Paranın peşine düşmek serbest çalışmanın kimsenin sevmediği parçasıdır ve rahatsızlık insanları çok bekletir, sonra çok sert yazdırır. Bir hatırlatma dizisi ikisini de düzeltir: bir sonraki iletiyi hayal kırıklığı zirveye çıktığında değil bir takvime göre gönderirsiniz ve her ileti zaten yazılmıştır.
Aşağıdaki şablonlar dört adımda yükselir. Her biri olguları — fatura numarası, tutar, vade tarihi — belirtir, faturayı yeniden ekler ve belirli bir şey ister. Köşeli parantezli kısımları değiştirin ve tonu koruyun; geciken ödemeler genellikle kasıtlı değil idaridir ve iyi niyet varsayan bir hatırlatma varsaymayanından daha hızlı ödenir. Simple Invoice belgeyi oluşturur ama durumunu takip etmez; vade tarihlerini kendi kayıtlarınızda tutun.
0. adım — Vade tarihinden önce nazik bir not
Daha büyük faturalar veya yeni müşteriler için vade tarihinden birkaç gün önceki kısa bir not, düzeltmeye hâlâ zaman varken sorunları yakalar: fatura yanlış kutuya gitmiştir, sipariş numarası eşleşmemiştir, onaylayan uzaktadır. Bu bir takip değildir, bu yüzden hafif tutun.
- Konu: Fatura [INV-0042] — vade [tarih]
- "Merhaba [ad], [tutar] tutarındaki [INV-0042] faturasının vadesinin [tarih] olduğunu kısaca hatırlatmak istedim. Kolaylık için yeniden ekledim. İşlemek için benden bir şey gerekiyorsa söyleyin. Teşekkürler, [siz]"
1. adım — İlk hatırlatma, vade tarihinden bir ila üç gün sonra
Kaçırıldığını varsayın. Olguları verin, faturayı ekleyin, ödemeyi ne zaman bekleyebileceğinizi sorun. Muhasebe adresine gönderin ve iletişim kişinizi kopyalayın.
- Konu: Gecikti: fatura [INV-0042] — [tutar], vade [tarih]
- "Merhaba [ad], [tutar] tutarındaki [INV-0042] faturasının vadesi [tarih] idi ve henüz ödeme almadım. Yeniden ekledim. Ne zaman planlandığını veya bir şeyin beklettiğini söyleyebilir misiniz? Ödeme bilgileri faturada; referans [INV-0042]. Teşekkürler, [siz]"
2. adım — İkinci hatırlatma, yaklaşık bir hafta sonra
Hâlâ nazik, şimdi spesifik. Kaç gün geciktiğini adlandırın, bir ödeme tarihi isteyin ve koşullarınız gecikme faizi içeriyorsa — tehdit değil olgu olarak — bahsedin.
- Konu: İkinci hatırlatma: fatura [INV-0042] artık [n] gün gecikti
- "Merhaba [ad], [tutar] tutarındaki [INV-0042] faturası, [tarih] vade tarihinin üzerinden artık [n] gün geçti. [Birkaç gün sonrası]’ne kadar teyitli bir ödeme tarihi memnuniyetle karşılarım. Faturadaki koşullarda belirtildiği gibi, vadesi geçmiş tutarlara yasaların izin verdiği ölçüde faiz uygulanabilir; bunu uygulamamayı tercih ederim. Fatura itiraz edildiyse veya düzeltilmesi gerekiyorsa söyleyin, çözeyim. Fatura eklidir. Teşekkürler, [siz]"
3. adım — Son ihtar, iki ila üç hafta gecikmiş
Kısa, resmi, bir son tarih ve belirtilen bir sonraki adımla. Muhasebe birimine ve elinizdeki en kıdemli kişiye gönderin. O müşteri için süren işi çözülene kadar duraklatın ve bunu söyleyin.
- Konu: Son ihtar: fatura [INV-0042] — [tutar], [tarih]’ten beri gecikti
- "Sayın [ad], [tarihler] tarihinde önceki hatırlatmalara rağmen [tutar] tutarındaki, vadesi [tarih] olan [INV-0042] faturası ödenmedi. Lütfen ödemeyi [son tarih, yaklaşık yedi gün sonrası]’ne kadar ayarlayın. O zamana kadar ödeme alınmazsa [koşullarımızda belirtilen gecikme faizini uygulayacağım / sonraki işi durduracağım / konuyu resmi tahsile sevk edeceğim]. Bu faturanın hatalı olduğunu düşünüyorsanız lütfen o tarihten önce bana ulaşın. Bir kopya eklidir. Saygılarımla, [siz]"
Aradaki telefon
2. ve 3. adımlar arasında muhasebe birimine iki dakikalık bir arama, üç e-postanın yapamadığını çoğu zaman yapar. Faturanın alınıp onaylandığını, bir sipariş veya satıcı kaydının eksik olup olmadığını ve sonraki ödeme koşusunun ne zaman olduğunu sorun. Kişinin adını ve söylediğini not edin, sonra e-postayla teyit edin. Takılan faturaların çoğu size söylenmeyen bir adımda durur.
Son ihtardan sonra
Son tarih geçerse söylediğinizi yapın. Seçenekler, kabaca yükseltme sırasıyla: koşullarınızın ve yerel yasanın izin verdiği faiz ve tazminatı uygulayın ve güncellenmiş bir ekstre kesin; henüz teslim etmediğiniz işi durdurun ve teslimatları tutun; harekete geçmeden önce resmi bir mektup gönderin; birçok ülkede tam olarak bunun için tasarlanmış ve avukat gerektirmeyen küçük alacak veya eşdeğer bir mahkeme sürecini kullanın; veya borcu bir tahsilat ajansına verin. Hangilerinin mevcut ve makul olduğu sizin ve müşterinin nerede olduğuna ve tutara bağlıdır.
Sonuç ne olursa olsun kendi defterinizde kaydedin. Ödendiğinde faturayı ödendi olarak, silerseniz geçersiz olarak not edin; böylece diziniz eksiksiz kalır ve kayıtlarınız kendini açıklar.
Birkaç fatura geciktiğinde
Birden fazla geciken faturası olan bir müşteriyi fatura başına bir ileti yerine tek bir ekstreyle takip edin: fatura numaraları, tarihler, tutarlar ve geciken günlerle kısa bir tablo, altta toplam. Simple Invoice dışında tuttuğunuz ödeme kayıtlarından kurun veya Minimal şablondan yalnızca metin bloklu bir belge oluşturup açık kalemleri listeleyin.
Bir sonrakini önlemek
En iyi hatırlatma göndermediğinizdir. Serbest çalışan olarak fatura kesmek geciken ödemeleri azaltan alışkanlıkları anlatır: baştan anlaşılan koşullar, başlamadan önce elinizde bir sipariş, daha büyük projeler için avanslar ve kilometre taşları, onaylayanın ihtiyaç duyduğu her şeyi taşıyan bir fatura ve hiçbir faturanın fark edilmeden yaşlanmaması için geciken listeye haftalık bir bakış.
Sorular
İlk hatırlatmayı vade tarihinden ne kadar sonra göndermeliyim?
Bir ila üç iş günü. Daha uzun beklemek vade tarihinin esnek olduğunu işaret eder; vade tarihinde göndermek, havalesi zaten yolda olan bir müşteri için erken gelebilir.
Müşteri büyük bir şirketse daha sert mi olmalıyım?
Daha sert değil — daha usul. Büyük şirketler süreçlerle öder; en hızlı yol faturanın hangi adımda takıldığını (alındı, siparişle eşleşti, onaylandı, planlandı) bulmak ve o adımı sormaktır. Sert tonu borcu teyit etmiş ve hâlâ ödemeyen bir müşteriye saklayın.
Gecikme ücretini gerçekten kesmeli miyim?
Bahsetmek faturaları ilerletir; kesmek müşteri ilişkisi hakkında bir yargı çağrısıdır. Birçok serbest çalışan onu bir son ihtarda uygular ve ödendikten sonra vazgeçer. Keseceğinizi söylerseniz kesin — aksi halde sonraki hatırlatmanın ağırlığı kalmaz.