Uma fatura pró-forma — também escrita *pro forma* — é uma fatura preliminar enviada antes de uma venda estar concluída. Parece a verdadeira e indica o que vai ser cobrado ao comprador, mas não é um pedido de pagamento, não é um documento fiscal e não entra na contabilidade como venda. A sua função é permitir ao comprador agir: emitir uma nota de encomenda, organizar os fundos, obter uma licença de importação ou desalfandegar mercadoria.
Este guia cobre para que serve uma fatura pró-forma, quando enviar uma em vez de um orçamento ou de uma fatura, o que tem de dizer para não ser confundida com uma fatura verdadeira, e como produzir uma a partir de o modelo de fatura pró-forma num minuto.
O que é uma fatura pró-forma
*Pro forma* é latim para "por uma questão de forma": um documento produzido para cumprir um procedimento e não para registar um acontecimento concluído. Uma fatura pró-forma descreve, portanto, uma transação que foi acordada mas ainda não realizada — estes bens, esta quantidade, este preço, estas condições — no layout que a fatura final vai usar.
Como nada foi entregue, nada é devido. A fatura pró-forma não cria uma conta a receber para o vendedor nem um passivo para o comprador, não leva um número da sequência real de faturas e, onde se aplica IVA ou imposto sobre vendas, não é uma fatura fiscal válida. O que quer que o comprador faça com ela — pagar antecipadamente, emitir uma nota de encomenda, declarar uma expedição — uma fatura verdadeira tem de se seguir assim que o fornecimento acontecer.
Quando usar uma
As faturas pró-forma existem para o intervalo entre o acordo e a entrega. Os casos comuns:
- Pagamento antecipado. O comprador quer pagar antes de você começar ou expedir, e precisa de um documento que indique o valor exato a pagar.
- Notas de encomenda. As equipas financeiras das empresas muitas vezes não conseguem emitir uma nota de encomenda sem um documento do fornecedor que mostre o preço; a pró-forma é esse documento.
- Expedições internacionais. Autoridades aduaneiras, transitários e bancos que emitem cartas de crédito pedem uma pró-forma para valorizar a mercadoria antes de existir a fatura comercial.
- Aprovação de princípio. Um cliente quer ver como vai ficar a fatura final — cada linha, cada imposto — antes de se comprometer.
- Subsídios e orçamentos. Uma organização precisa de um documento do fornecedor para reservar fundos numa rubrica orçamental.
Fatura pró-forma vs orçamento vs fatura
Um orçamento é uma oferta que o comprador ainda não aceitou. Pode listar opções, ter um período de validade e mudar antes do acordo. Uma fatura pró-forma vem depois da aceitação: o negócio está fechado, e o documento limita-se a enunciá-lo em forma de fatura para que o comprador possa agir. Uma fatura vem depois da entrega e exige o pagamento.
Os três são o mesmo layout em momentos diferentes. Na prática, uma pró-forma substitui muitas vezes um orçamento formal para clientes habituais, e um orçamento passa muitas vezes diretamente a fatura em trabalhos pequenos — só vale a pena acrescentar o passo da pró-forma quando o comprador precisa dele. Fatura vs recibo vs orçamento apresenta toda a família de documentos e a ordem em que aparecem.
O que tem de dizer
Uma fatura pró-forma leva tudo o que a fatura final vai levar — ambas as partes, linhas de artigos, quantidades, preços, impostos e o total — mais três coisas que evitam que seja confundida com uma:
- O título "Fatura pró-forma", não "Fatura", no cabeçalho.
- Uma referência própria (por exemplo
PF-0007), nunca um número da sua sequência de faturas. - Uma indicação clara do estatuto: que não se trata de um pedido de pagamento ou, se se espera pagamento antecipado, o valor, como pagá-lo e que se seguirá uma fatura fiscal.
- Uma data de validade — os preços e as taxas de câmbio mudam, e a pró-forma deve dizer durante quanto tempo se mantém.
- Para expedições: país de origem, pesos, códigos SH ou pautais e condições de entrega, conforme a autoridade aduaneira exigir.
Da pró-forma à fatura
Quando a mercadoria seguir ou o trabalho estiver feito, emita a fatura verdadeira. Esta leva o número seguinte da sua sequência e a data de hoje, repete as linhas e os totais da pró-forma (ajustados se o fornecimento mudou) e, se o comprador pagou antecipadamente contra a pró-forma, mostra esse pagamento como valor pago para que o saldo em dívida esteja correto. Referencie a pró-forma na fatura — "conforme pró-forma PF-0007" — para que a equipa financeira do comprador consiga associar as duas.
Não edite a pró-forma para a transformar na fatura. Duplique-a, para que a pró-forma permaneça como registo do que foi prometido. Boas práticas de numeração de faturas explica porque é que um prefixo separado para os documentos que não são faturas mantém a sequência limpa.
Fazer uma no SimpleInvoice
O modelo de fatura pró-forma é o layout Classic com o título alterado, o bloco de detalhes a mostrar "Válido até" em vez de "Data de vencimento" e uma linha de estatuto já nas notas. Abra-o, preencha as partes e as linhas, defina a referência e exporte um PDF. Quando o negócio se concretizar, duplique o documento, volte a mudar o título para Fatura, deixe-o receber o número de fatura seguinte e acrescente o pagamento antecipado, se houver, ao bloco de totais. Como faturar clientes internacionais cobre a moeda e os dados bancários de que uma pró-forma de exportação normalmente precisa.
Perguntas
Uma fatura pró-forma é juridicamente vinculativa?
Não como exigência de pagamento — nada é devido até a fatura verdadeira ser emitida. Pode, no entanto, servir de prova do preço e das condições acordadas, por isso trate o que nela consta como um compromisso que tenciona honrar dentro do período de validade.
Um cliente pode pagar uma fatura pró-forma?
Sim, e o pagamento antecipado é uma razão comum para emitir uma. Registe o dinheiro como adiantamento e depois emita a fatura verdadeira na entrega, mostrando-o como valor pago, para que a contabilidade e a declaração fiscal fiquem alinhadas.
Uma fatura pró-forma inclui IVA ou imposto sobre vendas?
Mostra o imposto que a fatura final vai cobrar, para que o comprador conheça o valor total — mas não é em si uma fatura fiscal, e o comprador não pode recuperar imposto com base nela. A recuperação faz-se com a fatura verdadeira.
Escreve-se "pró-forma" ou "pro forma"?
Ambas se usam. "Pro forma" é a expressão latina original; "pró-forma", com hífen e acento, é a grafia aportuguesada corrente no comércio e na faturação. Escolha uma e use-a de forma consistente nos seus documentos.