Una factura es un documento que el vendedor envía al comprador para solicitar el pago de bienes entregados o de un trabajo realizado. Identifica a las dos partes, enumera qué se suministró y a qué precio, indica el total adeudado y dice cuándo y cómo debe pagarse. Una vez enviada, es el registro que conservan ambas partes: la prueba del vendedor de que se le debe dinero y la prueba del comprador de lo que compró.
Esta guía explica para qué sirve una factura, qué tiene que contener, en qué se diferencia de una cuenta, de un recibo o de un presupuesto y qué variantes te vas a encontrar. Si prefieres ver una antes que leer sobre ella, abre una factura de ejemplo en SimpleInvoice: se carga con todas las partes ya en su sitio.
La definición
En sentido estricto, una factura es un documento comercial que detalla una operación y solicita formalmente el pago. Hoy suele ser un PDF, pero su función no ha cambiado: dejar constancia, en una forma que ambas partes aceptan, de exactamente cuánto se debe y por qué.
Tres rasgos convierten un documento en una factura y no en una simple nota. La emite el vendedor, no el comprador. Se refiere a un suministro concreto: estos artículos, este servicio, este periodo. Y crea una obligación: desde la fecha de emisión el importe es una deuda, y las condiciones de pago indican cuánto tiempo tiene el comprador para saldarla.
Para qué sirve una factura
Para el vendedor, la factura es el momento en que una venta se convierte en dinero por cobrar. Los contables lo llaman derecho de cobro o cuenta por cobrar: aparece en los libros en la fecha de la factura, no cuando llega el dinero.
Para el comprador, la factura es el documento que justifica el pago: lo que el departamento financiero cruza con un pedido y una entrega antes de liberar los fondos. Cuando se aplica IVA o impuesto sobre las ventas, la factura es además el documento fiscal: el comprador la necesita para recuperar el impuesto pagado y el vendedor declara el impuesto que figura en ella. Por eso las administraciones tributarias son tan concretas sobre lo que debe mostrar una factura.
Por último, la factura es una prueba. Si un cliente discute un cargo o un pago se pierde, la factura, la entrega y el extracto bancario son lo que zanja la cuestión.
Qué contiene una factura
Toda factura, en cualquier país, lleva el mismo núcleo. Las normas locales le añaden cosas —un número de identificación fiscal, un lugar de emisión, una redacción concreta—, pero nunca le quitan nada. La lista completa está en qué incluir en una factura; lo esencial es:
- La palabra «Factura» y un número de factura único y correlativo.
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento, o las condiciones de pago de las que se deduce.
- Vendedor y comprador: nombres, direcciones y, cuando se exija, identificadores fiscales.
- Conceptos: qué se suministró, cantidad, precio unitario e importe de la línea.
- Totales: subtotal, descuentos si los hay, impuesto por tipo, total a pagar y cualquier importe ya pagado.
- Cómo pagar: datos bancarios o un enlace de pago, más las notas o condiciones que correspondan.
Tipos de factura que te vas a encontrar
La factura estándar cubre la mayoría de los trabajos. Existen unas pocas variantes para momentos concretos de un proyecto o de una venta, y todas comparten el mismo diseño con un título distinto y una o dos líneas de información adicional.
- Factura proforma: se envía antes de la entrega para que el comprador pueda organizar el pago o abrir un pedido; no es un documento fiscal. Consulta la guía sobre la factura proforma.
- Factura de anticipo o parcial: una factura real por una parte del precio, emitida por adelantado o en un hito.
- Factura final: por el saldo al terminar, mostrando los pagos anteriores como importe pagado.
- Factura recurrente: la misma factura emitida cada periodo por una cuota fija o una suscripción.
- Factura rectificativa (nota de crédito): la inversa de una factura, emitida para corregir o anular una. Consulta la guía sobre facturas rectificativas.
- Factura comercial: la versión para aduanas que acompaña los envíos internacionales, con origen, pesos y códigos arancelarios.
Factura, cuenta, recibo y presupuesto
Mucha gente usa *factura* y *cuenta* como sinónimos, y en el lenguaje cotidiano son el mismo documento visto desde dos lados: el vendedor envía una factura, el comprador recibe una cuenta que pagar. En contabilidad la distinción es más nítida: tus facturas emitidas son lo que te deben; tus facturas recibidas, lo que debes.
Un recibo llega después del pago y lo confirma; una factura llega antes y lo solicita. Un presupuesto llega antes del trabajo y propone un precio; solo se convierte en factura cuando el trabajo está hecho. Las diferencias, y la secuencia que sigue un proyecto normal, están explicadas en factura, recibo y presupuesto.
Cuándo enviar una factura
Envíala en cuanto tengas derecho a cobrar: a la entrega si son bienes, al terminar o en un hito acordado si son servicios, al inicio de cada periodo si es una cuota fija. Cuanto mayor sea el intervalo entre el trabajo y la factura, mayor será el intervalo hasta el dinero, y más probable que el ciclo de aprobación del cliente la empuje al mes siguiente. Las condiciones de pago explicadas cubre fechas de vencimiento, anticipos y qué significa realmente «30 días netos».
Muchos freelancers agrupan la facturación en un día a la semana o al mes. No hay problema, siempre que la fecha de la factura sea la fecha en que la emites, no la del trabajo, y que las condiciones de pago cuenten desde la fecha de emisión. Facturar como freelancer propone una rutina que funciona.
Un ejemplo breve
Una diseñadora termina un sitio web para un cliente y emite la factura INV-0042 el 2 de marzo, con vencimiento el 16 de marzo bajo condiciones de 14 días. Enumera tres líneas —diseño de identidad de marca, diseño web y cuatro horas de consultoría— con cantidades, tarifas e importes, muestra el subtotal, añade el impuesto al tipo aplicable e indica el total a pagar. Bajo el total van los datos bancarios de la diseñadora y una línea de agradecimiento. El 12 de marzo el cliente paga; la diseñadora marca la factura como pagada y archiva el PDF junto con el extracto bancario.
Esa es toda la vida de una factura corriente. La guía con el ejemplo de factura recorre ese mismo documento campo por campo.
Hacer una lleva minutos
No necesitas un programa de contabilidad ni una fórmula de hoja de cálculo para producir una factura correcta. SimpleInvoice se abre con una factura completa y todos los elementos obligatorios en su sitio; sustituyes los datos de ejemplo por los tuyos, ajustas los bloques de impuestos y de pago y exportas un PDF. Cómo hacer una factura, paso a paso te lleva por el proceso, y la galería de plantillas tiene un diseño para casi cualquier tipo de trabajo.
Preguntas
¿Es obligatorio emitir una factura?
En las ventas entre empresas, en la mayoría de los países sí; y cuando se aplica IVA o impuesto sobre las ventas, la normativa fiscal dicta lo que debe mostrar. En las ventas a consumidores a menudo basta con un recibo. Comprueba las normas del lugar donde estáis tú y tu cliente.
¿Una factura es lo mismo que una cuenta?
En el uso cotidiano, sí: el vendedor la llama factura y el comprador la ve como una cuenta que pagar. En contabilidad, las facturas emitidas son lo que te deben y las facturas recibidas son lo que debes.
¿Quién emite la factura, el comprador o el vendedor?
El vendedor: la parte que suministra los bienes o el servicio y pide cobrar. Un documento que el comprador prepara para el vendedor es un pedido de compra o una autofactura, que requiere un acuerdo previo.
¿Puedo modificar una factura después de enviarla?
No en silencio. Una factura enviada es un registro para ambas partes. Corrígela con una factura rectificativa y, si hace falta, una factura nueva con el siguiente número, para que la serie y los libros sigan siendo coherentes.