Vous avez terminé un travail pour un client et il vous demande une facture — mais vous n'avez pas de société. Vous pouvez quand même facturer. Une facture est une demande de paiement émise par celui qui a fourni le travail, et dans la plupart des pays un particulier, un freelance ou un travailleur indépendant peut en émettre une à son propre nom. Ce qui change, c'est une poignée de détails sur le document et, selon l'endroit où vous vivez, une immatriculation ou une déclaration que vous devrez peut-être faire.
Ce guide couvre à quoi ressemble la facture d'un particulier, ce qu'il faut vérifier auprès de votre administration fiscale avant de vous y fier, comment numéroter et conserver vos factures, et comment en produire une propre dans SimpleInvoice sans aucune structure d'entreprise.
Peut-on facturer sans société ?
En général, oui. Une société est une façon d'exercer ; une personne physique en est une autre. La plupart des systèmes fiscaux permettent aux particuliers de tirer un revenu de prestations et de le déclarer sur leur déclaration personnelle, et beaucoup prévoient un statut allégé pour cela — travailleur indépendant, entrepreneur individuel, freelance, *auto-entrepreneur*, *Kleinunternehmer*, entreprise unipersonnelle. Certains exigent une immatriculation avant de facturer, d'autres seulement lorsque vos revenus dépassent un seuil, et quelques-uns traitent le travail occasionnel différemment d'une activité régulière.
La seule chose qui est presque universelle : le revenu est imposable et le client peut avoir à déclarer vous avoir payé. Facturez donc ouvertement, sous votre vrai nom, et conservez des copies.
Ce qui change sur la facture
Presque rien. La facture d'un particulier porte les mêmes éléments que celle d'une société — voir que mettre sur une facture — avec ces différences dans le bloc Émetteur et dans les totaux :
- Votre nom légal complet à la place d'une raison sociale. Un nom commercial convient, tant que votre propre nom apparaît aussi.
- Votre adresse personnelle ou professionnelle — celle que connaît votre administration fiscale.
- Votre identifiant fiscal personnel lorsque les règles locales l'exigent (un numéro fiscal, un numéro d'identité national ou un numéro d'immatriculation d'indépendant), et aucun numéro d'immatriculation de société, puisqu'il n'y en a pas.
- Pas de ligne de TVA ni de taxe sur les ventes, sauf si vous y êtes assujetti. Beaucoup de particuliers sont sous le seuil d'assujettissement et facturent hors taxe ; certains pays demandent une phrase qui le précise.
- Votre propre compte bancaire dans les détails de paiement — un compte personnel est acceptable sauf indication contraire de votre banque ou de votre administration fiscale ; un compte distinct pour l'activité simplifie la comptabilité.
Numérotation et conservation des archives
Numérotez vos factures en une seule séquence ininterrompue depuis la première, même si vous en envoyez trois par an. Un simple INV-0001, INV-0002 suffit ; les bonnes pratiques de numérotation présente des options si vous voulez l'année dans le numéro. Conservez un PDF de chaque facture envoyée et notez quand elle a été payée — un dossier par année est un système parfaitement valable, et c'est sur lui que reposera votre déclaration de revenus.
Si vous utilisez SimpleInvoice, la facture en cours vit dans votre navigateur et chaque export est un PDF que vous classez où vous voulez. Exportez aussi une copie JSON si vous voulez une sauvegarde qui peut être rouverte et modifiée.
Être payé
Les clients paient les particuliers comme ils paient les sociétés — par virement, le plus souvent — mais leur service financier peut d'abord demander un formulaire ou une déclaration, surtout dans les grandes organisations. Demandez ce dont ils ont besoin au moment de convenir du travail, pas au moment d'envoyer la facture. Indiquez des conditions de paiement claires et une date d'échéance ; les conditions de paiement expliquées suggère des valeurs par défaut raisonnables pour quelqu'un qui n'a pas de service juridique derrière lui. Pour les clients à l'étranger, comment facturer des clients internationaux couvre la devise et les coordonnées bancaires.
Quand envisager une société
Facturer en tant que particulier convient au travail occasionnel et aux débuts d'activité. Trois signes qu'il est temps d'envisager une société ou une immatriculation formelle d'indépendant : vos revenus approchent d'un seuil où l'immatriculation ou la TVA devient obligatoire ; les règles d'achat d'un client n'autorisent que les fournisseurs immatriculés ; ou vous voulez séparer la responsabilité de l'activité de votre patrimoine personnel. Aucun de ces changements ne modifie le fonctionnement de la facture elle-même — la mise en page, la numérotation et les archives se transposent directement.
Un modèle qui convient
Le modèle de facture simple est le point de départ naturel : un en-tête sobre avec votre nom, les dates, les deux blocs d'adresse, un court tableau de lignes et un total, avec la ligne de taxe désactivée jusqu'à ce que vous en ayez besoin. Le modèle de facture freelance ajoute une référence de projet et des détails de paiement plus complets. Ouvrez l'un ou l'autre, remplacez l'exemple par vos propres données, et chaque libellé imprimé — y compris « Numéro fiscal », que vous pouvez renommer selon le nom de votre identifiant — se modifie sur place. Facturer en freelance décrit la routine quotidienne une fois la première facture partie.
Les erreurs courantes
Celles qui causent un retard de paiement ou un courrier gênant de l'administration fiscale :
- Facturer une taxe à laquelle vous n'êtes pas assujetti. Si vous n'êtes pas assujetti, n'ajoutez pas de ligne de TVA ou de taxe sur les ventes.
- Un surnom à la place du nom légal. Le service financier du client doit pouvoir rapprocher la facture de la personne qu'il paie.
- Recommencer la numérotation. Chaque nouvelle mission ne reçoit pas la facture n° 1 ; la séquence continue tant que vous travaillez.
- Pas de date d'échéance. Sans elle, c'est le cycle par défaut du client qui s'applique — souvent plus long que vous ne l'imaginez.
- Ne pas conserver de copies. Votre déclaration de revenus en dépend.
Questions
Ai-je besoin d'un numéro fiscal pour facturer en tant que particulier ?
Souvent, oui — un identifiant fiscal personnel ou un numéro d'immatriculation d'indépendant, selon le pays. Certains l'exigent sur chaque facture ; d'autres vous demandent seulement de déclarer le revenu. Vérifiez auprès de votre administration fiscale avant votre première facture.
Puis-je facturer une mission ponctuelle ?
En général, oui. Beaucoup de systèmes fiscaux traitent les revenus occasionnels différemment d'une activité régulière, mais cela reste un revenu à déclarer. Émettez une facture normale à votre nom et conservez la copie.
Le client peut-il payer sur mon compte bancaire personnel ?
Normalement, oui ; il n'y a pas de compte de société sur lequel payer. Vérifiez les conditions de votre banque et envisagez un compte distinct pour les revenus d'activité, pour garder des archives nettes.