La mayoría de quienes trabajan como freelance se topa con el impuesto sobre el consumo la primera vez que un cliente pregunta «¿eso lleva IVA?» o un asesor pregunta si están dados de alta. Las normas son nacionales, detalladas y cambiantes, y esta guía no intenta enunciarlas. Lo que sí hace es explicar el vocabulario y la mecánica para que la conversación con tu asesor sea corta y para que, cuando conozcas tu caso, lo reflejes bien en la factura.
Nada de lo que hay aquí es asesoramiento fiscal, y no aparece ningún tipo impositivo a propósito: cambian según el país, la región y el producto, y se actualizan. Usa las fuentes oficiales del final para tu jurisdicción. En Simple Invoice la aritmética se resuelve sola en cuanto introduces los impuestos que te aplican.
Tres sistemas, una misma idea
El IVA (impuesto sobre el valor añadido), el GST (impuesto sobre bienes y servicios) y el impuesto sobre las ventas son todos impuestos al consumo que recauda el vendedor y traslada a la administración. Se diferencian en la mecánica.
- IVA — se usa en toda Europa y en buena parte del mundo. Se repercute en cada fase de la cadena de suministro; las empresas dadas de alta lo cobran en sus ventas y deducen el que pagaron en sus compras, así que la factura debe mostrar el impuesto por separado para que el comprador pueda deducirlo.
- GST — el mismo mecanismo con otro nombre en países como Australia, Canadá, Nueva Zelanda, Singapur o India, a veces combinado con impuestos regionales.
- Impuesto sobre las ventas — se usa en Estados Unidos, lo fijan los estados y a menudo también ciudades y condados. Se cobra una sola vez, al consumidor final, al tipo del lugar donde se considera realizada la venta; los compradores empresa pueden estar exentos con un certificado.
El alta: ¿tienes que repercutir impuesto?
Solo repercutes impuesto si estás dado de alta (o si estás obligado a estarlo). La mayoría de sistemas de IVA y GST fijan un umbral de facturación por debajo del cual el alta es opcional y por encima del cual es obligatoria, y algunos permiten darse de alta voluntariamente para deducir el impuesto de las propias compras. En Estados Unidos, las obligaciones del impuesto sobre las ventas dependen de dónde tengas presencia o ventas suficientes —el concepto llamado nexus—, que para un vendedor a distancia puede surgir en estados que no ha pisado nunca.
Si no estás dado de alta, tus facturas no llevan línea de impuesto. Algunos países esperan una nota breve que explique por qué no se repercute; tu asesor conocerá la redacción. Si estás dado de alta, tu número de identificación fiscal va en todas las facturas y el impuesto debe mostrarse como exijan las normas.
Qué muestra normalmente una factura fiscal
Más allá de los elementos habituales de una factura, los sistemas fiscales suelen exigir algunos o todos los siguientes. Qué incluir en una factura cubre el documento base.
- Tu número de identificación fiscal y, en muchos casos entre empresas, también el del cliente
- La fecha de la operación o el devengo, cuando difiere de la fecha de emisión
- Para cada línea o grupo de líneas: la base imponible, el tipo aplicado y la cuota
- Un total del impuesto repercutido y el total con impuestos incluidos
- Para las entregas a tipo cero o exentas, una mención que lo indique
- Para las operaciones transfronterizas entre empresas en las que el cliente declara el impuesto, una mención de inversión del sujeto pasivo
- En algunos países, la palabra «Factura fiscal» como título
Líneas sujetas, exentas y a tipo cero
No todas las líneas de una factura reciben el mismo tratamiento. Una línea sujeta lleva impuesto a algún tipo. Una línea a tipo cero está sujeta a un tipo del cero por ciento: sigue dentro del sistema, se sigue declarando y sigue permitiendo al vendedor deducir el impuesto soportado. Una línea exenta queda fuera del impuesto por completo. Una factura puede mezclarlas, y por eso existen las marcas de sujeción por línea: por ejemplo, una línea de servicio gravada con normalidad y un suplido que se traslada a coste sin impuesto.
En Simple Invoice cada concepto tiene un interruptor de línea sujeta. Los impuestos se aplican solo a las líneas sujetas, y el bloque de totales muestra cada impuesto con su etiqueta y su tipo en una fila propia.
Cómo se calcula el impuesto en una factura
La aritmética es más sencilla que las normas. El importe de cada línea es cantidad por precio, menos el descuento de línea si lo hay. El subtotal es la suma de las líneas. Después se resta el descuento de la factura completa, si existe. Cada impuesto se aplica entonces a la parte sujeta de ese importe ya descontado y se redondea a los decimales de la moneda; cuando aplican varios impuestos —uno nacional y otro regional, por ejemplo—, cada uno se calcula de forma independiente sobre la misma base, no uno encima del otro. El total es el importe ya descontado más todos los impuestos.
Las convenciones de redondeo varían un poco entre administraciones (por línea o por factura, al alza o al par). En la mayoría de facturas pequeñas la diferencia es como mucho de un céntimo; si tu administración impone un método, comprueba que los totales de tu herramienta coincidan con sus indicaciones. Simple Invoice redondea cada línea y cada cuota alejándose de cero a los decimales de la moneda y calcula los impuestos sobre la base del total de la factura.
Ventas transfronterizas
Vender a un cliente de otro país cambia dónde se devenga el impuesto y quién lo declara. Los servicios entre empresas tributan con frecuencia donde está el cliente: es el cliente quien declara el impuesto y la factura lleva una mención de inversión del sujeto pasivo y los dos números de identificación fiscal. Los consumidores, los bienes y los servicios digitales tienen cada uno sus propias normas, y algunas obligan al vendedor a darse de alta en el país del cliente. Cómo facturar a clientes internacionales recoge las preguntas que conviene hacer.
Registros
Las empresas dadas de alta deben conservar las facturas emitidas y recibidas durante el periodo legal y declarar los impuestos con la periodicidad exigida. Archiva cada factura emitida como PDF; en Simple Invoice también puedes descargar el documento actual como JSON desde el menú Exportar.
Configurar impuestos en Simple Invoice
Cuando tu asesor confirme qué impuestos se aplican, añádelos a la factura actual con su etiqueta y tipo y marca las líneas no sujetas. El bloque de totales puede mostrar cada impuesto por separado, y las etiquetas se editan en la sección Etiquetas de la barra lateral. Incluye las menciones obligatorias, como inversión del sujeto pasivo o exención, en Condiciones o en un bloque de texto.
Preguntas
No estoy dado de alta. ¿Menciono el impuesto en mis facturas?
No lo repercutes. Algunos países esperan una nota breve que indique que no se repercute impuesto y el motivo (por ejemplo, que estás por debajo del umbral de alta). Pídele a tu asesor la redacción que te corresponde.
¿Una factura puede llevar más de un impuesto?
Sí: por ejemplo, uno nacional y otro regional. Simple Invoice aplica cada impuesto de forma independiente sobre la base sujeta y los muestra en filas separadas del bloque de totales.
¿Por qué esta guía no indica ningún tipo impositivo?
Los tipos varían según el país, la región y la categoría de producto, y cambian con el tiempo. Enumerarlos aquí haría que la guía estuviera equivocada en algún sitio en cuestión de meses. Usa las fuentes oficiales de tu jurisdicción o pregunta a un asesor.