Większość freelancerów spotyka podatek konsumpcyjny po raz pierwszy, gdy klient pyta „czy to jest z VAT-em?” albo księgowy pyta, czy się zarejestrowali. Przepisy są krajowe, szczegółowe i zmienne, a ten poradnik nie próbuje ich streszczać. Robi natomiast co innego: wyjaśnia słownictwo i mechanikę, żeby rozmowa z księgowym była krótka i żebyś — znając już swoje traktowanie — umiał poprawnie umieścić je na fakturze.
Nic tutaj nie jest poradą podatkową, a stawki celowo się nie pojawiają — różnią się w zależności od kraju, regionu i produktu i się zmieniają. Skorzystaj z oficjalnych źródeł na końcu, właściwych dla twojej jurysdykcji. W Simple Invoice arytmetyka jest zrobiona za ciebie, gdy tylko wpiszesz podatki, które cię dotyczą.
Trzy systemy, jedna idea
VAT (podatek od wartości dodanej), GST (podatek od towarów i usług) i podatek od sprzedaży to podatki od konsumpcji pobierane przez sprzedawcę i przekazywane państwu. Różnią się mechaniką.
- VAT — stosowany w całej Europie i w dużej części świata. Naliczany na każdym etapie łańcucha dostaw; zarejestrowane firmy naliczają go od sprzedaży i odliczają zapłacony przy zakupach, więc faktura musi pokazywać podatek osobno, żeby nabywca mógł go odliczyć.
- GST — ten sam mechanizm pod inną nazwą w krajach takich jak Australia, Kanada, Nowa Zelandia, Singapur i Indie, czasem połączony z podatkami regionalnymi.
- Podatek od sprzedaży — stosowany w Stanach Zjednoczonych, ustalany przez stany, a często również przez miasta i hrabstwa. Naliczany raz, konsumentowi końcowemu, według stawki miejsca, w którym uznaje się sprzedaż za dokonaną; nabywcy biznesowi mogą być zwolnieni na podstawie certyfikatu.
Rejestracja: czy w ogóle naliczasz podatek?
Naliczasz podatek tylko wtedy, gdy jesteś do niego zarejestrowany (albo masz obowiązek się zarejestrować). Większość systemów VAT i GST ustala próg obrotu, poniżej którego rejestracja jest opcjonalna, a powyżej obowiązkowa, a część pozwala zarejestrować się dobrowolnie, żeby odliczać podatek od własnych zakupów. Obowiązki w podatku od sprzedaży w USA zależą od tego, gdzie masz obecność albo wystarczającą sprzedaż — od pojęcia zwanego nexus — które przy sprzedaży zdalnej może powstać w stanach, w których nigdy nie byłeś.
Jeśli nie jesteś zarejestrowany, twoje faktury nie mają linii podatku. Niektóre kraje oczekują krótkiej notki wyjaśniającej, dlaczego podatku nie naliczono; twój księgowy będzie znał sformułowanie. Jeśli jesteś zarejestrowany, numer rejestracyjny trafia na każdą fakturę, a podatek musi być pokazany tak, jak wymagają tego przepisy.
Co zwykle pokazuje faktura podatkowa
Poza zwykłymi elementami faktury systemy podatkowe często wymagają części albo wszystkich poniższych. Co musi być na fakturze omawia dokument bazowy.
- Twój numer rejestracji podatkowej, a w wielu przypadkach między firmami także numer klienta
- Data dostawy albo moment podatkowy, gdy różni się od daty wystawienia
- Dla każdej pozycji albo grupy pozycji: kwota przed podatkiem, zastosowana stawka i kwota podatku
- Suma naliczonego podatku oraz kwota razem z podatkiem
- Przy dostawach ze stawką zerową lub zwolnionych — odpowiednie oświadczenie
- Przy transgranicznych dostawach dla firm, gdzie podatek rozlicza nabywca — adnotacja o odwrotnym obciążeniu
- W niektórych krajach — słowa „Faktura podatkowa” jako tytuł
Pozycje opodatkowane, zwolnione i ze stawką zerową
Nie każda pozycja na fakturze jest traktowana tak samo. Pozycja opodatkowana ma doliczony podatek według jakiejś stawki. Pozycja ze stawką zerową jest opodatkowana stawką zero — wciąż w systemie, wciąż raportowana, wciąż pozwala sprzedawcy odliczyć podatek naliczony. Pozycja zwolniona jest całkiem poza podatkiem. Faktura może je mieszać i właśnie dlatego istnieją znaczniki podatku per pozycja: na przykład usługa opodatkowana normalnie i koszt przenoszony po kosztach bez podatku.
W Simple Invoice każda pozycja ma przełącznik opodatkowania. Podatki są stosowane tylko do opodatkowanych pozycji, a blok podsumowania pokazuje każdy podatek z etykietą i stawką w osobnym wierszu.
Jak liczy się podatek na fakturze
Arytmetyka jest prostsza niż przepisy. Kwota każdej pozycji to ilość razy stawka, minus ewentualny rabat pozycji. Suma częściowa to suma pozycji. Następnie odejmowany jest rabat na całą fakturę, jeśli jakiś jest. Każdy podatek jest potem stosowany do opodatkowanej części tej kwoty po rabacie i zaokrąglany do liczby miejsc dziesiętnych waluty; gdy stosuje się kilka podatków — powiedzmy krajowy i regionalny — każdy jest liczony niezależnie od tej samej podstawy, a nie jeden od drugiego. Kwota razem to kwota po rabacie plus wszystkie podatki.
Konwencje zaokrąglania różnią się nieco między urzędami (per pozycja albo per faktura, w górę albo bankowo). Przy większości małych faktur różnica to najwyżej grosz; jeśli twój urząd narzuca metodę, sprawdź, czy sumy z narzędzia zgadzają się z jego wytycznymi. Simple Invoice zaokrągla każdą pozycję i każdą kwotę podatku w górę od zera do liczby miejsc dziesiętnych waluty i liczy podatki od podstawy z całej faktury.
Sprzedaż transgraniczna
Sprzedaż klientowi w innym kraju zmienia to, gdzie podatek jest należny i kto go rozlicza. Usługi między firmami są często opodatkowane tam, gdzie jest nabywca, przy czym nabywca rozlicza podatek, a faktura nosi adnotację o odwrotnym obciążeniu i numery rejestracyjne obu stron. Konsumenci, towary i usługi cyfrowe mają własne zasady, a niektóre wymagają od sprzedawcy rejestracji w kraju nabywcy. Jak fakturować klientów zagranicznych przedstawia pytania, które trzeba zadać.
Dokumentacja
Każdą wystawioną fakturę zachowaj jako PDF według okresu; w Simple Invoice możesz też pobrać bieżący dokument jako JSON z menu Eksport.
Konfigurowanie podatków w Simple Invoice
Dodaj do bieżącej faktury każdy właściwy podatek z nazwą i stawką oraz oznacz pozycje nieopodatkowane. Etykiety podatków zmienisz w sekcji Etykiety, a wymagane adnotacje dodasz w Warunkach lub bloku tekstowym.
Pytania
Nie jestem zarejestrowany. Czy w ogóle wspominam o podatku na fakturach?
Nie naliczasz go. Niektóre kraje oczekują krótkiej notki stwierdzającej, że podatku nie naliczono, i podającej powód (na przykład, że jesteś poniżej progu rejestracji). Zapytaj księgowego o sformułowanie, które dotyczy ciebie.
Czy faktura może mieć więcej niż jeden podatek?
Tak — na przykład podatek krajowy i regionalny. Simple Invoice stosuje każdy podatek niezależnie do podstawy opodatkowania i pokazuje je w osobnych wierszach bloku podsumowania.
Dlaczego ten poradnik nie podaje żadnych stawek?
Stawki różnią się w zależności od kraju, regionu i kategorii produktu i zmieniają się w czasie. Wypisanie ich tutaj sprawiłoby, że poradnik gdzieś stałby się błędny w ciągu kilku miesięcy. Skorzystaj z oficjalnych źródeł dla swojej jurysdykcji albo zapytaj doradcę.