Una factura proforma —también escrita *factura pro forma*— es una factura preliminar que se envía antes de que la venta se complete. Tiene el aspecto de la de verdad e indica lo que se va a cobrar al comprador, pero no es una solicitud de pago, no es un documento fiscal y no se registra en los libros como una venta. Su función es permitir que el comprador actúe: abrir un pedido, reservar fondos, obtener una licencia de importación o despachar aduanas.
Esta guía explica para qué sirve una factura proforma, cuándo enviar una en lugar de un presupuesto o de una factura, qué tiene que decir para que no se confunda con una factura real y cómo producir una en un minuto a partir de la plantilla de factura proforma.
Qué es una factura proforma
*Pro forma* es latín y significa «por la forma»: un documento que se produce para cumplir con un procedimiento, no para registrar un hecho consumado. Una factura proforma describe por tanto una operación acordada pero aún no ejecutada —estos bienes, esta cantidad, este precio, estas condiciones— con el diseño que usará la factura definitiva.
Como no se ha entregado nada, no se debe nada. La factura proforma no crea un derecho de cobro para el vendedor ni una deuda para el comprador, no lleva un número de la serie real de facturas y, cuando se aplica IVA o impuesto sobre las ventas, no es una factura fiscal válida. Haga lo que haga el comprador con ella —pagar por adelantado, abrir un pedido, declarar un envío—, debe seguirle una factura real cuando se produzca el suministro.
Cuándo usar una
Las facturas proforma existen para el intervalo entre el acuerdo y la entrega. Los casos habituales:
- Pago por adelantado. El comprador quiere pagar antes de que empieces o envíes, y necesita un documento que indique el importe exacto a pagar.
- Pedidos de compra. Los departamentos financieros de las empresas a menudo no pueden abrir un pedido sin un documento del proveedor que muestre el precio; la proforma es ese documento.
- Envíos internacionales. Las aduanas, los transitarios y los bancos que emiten cartas de crédito piden una proforma para valorar la mercancía antes de que exista la factura comercial.
- Aprobación de principio. Un cliente quiere ver cómo quedará la factura final —cada línea, cada impuesto— antes de comprometerse.
- Subvenciones y presupuestos. Una organización necesita un documento del proveedor para reservar fondos contra una partida presupuestaria.
Factura proforma, presupuesto y factura
Un presupuesto es una oferta que el comprador aún no ha aceptado. Puede enumerar opciones, llevar un periodo de validez y cambiar antes del acuerdo. Una factura proforma llega después de la aceptación: el trato está cerrado y el documento simplemente lo expresa en forma de factura para que el comprador pueda actuar. Una factura llega después de la entrega y exige el pago.
Los tres son el mismo diseño en momentos distintos. En la práctica, una proforma sustituye a menudo al presupuesto formal con clientes habituales, y un presupuesto pasa directamente a factura en trabajos pequeños: el paso de la proforma solo merece añadirse cuando el comprador lo necesita. Factura, recibo y presupuesto presenta toda la familia de documentos y el orden en que aparecen.
Qué debe decir
Una factura proforma lleva todo lo que llevará la factura final —las dos partes, los conceptos, cantidades, precios, impuestos y el total— más tres cosas que evitan que se confunda con una:
- El título «Factura proforma», no «Factura», en la cabecera.
- Su propia referencia (por ejemplo
PF-0007), nunca un número de tu serie de facturas. - Una indicación clara de su estado: que no es una solicitud de pago o, si se espera un pago anticipado, el importe, cómo pagarlo y que seguirá una factura fiscal.
- Una fecha de validez: los precios y los tipos de cambio se mueven, y la proforma debe decir cuánto tiempo se mantiene.
- Para envíos: país de origen, pesos, códigos HS o arancelarios y condiciones de entrega, según exija la aduana.
De la proforma a la factura
Cuando salga la mercancía o el trabajo esté hecho, emite la factura real. Toma el siguiente número de tu serie y la fecha de hoy, repite las líneas y los totales de la proforma (ajustados si el suministro cambió) y, si el comprador pagó por adelantado contra la proforma, muestra ese pago como importe pagado para que el saldo pendiente sea correcto. Menciona la proforma en la factura —«según proforma PF-0007»— para que el departamento financiero del comprador pueda casar las dos.
No conviertas la proforma en factura editándola. Duplícala, para que la proforma se conserve como registro de lo que se prometió. Las buenas prácticas de numeración de facturas explica por qué un prefijo aparte para los documentos que no son facturas mantiene limpia la serie.
Hacer una en SimpleInvoice
La plantilla de factura proforma es el diseño Classic con el título cambiado, el bloque de detalles mostrando «Válida hasta» en lugar de «Fecha de vencimiento» y una línea de estado ya incluida en las notas. Ábrela, rellena las partes y las líneas, fija la referencia y exporta un PDF. Cuando el trato se cierre, duplica el documento, vuelve a poner el título Factura, deja que tome el siguiente número de factura y añade el pago anticipado, si lo hubo, al bloque de totales. Cómo facturar a clientes internacionales cubre la moneda y los datos bancarios que suele necesitar una proforma de exportación.
Preguntas
¿Una factura proforma es jurídicamente vinculante?
No como exigencia de pago: no se debe nada hasta que se emite la factura real. Sí puede servir, en cambio, como prueba del precio y las condiciones acordadas, así que trata lo que indica como un compromiso que piensas cumplir dentro de su periodo de validez.
¿Un cliente puede pagar una factura proforma?
Sí, y el pago anticipado es un motivo habitual para emitir una. Registra el dinero como anticipo y luego emite la factura real a la entrega mostrándolo como importe pagado, para que los libros y la declaración de impuestos cuadren.
¿Una factura proforma incluye IVA o impuesto sobre las ventas?
Muestra el impuesto que cobrará la factura final, para que el comprador conozca el importe completo, pero no es en sí misma una factura fiscal y el comprador no puede recuperar el impuesto con ella. La recuperación se hace con la factura real.
¿Se escribe «proforma» o «pro forma»?
Se usan ambas. «Pro forma» es la expresión latina original; «proforma» en una sola palabra es habitual en el comercio y el transporte. Elige una y úsala de forma coherente en tus documentos.