Skończyłeś pracę dla klienta, a on poprosił o fakturę — tylko że nie masz firmy. Mimo to możesz ją wystawić. Faktura to żądanie zapłaty od tego, kto wykonał pracę, a w większości krajów osoba prywatna, freelancer czy samozatrudniony może wystawić ją pod własnym nazwiskiem. Zmienia się garść danych w dokumencie oraz — w zależności od kraju — rejestracja lub zgłoszenie, którego być może trzeba dokonać.
Ten poradnik wyjaśnia, jak wygląda faktura osoby prywatnej, co sprawdzić w urzędzie skarbowym, zanim na niej polegniesz, jak numerować i przechowywać faktury oraz jak przygotować schludny dokument w SimpleInvoice bez zakładania działalności.
Czy można fakturować bez firmy?
Zasadniczo tak. Firma to jeden sposób prowadzenia działalności; osoba fizyczna to inny. Większość systemów podatkowych pozwala osobom prywatnym uzyskiwać dochód z usług i rozliczać go w zeznaniu rocznym, a wiele z nich ma uproszczony status właśnie do tego — samozatrudniony, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, freelancer, *auto-entrepreneur*, *Kleinunternehmer*. Gdzieniegdzie trzeba zarejestrować się przed pierwszą fakturą, gdzie indziej dopiero po przekroczeniu progu dochodu, a w niektórych krajach pracę jednorazową traktuje się inaczej niż działalność regularną.
Niemal uniwersalna jest jedna rzecz: dochód podlega opodatkowaniu, a klient może mieć obowiązek zgłoszenia wypłaty na Twoją rzecz. Fakturuj więc otwarcie, pod swoim prawdziwym nazwiskiem, i zachowuj kopie.
Co zmienia się na fakturze
Prawie nic. Faktura osoby prywatnej zawiera te same elementy co faktura firmy — zobacz co musi być na fakturze — z następującymi różnicami w bloku Sprzedawca i w podsumowaniu:
- Twoje pełne imię i nazwisko tam, gdzie byłaby nazwa firmy. Nazwa handlowa jest w porządku, o ile obok pojawia się też Twoje nazwisko.
- Twój adres zamieszkania lub prowadzenia działalności — ten, który zna urząd skarbowy.
- Twój osobisty identyfikator podatkowy, jeśli wymagają go przepisy lokalne (NIP, PESEL lub numer rejestracji samozatrudnienia), i żadnego numeru KRS czy REGON, bo firmy nie ma.
- Bez wiersza VAT ani podatku od sprzedaży, chyba że jesteś zarejestrowanym podatnikiem. Wiele osób prywatnych nie przekracza progu rejestracji i fakturuje bez podatku; niektóre kraje wymagają zdania, które to wyjaśnia.
- Twój własny rachunek bankowy w danych do zapłaty — rachunek prywatny jest dopuszczalny, o ile bank lub urząd nie mówią inaczej; osobne konto na pracę ułatwia prowadzenie ewidencji.
Numeracja i przechowywanie dokumentów
Numeruj faktury jedną ciągłą serią od pierwszego dokumentu, nawet jeśli wysyłasz trzy rocznie. Zwykłe INV-0001, INV-0002 w zupełności wystarczy; numerowanie faktur pokazuje warianty, jeśli chcesz umieścić w numerze rok. Zachowuj PDF każdej wysłanej faktury i notuj datę zapłaty — folder na rok to całkowicie wystarczający system, a to właśnie na nim zbudujesz swoje zeznanie podatkowe.
Jeśli korzystasz z SimpleInvoice, bieżąca faktura żyje w Twojej przeglądarce, a każdy eksport to PDF, który archiwizujesz tam, gdzie chcesz. Wyeksportuj też kopię w JSON, jeśli chcesz mieć backup, który da się ponownie otworzyć i edytować.
Jak dostać zapłatę
Klienci płacą osobom prywatnym tak samo jak firmom — najczęściej przelewem — ale ich dział finansowy może najpierw poprosić o formularz lub oświadczenie, zwłaszcza w dużych organizacjach. Zapytaj, czego potrzebują, przy ustalaniu zlecenia, a nie przy wysyłaniu faktury. Podawaj jasne warunki i termin płatności; terminy płatności na fakturze proponują rozsądne wartości domyślne dla kogoś, kto nie ma za plecami działu prawnego. Przy klientach zagranicznych fakturowanie klientów zagranicznych omawia walutę i dane bankowe.
Kiedy pomyśleć o firmie
Fakturowanie jako osoba prywatna sprawdza się przy pracy okazjonalnej i na wczesnym etapie. Trzy sygnały, że czas przyjrzeć się firmie albo formalnej rejestracji działalności: Twoje przychody zbliżają się do progu, od którego rejestracja lub VAT stają się obowiązkowe; zasady zakupowe klienta dopuszczają wyłącznie zarejestrowanych dostawców; albo chcesz oddzielić odpowiedzialność biznesową od majątku osobistego. Żadna z tych sytuacji nie zmienia tego, jak działa sama faktura — układ, numeracja i dokumentacja przenoszą się bez zmian.
Szablon, który pasuje
Prosty szablon faktury to naturalny punkt wyjścia: zwykły nagłówek z Twoim nazwiskiem, daty, dwa bloki adresowe, krótka tabela pozycji i suma, z wyłączonym wierszem podatku, dopóki nie będzie potrzebny. Szablon faktury dla freelancera dodaje odwołanie do projektu i pełniejsze dane do zapłaty. Otwórz dowolny z nich, zastąp przykładowe dane swoimi, a każdą drukowaną etykietę — w tym „NIP”, którą możesz przemianować na dowolny posiadany identyfikator — zmienisz na miejscu. Fakturowanie jako freelancer opisuje codzienną rutynę, gdy pierwsza faktura jest już wysłana.
Typowe błędy
Te, które prowadzą do opóźnionej płatności albo niezręcznego pisma z urzędu:
- Naliczanie podatku, którego nie jesteś płatnikiem. Jeśli nie jesteś zarejestrowany, nie dodawaj wiersza VAT ani podatku od sprzedaży.
- Pseudonim zamiast imienia i nazwiska. Dział finansowy klienta musi móc powiązać fakturę z osobą, której płaci.
- Restartowanie numeracji. Każde nowe zlecenie nie zaczyna się od faktury nr 1; seria biegnie tak długo, jak długo pracujesz.
- Brak terminu płatności. Bez niego obowiązuje domyślny cykl klienta — często dłuższy, niż się spodziewasz.
- Nieprzechowywanie kopii. Od nich zależy Twoje rozliczenie podatkowe.
Pytania
Czy potrzebuję numeru podatkowego, żeby fakturować jako osoba prywatna?
Często tak — osobistego identyfikatora podatkowego albo numeru rejestracji samozatrudnienia, zależnie od kraju. W niektórych miejscach musi być na każdej fakturze; w innych wystarczy zgłosić dochód. Sprawdź to w urzędzie skarbowym przed pierwszą fakturą.
Czy mogę wystawić fakturę za jednorazowe zlecenie?
Zwykle tak. Wiele systemów podatkowych traktuje dochód okazjonalny inaczej niż regularną działalność, ale nadal jest to dochód do zgłoszenia. Wystaw normalną fakturę pod własnym nazwiskiem i zachowaj kopię.
Czy klient może zapłacić na mój prywatny rachunek bankowy?
Zazwyczaj tak; nie ma przecież rachunku firmowego, na który można by zapłacić. Sprawdź regulamin swojego banku i rozważ osobne konto na przychody z pracy, żeby ewidencja była uporządkowana.