Faktura proforma to wstępna faktura wysyłana, zanim sprzedaż zostanie sfinalizowana. Wygląda jak prawdziwa i podaje kwotę, którą zapłaci kupujący, ale nie jest wezwaniem do zapłaty, nie jest dokumentem podatkowym i nie trafia do ksiąg jako sprzedaż. Jej zadaniem jest umożliwić kupującemu działanie: wystawić zamówienie, zarezerwować środki, uzyskać pozwolenie na import albo odprawić towar.
Ten poradnik wyjaśnia, do czego służy faktura proforma, kiedy wysłać ją zamiast oferty lub faktury, co musi zawierać, żeby nie pomylono jej z prawdziwą fakturą, i jak wystawić ją w minutę z szablonu faktury proforma.
Czym jest faktura proforma
*Pro forma* to po łacinie „dla formy”: dokument sporządzony po to, by dopełnić procedury, a nie po to, by udokumentować zdarzenie, które już nastąpiło. Faktura proforma opisuje więc transakcję uzgodnioną, ale jeszcze niezrealizowaną — ten towar, ta ilość, ta cena, te warunki — w układzie, którego użyje docelowa faktura.
Ponieważ nic jeszcze nie zostało dostarczone, nic nie jest należne. Faktura proforma nie tworzy należności po stronie sprzedawcy ani zobowiązania po stronie kupującego, nie nosi numeru z właściwej serii faktur, a tam, gdzie obowiązuje VAT lub podatek od sprzedaży, nie jest ważnym dokumentem podatkowym. Cokolwiek kupujący z nią zrobi — zapłaci z góry, wystawi zamówienie, zgłosi przesyłkę — po realizacji dostawy musi pojawić się prawdziwa faktura.
Kiedy jej użyć
Faktury proforma istnieją dla luki między uzgodnieniem a dostawą. Typowe sytuacje:
- Płatność z góry. Kupujący chce zapłacić, zanim zaczniesz pracę lub wyślesz towar, i potrzebuje dokumentu z dokładną kwotą.
- Zamówienia zakupu. Działy finansowe często nie mogą wystawić zamówienia bez dokumentu od dostawcy z ceną; proforma jest właśnie takim dokumentem.
- Przesyłki międzynarodowe. Urzędy celne, spedytorzy i banki otwierające akredytywy proszą o proformę, by wycenić towar, zanim powstanie faktura handlowa.
- Wstępna akceptacja. Klient chce zobaczyć, jak będzie wyglądać końcowa faktura — każda pozycja, każdy podatek — zanim się zobowiąże.
- Dotacje i budżety. Organizacja potrzebuje dokumentu od dostawcy, by zarezerwować środki w pozycji budżetowej.
Proforma, oferta i faktura
Oferta to propozycja, której kupujący jeszcze nie przyjął. Może zawierać warianty, mieć termin ważności i zmienić się przed uzgodnieniem. Faktura proforma pojawia się po akceptacji: ustalenia są już zamknięte, a dokument po prostu ujmuje je w formie faktury, żeby kupujący mógł działać. Faktura przychodzi po dostawie i żąda zapłaty.
Te trzy dokumenty to ten sam układ w różnych momentach. W praktyce proforma często zastępuje formalną ofertę u stałych klientów, a przy drobnych zleceniach oferta przechodzi wprost w fakturę — krok z proformą warto dodać tylko wtedy, gdy kupujący go potrzebuje. Faktura, paragon czy oferta układa całą rodzinę dokumentów i pokazuje kolejność, w jakiej się pojawiają.
Co musi zawierać
Faktura proforma zawiera wszystko to, co znajdzie się na końcowej fakturze — obie strony, pozycje, ilości, ceny, podatki i sumę — plus trzy rzeczy, dzięki którym nie zostanie z nią pomylona:
- Tytuł „Faktura proforma”, a nie „Faktura”, w nagłówku.
- Własny numer referencyjny (na przykład
PF-0007), nigdy numer z serii Twoich faktur. - Jasną informację o statusie: że nie jest to wezwanie do zapłaty, albo — jeśli oczekujesz przedpłaty — jaka to kwota, jak ją zapłacić i że faktura podatkowa zostanie wystawiona później.
- Termin ważności — ceny i kursy walut się zmieniają, więc proforma powinna mówić, jak długo obowiązuje.
- Przy przesyłkach: kraj pochodzenia, wagi, kody HS lub taryfowe oraz warunki dostawy, zgodnie z wymogami urzędu celnego.
Od proformy do faktury
Gdy towar wyjedzie albo praca zostanie wykonana, wystaw prawdziwą fakturę. Bierze ona kolejny numer z Twojej serii i dzisiejszą datę, powtarza pozycje i sumy z proformy (skorygowane, jeśli dostawa się zmieniła), a jeśli kupujący zapłacił z góry na podstawie proformy, pokazuje tę wpłatę jako kwotę zapłaconą, żeby pozostała do zapłaty suma się zgadzała. Powołaj się na proformę w fakturze — „zgodnie z proformą PF-0007” — aby dział finansowy kupującego mógł zestawić oba dokumenty.
Nie przerabiaj proformy na fakturę. Zduplikuj ją, żeby proforma została jako zapis tego, co obiecano. Numerowanie faktur wyjaśnia, dlaczego osobny prefiks dla dokumentów niebędących fakturami utrzymuje serię w czystości.
Jak wystawić ją w SimpleInvoice
Szablon faktury proforma to układ Classic ze zmienionym tytułem, blokiem szczegółów pokazującym „Ważne do” zamiast „Termin płatności” i gotową informacją o statusie w notatkach. Otwórz go, uzupełnij strony i pozycje, ustaw numer referencyjny i wyeksportuj PDF. Gdy transakcja dojdzie do skutku, zduplikuj dokument, zmień tytuł z powrotem na Faktura, nadaj jej kolejny numer faktury i dodaj ewentualną przedpłatę do bloku podsumowania. Jak fakturować klientów zagranicznych omawia walutę i dane bankowe, których zwykle wymaga proforma eksportowa.
Pytania
Czy faktura proforma jest wiążąca prawnie?
Nie jako żądanie zapłaty — nic nie jest należne, dopóki nie zostanie wystawiona prawdziwa faktura. Może jednak stanowić dowód uzgodnionej ceny i warunków, więc traktuj jej treść jak zobowiązanie, którego zamierzasz dotrzymać w okresie ważności.
Czy klient może zapłacić fakturę proforma?
Tak, i przedpłata jest częstym powodem jej wystawienia. Zaksięguj wpłatę jako przedpłatę, a przy dostawie wystaw prawdziwą fakturę, pokazując tę kwotę jako zapłaconą — wtedy księgi i rozliczenie podatkowe będą się zgadzać.
Czy faktura proforma zawiera VAT lub podatek od sprzedaży?
Pokazuje podatek, który naliczy końcowa faktura, żeby kupujący znał pełną kwotę — ale sama nie jest dokumentem podatkowym i kupujący nie odliczy z niej podatku. Odliczenie następuje na podstawie prawdziwej faktury.
Pisze się „proforma” czy „pro forma”?
Używa się obu form. „Pro forma” to oryginalne łacińskie wyrażenie, a „proforma” łącznie jest powszechne w handlu i spedycji. Wybierz jedną i stosuj ją konsekwentnie w swoich dokumentach.