar.
Karşılaşacağınız fatura türleri
Standart fatura işlerin çoğunu karşılar. Bir projenin ya da satışın belirli anları için bir avuç türev vardır ve hepsi aynı düzenin başka bir başlıkla ve bir iki satır ek bilgiyle tekrarından ibarettir.
- Proforma fatura — alıcı ödemeyi ayarlayabilsin veya sipariş açabilsin diye teslimattan önce gönderilir; vergi belgesi değildir. Bkz. proforma fatura açıklaması.
- Avans veya ara ödeme faturası — bedelin bir kısmı için, peşin ya da bir aşamada düzenlenen gerçek bir fatura.
- Kapanış faturası — iş bitiminde kalan bakiye için; önceki ödemeleri ödenmiş tutar olarak gösterir.
- Yinelenen fatura — bir abonelik veya sürekli hizmet için her dönem düzenlenen aynı fatura.
- Alacak dekontu — faturanın tersi; bir faturayı düzeltmek veya iptal etmek için düzenlenir. Bkz. alacak dekontu açıklaması.
- Ticari fatura — uluslararası gönderilere eşlik eden gümrük sürümü; menşe, ağırlık ve tarife kodlarını ekler.
Fatura, gelen fatura, makbuz ve teklif
İngilizcede *invoice* ve *bill* birbirinin yerine kullanılır ve gündelik konuşmada bunlar aynı belgenin iki taraftan görünüşüdür: satıcı fatura gönderir, alıcıya gelen fatura olarak ulaşır. Muhasebede ayrım daha keskindir — kestiğiniz faturalar alacağınız, size gelen faturalar borcunuzdur.
Makbuz ödemeden sonra gelir ve onu teyit eder; fatura önce gelir ve ödemeyi talep eder. Teklif işten önce gelir ve bir fiyat önerir; ancak iş bittiğinde faturaya dönüşür. Aradaki farklar ve normal bir projenin izlediği sıra fatura, makbuz ve teklif rehberinde anlatılıyor.
Faturayı ne zaman göndermeli
Ödeme hakkınız doğar doğmaz gönderin: mallarda teslimatta, hizmetlerde iş bitiminde veya kararlaştırılan bir aşamada, sürekli hizmetlerde her dönemin başında. İşle fatura arasındaki boşluk ne kadar uzarsa paraya kadar geçen süre de o kadar uzar — ve müşterinin onay döngüsünün faturayı bir sonraki aya itme ihtimali artar. Fatura ödeme koşulları vade tarihlerini, avansları ve «net 30» ifadesinin gerçekte ne anlama geldiğini ele alıyor.
Birçok serbest çalışan faturalamayı haftada veya ayda bir güne toplar. İş tarihi değil, faturayı düzenlediğiniz tarih fatura tarihi olduğu ve ödeme süresi düzenleme tarihinden sayıldığı sürece bunda sakınca yok. Serbest çalışan olarak fatura kesmek işleyen bir düzen öneriyor.
Kısa bir örnek
Bir tasarımcı müşterisi için bir web sitesini tamamlıyor ve 2 Mart'ta INV-0042 numaralı faturayı kesiyor; 14 günlük vadeyle son ödeme 16 Mart. Faturada üç kalem var — marka kimliği tasarımı, web sitesi tasarımı ve dört saatlik danışmanlık — miktarları, birim fiyatları ve tutarlarıyla; ara toplamı gösteriyor, geçerli orandan vergiyi ekliyor ve ödenecek toplamı belirtiyor. Toplamın altında tasarımcının banka bilgileri ve tek satırlık bir teşekkür var. 12 Mart'ta müşteri ödüyor; tasarımcı faturayı ödendi olarak işaretliyor ve PDF'i hesap ekstresiyle birlikte dosyalıyor.
Sıradan bir faturanın tüm ömrü bu kadar. Fatura örneği rehberi aynı belgeyi alan alan gezdiriyor.
Bir tane hazırlamak dakikalar sürer
Doğru bir fatura üretmek için muhasebe yazılımına ya da tablo formülüne ihtiyacınız yok. SimpleInvoice her zorunlu unsuru yerinde olan eksiksiz bir faturayla açılır; örnek bilgileri kendinizinkilerle değiştirir, vergi ve ödeme bloklarını ayarlar ve bir PDF dışa aktarırsınız. Fatura nasıl hazırlanır, adım adım sizi baştan sona götürür ve şablon galerisi çoğu iş türü için bir düzen barındırır.
Sorular
Fatura yasal olarak zorunlu mu?
Çoğu ülkede işletmeler arası satışlarda evet — ve KDV ya da satış vergisi söz konusuysa neleri göstermesi gerektiğini vergi mevzuatı belirler. Tüketiciye satışlarda çoğu zaman makbuz yeterlidir. Sizin ve müşterinizin bulunduğu yerdeki kuralları kontrol edin.
Fatura ile gelen fatura aynı şey mi?
Gündelik kullanımda evet: satıcı ona fatura der, alıcı gelen fatura. Muhasebede kestiğiniz faturalar alacağınız, gelen faturalar borcunuzdur.
Faturayı alıcı mı yoksa satıcı mı düzenler?
Satıcı — malı veya hizmeti sağlayan ve ödeme talep eden taraf. Alıcının satıcı için hazırladığı belge bir sipariş formu ya da önceden anlaşma gerektiren bir öz fatura düzenlemesidir.
Gönderdikten sonra faturayı değiştirebilir miyim?
Sessizce değil. Gönderilmiş fatura her iki tarafta da bir kayıttır. Onu bir alacak dekontuyla, gerekirse sıradaki numarayı alan yeni bir faturayla düzeltin ki numara sırası ve defterler tutarlı kalsın.