Una nota de crédito (o factura rectificativa) es un documento que anula total o parcialmente una factura que ya has emitido. Viene a decir: «nos debes menos de lo que reclamaba la factura», porque hubo una devolución, un precio estaba mal, se acordó un descuento después o el trabajo no se entregó completo. El importe acreditado reduce lo que el cliente aún tiene que pagar o, si ya pagó, se le devuelve o se guarda a cuenta de su próxima factura.
Las notas de crédito existen porque una factura enviada no debe editarse ni borrarse en silencio: es un registro para ambas partes y, donde hay impuestos, un documento fiscal. Esta guía explica cuándo emitir una, qué debe contener, cómo numerarla para que tu serie siga limpia y cómo generarla con el mismo diseño que tus facturas en SimpleInvoice.
Qué es una nota de crédito
Piensa en ella como una factura con el signo cambiado. Lleva las mismas partes, remite a una factura original concreta y enumera los conceptos o importes que se acreditan, con el impuesto que se les aplicó. Donde la factura creó un derecho de cobro, la nota de crédito lo reduce. Donde la factura repercutió impuesto, la nota de crédito lo revierte, de modo que la declaración fiscal de ambas partes siga siendo correcta.
El departamento financiero del cliente la archiva junto a la factura original. Si aún no ha pagado, paga la factura menos el crédito. Si ya pagó, el crédito queda en su cuenta hasta que lo devuelvas o lo apliques a una factura posterior, y la nota de crédito es el documento que explica por qué.
Cuándo emitirla
Siempre que una factura emitida resulte ser demasiado alta, o no debiera haberse emitido:
- Mercancía devuelta o rechazada: el cliente devuelve artículos o rechaza parte de una entrega.
- Un error de precio o cantidad: la tarifa equivocada, una línea duplicada, horas facturadas dos veces.
- Un descuento acordado después de facturar: una rebaja comercial, un descuento por volumen, una compensación por un plazo incumplido.
- Trabajo no entregado: un hito cancelado que ya se había facturado.
- Una factura duplicada: el mismo trabajo facturado dos veces; acredita una por completo.
- Un destinatario o unos datos incorrectos: acredita la original íntegra y emite una factura correcta.
Qué debe contener
Una nota de crédito necesita casi todo lo que necesita una factura —consulta qué incluir en una factura— más el vínculo con aquello que corrige:
- El título «Nota de crédito» (o «Factura rectificativa»), nunca «Factura».
- Su propio número único, de una serie aparte como
NC-0001. - La fecha de emisión y el número y la fecha de la factura original.
- Los datos de ambas partes tal como aparecían en la factura original, con los NIF cuando sean obligatorios.
- Los conceptos o importes acreditados, con cantidades y precios unitarios, y el motivo en una línea o una nota.
- El impuesto revertido, al tipo que aplicó la factura original, y el total acreditado.
- Qué pasa a continuación: devolución por el medio de pago original, aplicación a una factura concreta o saldo a cuenta.
¿Importes en positivo o en negativo?
Las convenciones varían. En muchos países la nota de crédito muestra los importes acreditados como cifras positivas normales bajo un encabezado que deja clara la dirección: el título hace el trabajo. En otros, y en la mayoría de los programas de contabilidad, se presenta como una factura en negativo. Ambas formas se entienden; lo importante es que el documento se titule como nota de crédito y remita a la factura original. Si el departamento financiero de tu cliente prefiere una, síguela.
Numeración y registros
Da a las notas de crédito su propio prefijo y su propia serie. Si comparten numeración con las facturas, aparece un hueco en la serie de facturas cada vez que emites una, y los huecos son justo lo que preguntan los auditores. Numeración de facturas: buenas prácticas que escalan trata los prefijos y los reinicios anuales.
Conserva la factura original tal como estaba, guarda la nota de crédito junto a ella y, si hace falta una factura corregida, emítela con el siguiente número y una nota que remita a ambas. Nunca borres el original: los tres documentos juntos cuentan la historia completa. Donde hay IVA o impuesto sobre las ventas, la nota de crédito es además lo que te permite reducir el impuesto ya declarado; IVA e impuestos en las facturas explica lo básico y dónde comprobar las reglas locales.
Nota de crédito, devolución o anulación de la factura
Una devolución es dinero que vuelve al cliente; la nota de crédito es el documento que la justifica. Puedes emitir una nota de crédito sin devolver dinero (el crédito se aplica a la siguiente factura) y no deberías devolver sin emitirla. Anular una factura —borrarla de tus registros como si nunca hubiera existido— solo es aceptable si nunca llegó a enviarse. Una vez ha salido de tu bandeja, anúlala con una nota de crédito por el importe íntegro.
La misma distinción separa la nota de crédito del resto de documentos que rodean a una factura: un presupuesto propone, una factura reclama, un recibo confirma, una nota de crédito revierte. Factura, recibo y presupuesto los pone uno al lado del otro.
Cómo emitirla en SimpleInvoice
Abre la factura original, duplícala y cambia el título del bloque de cabecera a Nota de crédito. Ajusta el campo del número a tu serie de notas de crédito, deja solo las líneas que se acreditan (o añade una única línea que describa el crédito), mantén el impuesto tal como estaba en la original y usa el bloque de notas para «Crédito sobre la factura INV-0042 del 2 de marzo — artículos devueltos» y para indicar qué ocurre con el dinero. Exporta el PDF y envíalo con el mismo patrón de asunto que usas para las facturas. Guarda el resultado como plantilla para que la próxima esté a un clic: la galería de plantillas muestra cómo encajan los preajustes y las plantillas guardadas.
Preguntas
¿Puedo editar la factura en lugar de emitir una nota de crédito?
Solo si no se ha enviado. Una vez que el cliente la tiene, la factura también es un registro de su lado y, en muchas jurisdicciones, un documento fiscal; corrígela con una nota de crédito y, si hace falta, una factura nueva.
¿Puede una nota de crédito cubrir solo parte de una factura?
Sí. Las notas de crédito parciales son el caso habitual: un artículo devuelto, una línea sobrefacturada. Enumera solo lo que se acredita y remite a la factura original para que quede claro que el resto sigue pendiente.
¿Puede el cliente emitirme una nota de crédito a mí?
Un comprador puede enviar una nota de débito pidiendo un crédito, pero la nota de crédito en sí la emite el vendedor: la parte que emitió la factura que se corrige.