Ściąganie pieniędzy to ta część freelancingu, której nikt nie lubi, a dyskomfort sprawia, że ludzie czekają za długo, a potem piszą za ostro. Sekwencja przypomnień rozwiązuje oba problemy: kolejną wiadomość wysyłasz według harmonogramu, a nie wtedy, gdy frustracja sięga szczytu, a każda wiadomość jest już napisana.
Poniższe szablony przechodzą przez cztery coraz stanowcze kroki. Simple Invoice tworzy dokument, ale nie śledzi jego statusu, więc terminy zapisuj we własnych rejestrach.
Krok 0 — Uprzejma notka przed terminem płatności
Przy większych fakturach albo nowych klientach krótka wiadomość kilka dni przed terminem wyłapuje problemy, gdy jest jeszcze czas je naprawić: faktura trafiła do złej skrzynki, numer zamówienia się nie zgadzał, zatwierdzający jest nieobecny. To nie jest ponaglenie, więc zachowaj lekki ton.
- Temat: Faktura [INV-0042] — termin [data]
- „Cześć [imię], krótka informacja, że faktura [INV-0042] na [kwota] ma termin płatności [data]. Załączam ją ponownie dla wygody. Jeśli potrzebujecie czegoś ode mnie, żeby ją przetworzyć, daj znać. Pozdrawiam, [ty]”
Krok 1 — Pierwsze przypomnienie, jeden do trzech dni po terminie
Załóż, że faktura umknęła. Podaj fakty, załącz ją, zapytaj, kiedy możesz spodziewać się płatności. Wyślij na adres księgowości z kopią do osoby kontaktowej.
- Temat: Zaległość: faktura [INV-0042] — [kwota], termin [data]
- „Cześć [imię], faktura [INV-0042] na [kwota] miała termin płatności [data] i nie otrzymałem jeszcze wpłaty. Załączam ją ponownie. Czy możesz dać znać, kiedy została zaplanowana do zapłaty albo czy coś ją blokuje? Dane do płatności są na fakturze; tytuł przelewu to [INV-0042]. Pozdrawiam, [ty]”
Krok 2 — Drugie przypomnienie, mniej więcej tydzień później
Wciąż uprzejmie, teraz konkretnie. Podaj liczbę dni po terminie, poproś o datę płatności i wspomnij o swoich warunkach, jeśli przewidują odsetki za opóźnienie — jako fakt, nie groźbę.
- Temat: Drugie przypomnienie: faktura [INV-0042] — [n] dni po terminie
- „Cześć [imię], faktura [INV-0042] na [kwota] jest teraz [n] dni po terminie płatności przypadającym [data]. Będę wdzięczny za potwierdzoną datę płatności do [data za kilka dni]. Zgodnie z warunkami na fakturze od zaległości mogą zostać naliczone odsetki w zakresie dozwolonym prawem, czego wolałbym uniknąć. Jeśli faktura jest kwestionowana albo wymaga poprawki, napisz, żebym mógł to rozwiązać. Faktura w załączniku. Pozdrawiam, [ty]”
Krok 3 — Wezwanie ostateczne, dwa do trzech tygodni po terminie
Krótko, formalnie, z terminem i podanym kolejnym krokiem. Zaadresuj je do działu księgowości i do najwyższej osoby kontaktowej, jaką masz. Wstrzymaj bieżące prace dla tego klienta do czasu rozwiązania sprawy i napisz o tym.
- Temat: Wezwanie ostateczne: faktura [INV-0042] — [kwota] zaległa od [data]
- „Szanowni Państwo, [imię i nazwisko], mimo wcześniejszych przypomnień z [daty] faktura [INV-0042] na [kwota], z terminem [data], pozostaje niezapłacona. Proszę o dokonanie płatności do [termin, mniej więcej za siedem dni]. Jeśli płatność nie wpłynie do tego czasu, [naliczę odsetki za opóźnienie przewidziane w naszych warunkach / wstrzymam dalsze prace / skieruję sprawę do formalnego odzyskania należności]. Jeśli uważają Państwo, że faktura jest błędna, proszę o kontakt przed tą datą. Kopia w załączniku. Z poważaniem, [ty]”
Telefon pomiędzy
Między krokiem 2 a 3 dwuminutowa rozmowa z działem księgowości często załatwia to, czego nie załatwiły trzy maile. Zapytaj, czy faktura została otrzymana i zatwierdzona, czy nie brakuje numeru zamówienia albo wpisu dostawcy i kiedy jest kolejny przebieg płatności. Zapisz nazwisko osoby i to, co powiedziała, a potem potwierdź mailem. Większość zablokowanych faktur tkwi na etapie, o którym nikt ci nie powiedział.
Po wezwaniu ostatecznym
Jeśli termin minie, zrób to, co zapowiedziałeś. Opcje, mniej więcej w kolejności eskalacji: nalicz odsetki i rekompensatę, na które pozwalają twoje warunki i lokalne prawo, i wystaw zaktualizowane zestawienie; wstrzymaj prace i zatrzymaj efekty, których jeszcze nie przekazałeś; wyślij formalne przedsądowe wezwanie do zapłaty; skorzystaj z postępowania uproszczonego albo jego odpowiednika, które w wielu krajach jest zaprojektowane dokładnie do tego i nie wymaga prawnika; albo przekaż dług firmie windykacyjnej. To, które z nich są dostępne i sensowne, zależy od tego, gdzie jesteś ty i klient, oraz od kwoty.
Wynik zapisz we własnym rejestrze. Oznacz tam fakturę jako zapłaconą po rozliczeniu albo jako anulowaną po odpisaniu, aby sekwencja pozostała pełna.
Gdy zaległych faktur jest kilka
Przy kilku zaległych fakturach wyślij klientowi jedno zestawienie. Zbuduj je z zapisów płatności prowadzonych poza Simple Invoice albo utwórz w wariancie Minimal dokument z blokami tekstu opisującymi zaległości.
Jak uniknąć kolejnego
Najlepsze przypomnienie to takie, którego nie wysyłasz. Jak fakturować jako freelancer omawia nawyki, które ograniczają opóźnione płatności: warunki uzgodnione z góry, numer zamówienia w ręku przed startem, zaliczki i etapy przy większych projektach, faktura zawierająca wszystko, czego potrzebuje zatwierdzający, oraz cotygodniowy rzut oka na listę zaległości, żeby żadna faktura nie starzała się niezauważona.
Pytania
Jak szybko po terminie wysłać pierwsze przypomnienie?
Jeden do trzech dni roboczych. Dłuższe czekanie sygnalizuje, że termin był elastyczny; wysłanie w sam dzień terminu może wydać się przedwczesne klientowi, którego przelew jest już w drodze.
Czy powinienem być bardziej stanowczy, gdy klient to duża firma?
Nie bardziej stanowczy — bardziej proceduralny. Duże firmy płacą przez procesy; najszybsza droga to ustalenie, na którym kroku faktura utknęła (otrzymana, dopasowana do zamówienia, zatwierdzona, zaplanowana), i poproszenie o ten krok. Stanowczy ton zachowaj dla klienta, który potwierdził dług i wciąż nie płaci.
Czy faktycznie naliczać odsetki za opóźnienie?
Wspomnienie o nich popycha faktury do przodu; naliczenie ich to decyzja o relacji z klientem. Wielu freelancerów stosuje je przy wezwaniu ostatecznym i odpuszcza po zapłacie. Jeśli mówisz, że naliczysz — nalicz; inaczej kolejne przypomnienie nie ma żadnej wagi.