Un avoir (ou note de crédit) est un document qui annule tout ou partie d'une facture que vous avez déjà émise. Il dit, en substance, « vous nous devez moins que ce que la facture réclamait » — parce que des marchandises ont été retournées, qu'un prix était faux, qu'une remise a été convenue après coup ou que le travail n'a pas été livré en entier. Le montant crédité réduit ce que le client doit encore payer ou, s'il a déjà payé, lui est remboursé ou conservé en déduction de sa prochaine facture.
Les avoirs existent parce qu'une facture envoyée ne doit jamais être modifiée ni discrètement supprimée : c'est une pièce des deux côtés et, là où une taxe s'applique, un document fiscal. Ce guide explique quand en émettre un, ce qu'il doit contenir, comment le numéroter pour que votre séquence reste propre, et comment en produire un à partir de la même mise en page que vos factures dans SimpleInvoice.
Ce qu'est un avoir
Voyez l'avoir comme une facture au signe inversé. Il porte les mêmes parties, se rapporte à une facture d'origine précise et liste les articles ou montants crédités, avec la taxe qui s'y appliquait. Là où la facture avait créé une créance, l'avoir la réduit. Là où la facture avait appliqué une taxe, l'avoir l'annule, pour que les déclarations fiscales des deux côtés restent justes.
Le service financier du client le classe avec la facture d'origine. S'il n'a pas encore payé, il règle la facture moins l'avoir. S'il a payé, le crédit reste sur son compte jusqu'à ce que vous le remboursiez ou l'imputiez sur une facture ultérieure — et l'avoir est le document qui explique pourquoi.
Quand en émettre un
Chaque fois qu'une facture émise s'avère trop élevée, ou n'aurait pas dû être émise du tout :
- Marchandises retournées ou refusées — le client renvoie des articles, ou refuse une partie d'une livraison.
- Une erreur de prix ou de quantité — le mauvais tarif, une ligne en double, des heures facturées deux fois.
- Une remise convenue après facturation — un geste commercial, une remise sur volume, un crédit pour un délai non tenu.
- Un travail non livré — un jalon annulé qui avait déjà été facturé.
- Une facture en double — le même travail facturé deux fois ; créditez l'une en totalité.
- Un mauvais destinataire ou des coordonnées erronées — créditez l'original en totalité et émettez une facture correcte.
Ce qu'il doit contenir
Un avoir a besoin de presque tout ce qu'une facture contient — voir que mettre sur une facture — plus le lien vers ce qu'il corrige :
- Le titre « Avoir » (ou « Note de crédit »), jamais « Facture ».
- Son propre numéro unique, issu d'une séquence distincte comme
CN-0001. - La date d'émission et le numéro et la date de la facture d'origine.
- Les coordonnées des deux parties telles qu'elles figuraient sur la facture d'origine, numéros fiscaux compris lorsqu'ils sont exigés.
- Les articles ou montants crédités, avec quantités et prix unitaires, et le motif sur une ligne ou dans une note.
- La taxe annulée, au taux que la facture d'origine appliquait, et le total crédité.
- La suite : remboursement sur le moyen de paiement d'origine, imputation sur une facture désignée, ou conservation en compte.
Chiffres positifs ou négatifs ?
Les conventions varient. Dans de nombreux pays, un avoir affiche les montants crédités en chiffres positifs ordinaires sous un titre qui rend le sens évident — c'est le titre qui fait le travail. Dans d'autres, et dans la plupart des logiciels de comptabilité, il est présenté comme une facture négative. Les deux se comprennent ; ce qui compte, c'est que le document soit intitulé comme un avoir et qu'il renvoie à la facture d'origine. Si le service financier de votre client a une préférence, suivez-la.
Numérotation et archives
Donnez aux avoirs leur propre préfixe et leur propre séquence. S'ils partagent les numéros des factures, un trou apparaît dans la séquence de factures à chaque avoir émis, et les trous sont exactement ce sur quoi les auditeurs posent des questions. Les bonnes pratiques de numérotation couvre les préfixes et les remises à zéro annuelles.
Conservez la facture d'origine telle qu'elle était, gardez l'avoir à côté, et si une facture corrigée est nécessaire, émettez-la avec le numéro de facture suivant et une note renvoyant aux deux. Ne supprimez jamais l'original : les trois documents ensemble racontent toute l'histoire. Là où la TVA ou une taxe sur les ventes intervient, l'avoir est aussi ce qui vous permet de réduire la taxe que vous avez déclarée — TVA et taxes sur les ventes sur les factures en explique les bases et où vérifier les règles locales.
Avoir, remboursement ou annulation de la facture
Un remboursement, c'est de l'argent qui retourne au client ; l'avoir est le document qui le justifie. Vous pouvez émettre un avoir sans rembourser (le crédit est imputé sur la prochaine facture) et vous ne devriez pas rembourser sans avoir. Annuler une facture — la rayer de vos archives comme si elle n'avait jamais existé — n'est acceptable que si elle n'a jamais été envoyée. Une fois qu'elle a quitté votre boîte d'envoi, annulez-la par un avoir du montant total.
La même distinction sépare l'avoir des autres documents qui entourent une facture : un devis propose, une facture exige, un reçu confirme, un avoir annule. Facture, reçu ou devis les met côte à côte.
En émettre un dans SimpleInvoice
Ouvrez la facture d'origine, dupliquez-la et changez le titre du bloc d'en-tête en Avoir. Réglez le champ numéro sur votre séquence d'avoirs, ne gardez que les lignes créditées (ou ajoutez une seule ligne décrivant le crédit), laissez la taxe telle qu'elle était sur l'original, et utilisez le bloc Notes pour « Avoir sur la facture INV-0042 du 2 mars — articles retournés » et pour préciser ce qu'il advient de l'argent. Exportez le PDF et envoyez-le avec le même schéma d'objet que vos factures. Enregistrez le résultat comme modèle pour que le suivant soit à un clic — la galerie de modèles montre comment préréglages et modèles enregistrés s'articulent.
Questions
Puis-je simplement modifier la facture au lieu d'émettre un avoir ?
Seulement si elle n'a pas été envoyée. Une fois que le client l'a reçue, la facture est une pièce de son côté aussi, et dans de nombreuses juridictions un document fiscal ; corrigez-la par un avoir et, si nécessaire, une nouvelle facture.
Un avoir peut-il porter sur une partie d'une facture ?
Oui. Les avoirs partiels sont le cas le plus courant — un article retourné, une ligne surfacturée. Ne listez que ce qui est crédité et référencez la facture d'origine pour que le reste apparaisse clairement comme toujours dû.
Le client peut-il m'émettre un avoir ?
Un acheteur peut envoyer une note de débit pour demander un crédit, mais l'avoir lui-même vient du vendeur — la partie qui a émis la facture à corriger.