Alacak dekontu (kredi notu), daha önce düzenlediğiniz bir faturanın tamamını veya bir kısmını iptal eden belgedir. Aslında şunu söyler: «bize faturanın iddia ettiğinden daha azını borçlusunuz» — çünkü mallar geri geldi, bir fiyat yanlıştı, sonradan bir indirim kararlaştırıldı ya da iş eksik teslim edildi. Alacaklandırılan tutar ya müşterinin hâlâ ödemesi gerekeni azaltır ya da ödeme yapılmışsa iade edilir veya bir sonraki faturaya mahsup edilir.
Alacak dekontları var, çünkü gönderilmiş bir fatura asla düzenlenmemeli ya da sessizce silinmemelidir: iki tarafta da bir kayıttır ve vergi söz konusu olduğunda bir vergi belgesidir. Bu rehber ne zaman düzenleyeceğinizi, neleri içermesi gerektiğini, sıranızı temiz tutacak şekilde nasıl numaralandıracağınızı ve SimpleInvoice içinde faturalarınızla aynı düzende nasıl üreteceğinizi anlatıyor.
Alacak dekontu nedir
Onu işareti ters çevrilmiş bir fatura olarak düşünün. Aynı tarafları taşır, belirli bir asıl faturaya atıfta bulunur ve alacaklandırılan kalemleri veya tutarları, onlara uygulanan vergiyle birlikte listeler. Faturanın alacak doğurduğu yerde alacak dekontu onu azaltır. Faturanın vergi tahsil ettiği yerde dekont o vergiyi ters çevirir; böylece her iki tarafın vergi beyanı doğru kalır.
Müşterinin finans ekibi onu asıl faturanın yanına dosyalar. Henüz ödeme yapmadılarsa faturayı eksi alacak tutarıyla öderler. Ödeme yaptılarsa alacak, siz iade edene ya da sonraki bir faturaya mahsup edene kadar hesaplarında durur — ve nedenini gösteren belge alacak dekontudur.
Ne zaman düzenlenir
Düzenlenmiş bir faturanın fazla yüksek çıktığı ya da hiç düzenlenmemesi gerektiği her durumda:
- İade edilen veya reddedilen mallar — müşteri kalemleri geri gönderir ya da teslimatın bir kısmını kabul etmez.
- Fiyat veya miktar hatası — yanlış birim fiyat, çift girilmiş satır, iki kez faturalanan saatler.
- Faturadan sonra kararlaştırılan indirim — iyi niyet indirimi, hacim iskontosu, kaçırılan teslim tarihi için telafi.
- Teslim edilmeyen iş — zaten faturalanmış, iptal edilen bir aşama.
- Mükerrer fatura — aynı iş iki kez faturalanmış; birini tümüyle alacaklandırın.
- Yanlış alıcı veya yanlış bilgiler — asıl faturayı tümüyle alacaklandırıp doğru bir fatura düzenleyin.
Neleri içermeli
Alacak dekontu, bir faturanın ihtiyaç duyduğu hemen her şeye ihtiyaç duyar — bkz. faturada neler olmalı — artı düzelttiği belgeye bağlantı:
- «Alacak dekontu» başlığı (veya «Kredi notu»), asla «Fatura» değil.
- Kendine ait benzersiz bir numara,
AD-0001gibi ayrı bir sıradan. - Düzenleme tarihi ve asıl faturanın numarası ile tarihi.
- Her iki tarafın bilgileri, asıl faturada göründüğü hâliyle, gerektiğinde vergi numaralarıyla birlikte.
- Alacaklandırılan kalemler veya tutarlar, miktarları ve birim fiyatlarıyla, ve gerekçe bir satırda veya notta.
- Ters çevrilen vergi, asıl faturanın uyguladığı oranla, ve alacaklandırılan toplam.
- Bundan sonra ne olacağı: asıl ödeme yöntemiyle iade, belirtilen bir faturaya mahsup ya da hesapta bekletme.
Tutarlar artı mı, eksi mi?
Teamüller değişir. Birçok ülkede alacak dekontu, yönü açıkça ortaya koyan bir başlığın altında alacaklandırılan tutarları sıradan artı sayılar olarak gösterir — işi başlık yapar. Diğer ülkelerde ve çoğu muhasebe yazılımında eksi tutarlı bir fatura olarak gösterilir. İkisi de anlaşılır; önemli olan belgenin alacak dekontu olarak adlandırılması ve asıl faturaya atıfta bulunmasıdır. Müşterinizin finans ekibinin bir tercihi varsa ona uyun.
Numaralandırma ve kayıtlar
Alacak dekontlarına kendi ön ekini ve kendi sırasını verin. Faturalarla numara paylaşırlarsa, her dekont düzenlediğinizde fatura sırasında bir boşluk oluşur — ve denetçilerin sorduğu şey tam olarak boşluklardır. Fatura numaralandırma iyi uygulamaları ön ekleri ve yıllık sıfırlamayı ele alıyor.
Asıl faturayı olduğu gibi saklayın, alacak dekontunu yanında tutun ve düzeltilmiş bir fatura gerekiyorsa onu sıradaki numarayla ve her ikisine atıf yapan bir notla düzenleyin. Aslını asla silmeyin: üç belge bir arada hikâyenin tamamını anlatır. KDV veya satış vergisi işin içindeyse, beyan ettiğiniz vergiyi azaltmanızı sağlayan şey de alacak dekontudur — faturalarda KDV ve satış vergisi temelleri ve yerel kuralları nereden kontrol edeceğinizi açıklıyor.
Alacak dekontu, iade ve faturanın iptali
İade, müşteriye geri giden paradır; alacak dekontu ise onu gerekçelendiren belgedir. Para iadesi yapmadan alacak dekontu düzenleyebilirsiniz (alacak bir sonraki faturaya mahsup edilir) ve dekont olmadan iade yapmamalısınız. Bir faturayı iptal etmek — hiç var olmamış gibi kayıtlardan silmek — yalnızca hiç gönderilmemişse kabul edilebilir. Giden kutunuzdan çıktığı anda, onu tam tutarlı bir alacak dekontuyla iptal edin.
Aynı ayrım, alacak dekontunu faturanın çevresindeki diğer belgelerden ayırır: teklif önerir, fatura talep eder, makbuz teyit eder, alacak dekontu geri alır. Fatura, makbuz ve teklif onları yan yana koyuyor.
SimpleInvoice'ta nasıl düzenlenir
Asıl faturayı açın, çoğaltın ve başlık bloğundaki adlandırmayı Alacak dekontu olarak değiştirin. Numara alanını alacak dekontu sıranıza ayarlayın, yalnızca alacaklandırılan satırları bırakın (ya da alacağı tarif eden tek bir satır ekleyin), vergiyi asıl faturadaki hâliyle bırakın ve notlar bloğunu «2 Mart tarihli INV-0042 sayılı faturaya mahsuben alacak — iade edilen kalemler» için ve paraya ne olacağını yazmak için kullanın. PDF'i dışa aktarın ve faturalarda kullandığınız konu kalıbıyla gönderin. Sonucu şablon olarak kaydedin ki bir sonraki tek tıkla hazır olsun — şablon galerisi hazır düzenlerin ve kaydedilmiş şablonların nasıl birlikte çalıştığını gösteriyor.
Sorular
Alacak dekontu yerine faturayı düzenleyebilir miyim?
Yalnızca gönderilmediyse. Müşteri faturaya sahip olduğu andan itibaren o, onun tarafında da bir kayıttır ve birçok ülkede bir vergi belgesidir; onu bir alacak dekontuyla ve gerekirse yeni bir faturayla düzeltin.
Alacak dekontu bir faturanın yalnızca bir kısmı için olabilir mi?
Evet. Kısmi alacak dekontları yaygın durumdur — bir iade edilen kalem, bir fazla faturalanmış satır. Yalnızca alacaklandırılanı listeleyin ve asıl faturaya atıf yapın ki kalanın hâlâ ödenmesi gerektiği açık olsun.
Müşteri bana alacak dekontu düzenleyebilir mi?
Alıcı, alacak talep eden bir borç dekontu gönderebilir; ama alacak dekontunun kendisi satıcıdan gelir — düzeltilen faturayı düzenleyen taraftan.