A maioria dos freelancers encontra o imposto sobre o consumo pela primeira vez quando um cliente pergunta "isso inclui IVA?" ou quando um contabilista pergunta se já se registou. As regras são nacionais, detalhadas e mutáveis, e este guia não tenta enunciá-las. O que faz é explicar o vocabulário e a mecânica, para que a conversa com o seu contabilista seja curta e para que, quando souber o seu tratamento fiscal, o consiga pôr corretamente na fatura.
Nada aqui é aconselhamento fiscal e não aparecem taxas de propósito — variam consoante o país, a região e o produto, e mudam. Use as fontes oficiais no fim para a sua jurisdição. No Simple Invoice, a aritmética é tratada por si assim que introduzir os impostos que se lhe aplicam.
Três sistemas, uma ideia
O IVA (imposto sobre o valor acrescentado), o GST (imposto sobre bens e serviços) e o imposto sobre vendas são todos impostos sobre o consumo, cobrados pelo vendedor e entregues ao Estado. Diferem na mecânica.
- IVA — usado em toda a Europa e em grande parte do mundo. É cobrado em cada fase de uma cadeia de fornecimento; as empresas registadas cobram-no nas vendas e deduzem o que pagaram nas compras, por isso a fatura tem de mostrar o imposto separadamente para que o comprador o possa deduzir.
- GST — o mesmo mecanismo com outro nome em países como a Austrália, o Canadá, a Nova Zelândia, Singapura e a Índia, por vezes combinado com impostos regionais.
- Imposto sobre vendas — usado nos Estados Unidos, definido pelos estados e muitas vezes também por cidades e condados. É cobrado uma vez, ao consumidor final, à taxa do local onde se considera que a venda ocorre; os compradores empresariais podem estar isentos mediante certificado.
Registo: chega sequer a cobrar imposto?
Só cobra imposto se estiver registado (ou obrigado a estar) para esse efeito. A maioria dos sistemas de IVA e GST define um limiar de volume de negócios abaixo do qual o registo é opcional e acima do qual é obrigatório, e alguns permitem o registo voluntário para deduzir o imposto das próprias compras. As obrigações de imposto sobre vendas nos Estados Unidos dependem de onde tem presença ou vendas suficientes — o conceito chamado nexus — que, para vendedores à distância, pode surgir em estados que nunca visitou.
Se não estiver registado, as suas faturas não levam linha de imposto. Alguns países esperam uma nota curta a explicar porque não é cobrado imposto; o seu contabilista saberá a redação. Se estiver registado, o número de registo vai em todas as faturas e o imposto tem de ser mostrado conforme as regras exigem.
O que uma fatura fiscal mostra normalmente
Para além dos elementos habituais de uma fatura, os sistemas fiscais exigem frequentemente alguns ou todos os seguintes. O guia O que incluir numa fatura cobre o documento base.
- O seu número de registo fiscal e, em muitos casos entre empresas, também o do cliente
- A data da prestação ou da exigibilidade do imposto, quando difere da data de emissão
- Para cada linha ou grupo de linhas: o valor antes de imposto, a taxa aplicada e o valor do imposto
- Um total do imposto cobrado e o total com imposto incluído
- Nas operações à taxa zero ou isentas, uma menção nesse sentido
- Nas prestações transfronteiriças entre empresas em que é o cliente a liquidar o imposto, uma menção de autoliquidação
- Nalguns países, a expressão "Fatura fiscal" como título
Linhas tributáveis, isentas e à taxa zero
Nem todas as linhas de uma fatura são tratadas da mesma forma. Uma linha tributável leva imposto acrescentado a determinada taxa. Uma linha à taxa zero é tributável a uma taxa nula — continua dentro do sistema, continua a ser declarada e continua a permitir ao vendedor deduzir o imposto suportado. Uma linha isenta está totalmente fora do imposto. Uma fatura pode misturá-las, e é por isso que existem marcas de imposto por linha: por exemplo, uma linha de serviço tributada normalmente e um desembolso repercutido ao custo, sem imposto.
No Simple Invoice cada linha tem um interruptor de tributável. Os impostos são aplicados apenas às linhas tributáveis, e o bloco de totais mostra cada imposto com a sua designação e taxa numa linha própria.
Como o imposto é calculado numa fatura
A aritmética é mais simples do que as regras. O valor de cada linha é a quantidade vezes o preço, menos qualquer desconto de linha. O subtotal é a soma das linhas. Um desconto ao nível da fatura, se existir, é deduzido a seguir. Cada imposto é depois aplicado à parte tributável desse valor pós-desconto e arredondado às casas decimais da moeda; quando se aplicam vários impostos — um nacional e um regional, por exemplo — cada um é calculado independentemente sobre a mesma base, e não um por cima do outro. O total é o valor pós-desconto mais todos os impostos.
As convenções de arredondamento diferem ligeiramente entre autoridades (por linha ou por fatura, meio para cima ou meio para o par). Na maioria das faturas pequenas a diferença é, no máximo, de um cêntimo; se a sua autoridade impuser um método, confirme que os totais da sua ferramenta correspondem às orientações dela. O Simple Invoice arredonda cada linha e cada valor de imposto meio afastando-se de zero, às casas decimais da moeda, e calcula os impostos sobre a base do total da fatura.
Vendas transfronteiriças
Vender a um cliente noutro país muda onde o imposto é devido e quem o liquida. Os serviços entre empresas são frequentemente tributados onde está o cliente, sendo o cliente a liquidar o imposto e levando a fatura uma menção de autoliquidação e os dois números de registo. Os consumidores, os bens e os serviços digitais têm cada um as suas regras, e algumas obrigam o vendedor a registar-se no país do cliente. O guia Como faturar clientes internacionais expõe as perguntas a fazer.
Registos
Guarde todas as faturas emitidas em PDF por período; no Simple Invoice também pode transferir o documento atual em JSON no menu Exportar.
Configurar impostos no Simple Invoice
Adicione cada imposto aplicável à fatura atual com nome e taxa e marque as linhas isentas. Ajuste as designações na secção Etiquetas e coloque avisos obrigatórios nas Condições ou num bloco de texto.
Perguntas
Não estou registado. Devo sequer mencionar impostos nas faturas?
Não os cobra. Alguns países esperam uma nota breve a indicar que não é cobrado imposto e a razão (por exemplo, por estar abaixo do limiar de registo). Peça ao seu contabilista a redação que se aplica ao seu caso.
Uma fatura pode ter mais do que um imposto?
Sim — por exemplo, um imposto nacional e um regional. O Simple Invoice aplica cada imposto independentemente à base tributável e mostra-os em linhas separadas no bloco de totais.
Porque é que este guia não indica taxas?
As taxas variam consoante o país, a região e a categoria de produto, e mudam ao longo do tempo. Enumerá-las aqui tornaria o guia errado nalgum sítio ao fim de meses. Use as fontes oficiais da sua jurisdição ou pergunte a um consultor.