Bir müşteri için işi bitirdiniz ve sizden fatura istediler — ama şirketiniz yok. Yine de fatura kesebilirsiniz. Fatura, işi sağlayan kim ise ondan gelen bir ödeme talebidir ve çoğu ülkede bir şahıs, serbest çalışan veya serbest meslek erbabı bunu kendi adına düzenleyebilir. Değişen şey, belgedeki bir avuç bilgi ve yaşadığınız yere bağlı olarak yapmanız gerekebilecek bir kayıt ya da bildirimdir.
Bu rehber bir şahsın faturasının nasıl göründüğünü, ona güvenmeden önce vergi dairenize neyi sormanız gerektiğini, faturalarınızı nasıl numaralandırıp saklayacağınızı ve hiçbir şirket kurulumu olmadan SimpleInvoice içinde nasıl derli toplu bir fatura üreteceğinizi anlatıyor.
Şirket olmadan fatura kesilebilir mi?
Genel olarak evet. Şirket, ticaret yapmanın bir yoludur; kişi olmak ise başka bir yol. Çoğu vergi sistemi bireylerin hizmetlerden gelir elde etmesine ve bunu kişisel beyannamelerinde bildirmesine izin verir ve pek çoğunun bunun için hafif bir statüsü vardır — serbest meslek erbabı, kendi hesabına çalışan, serbest çalışan, *auto-entrepreneur*, *Kleinunternehmer*, şahıs işletmesi. Bazıları fatura kesmeden önce kayıt olmanızı ister, bazıları yalnızca geliriniz bir eşiği aştığında, birkaçı da arızi işi düzenli bir faaliyetten farklı değerlendirir.
Neredeyse evrensel olan tek şey: gelir vergiye tabidir ve müşteri size ödeme yaptığını bildirmek zorunda kalabilir. O hâlde açıkça, gerçek adınızla fatura kesin ve kopyalarını saklayın.
Faturada ne değişir
Neredeyse hiçbir şey. Bir şahsın faturası bir şirketinkiyle aynı parçaları taşır — bkz. faturada neler olmalı — Kimden bloğunda ve toplamlarda şu farklarla:
- Tam yasal adınız, şirket unvanının geleceği yerde. Bir ticari ad da olur, yeter ki kendi adınız da görünsün.
- Ev veya iş adresiniz — vergi dairenizin bildiği adres.
- Kişisel vergi kimlik numaranız, yerel kurallar gerektiriyorsa (vergi numarası, kimlik numarası veya serbest meslek kayıt numarası) ve hiçbir ticaret sicil numarası, çünkü öyle bir numara yok.
- KDV veya satış vergisi satırı yok, mükellef değilseniz. Pek çok şahıs kayıt eşiğinin altındadır ve vergisiz fatura keser; bazı ülkeler bunu belirten bir cümle ister.
- Kendi banka hesabınız ödeme bilgilerinde — bankanız veya vergi daireniz aksini söylemedikçe kişisel hesap kabul edilir; iş için ayrı bir hesap kayıt tutmayı kolaylaştırır.
Numaralandırma ve kayıt tutma
Yılda üç tane gönderseniz bile faturalarınızı ilkinden itibaren tek ve kesintisiz bir sırayla numaralandırın. Basit bir INV-0001, INV-0002 yeterlidir; numarada yıl da istiyorsanız fatura numaralandırma iyi uygulamaları seçenekleri gösteriyor. Gönderdiğiniz her faturanın bir PDF'ini saklayın ve ne zaman ödendiğini not edin — yıl başına bir klasör gayet iyi bir sistemdir ve vergi beyannameniz onun üzerine kurulacaktır.
SimpleInvoice kullanıyorsanız güncel fatura tarayıcınızda durur ve her dışa aktarım, istediğiniz yere dosyaladığınız bir PDF olur. Yeniden açılıp düzenlenebilen bir yedek istiyorsanız bir de JSON kopyası dışa aktarın.
Ödeme almak
Müşteriler şahıslara da şirketlere ödedikleri gibi öder — çoğunlukla havaleyle — ama finans ekipleri, özellikle büyük kurumlarda, önce bir form veya beyan isteyebilir. Neye ihtiyaç duyduklarını faturayı gönderirken değil, işi kararlaştırırken sorun. Net ödeme koşulları ve bir vade tarihi belirtin; fatura ödeme koşulları, arkasında bir sözleşme departmanı olmayan biri için makul varsayılanlar öneriyor. Yurt dışındaki müşteriler için yurt dışı müşterilere fatura kesmek para birimini ve banka bilgilerini ele alıyor.
Ne zaman şirket düşünmeli
Şahıs olarak fatura kesmek arızi ve başlangıç aşamasındaki işler için doğrudur. Şirkete ya da resmi bir serbest meslek kaydına bakma vaktinin geldiğine dair üç işaret: geliriniz kaydın veya KDV'nin zorunlu hâle geldiği bir eşiğe yaklaşıyor; bir müşterinin satın alma kuralları yalnızca kayıtlı tedarikçilere izin veriyor; ya da işletme sorumluluğunu kişisel varlıklarınızdan ayırmak istiyorsunuz. Bunların hiçbiri faturanın kendisinin nasıl çalıştığını değiştirmez — düzen, numaralandırma ve kayıtlar olduğu gibi taşınır.
Uygun bir şablon
Basit fatura şablonu doğal başlangıç noktasıdır: adınızın bulunduğu sade bir başlık, tarihler, iki adres bloğu, kısa bir kalem tablosu ve bir toplam; vergi satırı ihtiyaç duyana kadar kapalı. Serbest çalışan fatura şablonu bir proje referansı ve daha dolu ödeme bilgileri ekler. İkisinden birini açın, örnek bilgileri kendinizinkilerle değiştirin; yazdırılan her etiket — sahip olduğunuz kimlik neyse ona yeniden adlandırabileceğiniz «Vergi No» dahil — yerinde düzenlenebilir. Serbest çalışan olarak fatura kesmek, ilk fatura çıktıktan sonraki günlük düzeni anlatıyor.
Sık yapılan hatalar
Geciken ödemeye ya da vergi dairesinden gelen tatsız bir yazıya yol açanlar:
- Mükellefi olmadığınız bir vergiyi tahsil etmek. Kayıtlı değilseniz KDV veya satış vergisi satırı eklemeyin.
- Yasal ad yerine takma ad. Müşterinin finans ekibi faturayı, ödeme yaptığı kişiyle eşleştirebilmeli.
- Numaraları sıfırlamak. Her yeni iş 1 numaralı faturayla başlamaz; sıra, siz çalıştığınız sürece devam eder.
- Vade tarihi olmaması. Vade yoksa müşterinin varsayılan döngüsü işler — çoğu zaman beklediğinizden uzundur.
- Kopyaları saklamamak. Vergi beyannameniz onlara dayanır.
Sorular
Şahıs olarak fatura kesmek için vergi numarası gerekir mi?
Çoğu zaman evet — ülkeye göre kişisel bir vergi kimlik numarası ya da serbest meslek kayıt numarası. Bazı yerlerde her faturada bulunması zorunludur; başka yerlerde yalnızca geliri bildirmeniz istenir. İlk faturanızdan önce vergi dairenize sorun.
Tek seferlik bir iş için fatura kesebilir miyim?
Genellikle evet. Pek çok vergi sistemi arızi geliri düzenli bir faaliyetten farklı değerlendirir, ama yine de bildirilmesi gereken bir gelirdir. Kendi adınıza normal bir fatura düzenleyin ve kopyasını saklayın.
Müşteri kişisel banka hesabıma ödeme yapabilir mi?
Normalde evet; ödeme yapılacak bir şirket hesabı zaten yok. Bankanızın koşullarını kontrol edin ve kayıtlarınız derli toplu kalsın diye iş gelirleri için ayrı bir hesap açmayı düşünün.