Uma fatura é um documento que o vendedor envia ao comprador para pedir o pagamento de bens entregues ou de trabalho realizado. Identifica ambas as partes, enumera o que foi fornecido e a que preço, indica o total em dívida e diz quando e como deve ser pago. Depois de enviada, é o registo que ambos os lados guardam: a prova do vendedor de que há dinheiro a receber, a prova do comprador do que foi comprado.
Este guia explica para que serve uma fatura, o que tem de conter, em que difere de uma conta, de um recibo ou de um orçamento, e as variantes com que se vai cruzar. Se preferir ver uma em vez de ler sobre ela, abra uma fatura de exemplo no SimpleInvoice — carrega com todas as partes já no lugar.
A definição
Em rigor, uma fatura é um documento comercial que discrimina uma transação e pede formalmente o pagamento. Hoje é normalmente um PDF, mas a função não mudou: indicar, numa forma que ambas as partes aceitam, exatamente o que é devido e porquê.
Três características fazem de um documento uma fatura e não uma simples nota. É emitido pelo vendedor, não pelo comprador. Refere-se a um fornecimento concreto — estes artigos, este serviço, este período. E cria uma obrigação: a partir da data de emissão o valor é uma dívida, e as condições de pagamento dizem quanto tempo o comprador tem para a liquidar.
O que uma fatura faz
Para o vendedor, a fatura é o momento em que uma venda se torna dinheiro a receber. Os contabilistas chamam-lhe conta a receber: entra na contabilidade na data da fatura, não quando o dinheiro chega.
Para o comprador, a fatura é o documento que justifica o pagamento — aquilo que a equipa financeira confronta com uma nota de encomenda e uma entrega antes de libertar os fundos. Onde se aplica IVA ou imposto sobre vendas, a fatura é também o documento fiscal: o comprador precisa dela para recuperar o imposto pago e o vendedor declara o imposto nela indicado. É por isso que as autoridades fiscais são específicas quanto ao que uma fatura tem de mostrar.
Por fim, a fatura é prova. Se um cliente contestar uma cobrança ou um pagamento se perder, a fatura, a entrega e o extrato bancário são o que resolve a questão.
O que uma fatura contém
Todas as faturas, em todos os países, têm o mesmo núcleo. As regras locais acrescentam-lhe elementos — um número de identificação fiscal, um local de emissão, uma redação específica — mas nunca lhe retiram nada. A lista completa está em o que incluir numa fatura; o essencial é:
- A palavra "Fatura" e um número de fatura único e sequencial.
- Data de emissão e data de vencimento, ou as condições de pagamento que a determinam.
- Vendedor e comprador: nomes, moradas e, quando exigido, NIF.
- Linhas de artigos: o que foi fornecido, quantidade, preço unitário e valor da linha.
- Totais: subtotal, eventual desconto, imposto por taxa, o total em dívida — e qualquer valor já pago.
- Como pagar: dados bancários ou uma ligação de pagamento, mais eventuais notas ou condições.
Tipos de fatura que vai encontrar
A fatura padrão cobre a maior parte do trabalho. Existe um punhado de variantes para momentos concretos de um projeto ou de uma venda, e todas são o mesmo layout com um título diferente e uma ou duas linhas de informação extra.
- Fatura pró-forma — enviada antes da entrega para que o comprador possa organizar o pagamento ou emitir uma nota de encomenda; não é documento fiscal. Veja a fatura pró-forma explicada.
- Fatura de sinal ou intercalar — uma fatura verdadeira de parte do preço, emitida à cabeça ou num marco do projeto.
- Fatura final — do valor restante na conclusão, mostrando os pagamentos anteriores como valor pago.
- Fatura recorrente — a mesma fatura emitida em cada período por uma avença ou subscrição.
- Nota de crédito — o inverso de uma fatura, emitida para a corrigir ou anular. Veja as notas de crédito explicadas.
- Fatura comercial — a versão aduaneira que acompanha as expedições internacionais, acrescentando origem, pesos e códigos pautais.
Fatura vs conta vs recibo vs orçamento
Usa-se *fatura* e *conta* indistintamente e, na linguagem do dia a dia, são o mesmo documento visto de dois lados: o vendedor envia uma fatura, o comprador recebe uma conta. Na contabilidade a distinção é mais nítida — as suas faturas são o que lhe devem, as suas contas são o que você deve.
Um recibo vem depois do pagamento e confirma-o; uma fatura vem antes e pede-o. Um orçamento vem antes do trabalho e propõe um preço; só se torna fatura quando o trabalho estiver feito. As diferenças, e a sequência que um projeto normal segue, estão descritas em fatura vs recibo vs orçamento.
Quando enviar uma fatura
Envie-a assim que tiver direito a ser pago: na entrega, no caso de bens; na conclusão ou num marco acordado, no caso de serviços; no início de cada período, no caso de avenças. Quanto maior o intervalo entre o trabalho e a fatura, maior o intervalo até ao dinheiro — e mais provável é que o ciclo de aprovação do cliente a empurre para o mês seguinte. Condições de pagamento explicadas cobre datas de vencimento, sinais e o que "net 30" realmente significa.
Muitos freelancers concentram a faturação num dia por semana ou por mês. Não há problema, desde que a data da fatura seja a data em que a emite, não a data em que o trabalho foi feito, e que as condições de pagamento contem a partir da data de emissão. Faturar como freelancer tem uma rotina que funciona.
Um exemplo curto
Uma designer termina um website para um cliente e emite a fatura INV-0042 a 2 de março, com vencimento a 16 de março segundo condições de 14 dias. A fatura lista três linhas — design de identidade de marca, design do website e quatro horas de consultoria — com quantidades, preços e valores, mostra o subtotal, acrescenta o imposto à taxa aplicável e indica o total em dívida. Por baixo do total estão os dados bancários da designer e um agradecimento de uma linha. A 12 de março o cliente paga; a designer marca a fatura como paga e arquiva o PDF junto com o extrato bancário.
É esta a vida inteira de uma fatura comum. O guia do exemplo de fatura percorre o mesmo documento campo a campo.
Fazer uma demora minutos
Não precisa de software de contabilidade nem de uma fórmula de folha de cálculo para produzir uma fatura correta. O SimpleInvoice abre numa fatura completa com todos os elementos obrigatórios no lugar; substitui os dados de exemplo pelos seus, ajusta os blocos de imposto e de pagamento e exporta um PDF. Como fazer uma fatura, passo a passo guia-o pelo processo, e a galeria de modelos tem um layout para a maioria dos tipos de trabalho.
Perguntas
Uma fatura é obrigatória por lei?
Para vendas entre empresas, na maioria dos países, sim — e onde se aplica IVA ou imposto sobre vendas, as regras fiscais dizem o que ela tem de mostrar. Para vendas a consumidores, um recibo é muitas vezes suficiente. Verifique as regras onde você e o seu cliente estão estabelecidos.
Uma fatura é o mesmo que uma conta?
No uso corrente, sim: o vendedor chama-lhe fatura, o comprador chama-lhe conta. Na contabilidade, as faturas são o que lhe devem e as contas são o que você deve.
Quem emite a fatura, o comprador ou o vendedor?
O vendedor — a parte que fornece os bens ou o serviço e pede para ser paga. Um documento que o comprador prepara para o vendedor é uma nota de encomenda ou uma autofatura, que exige um acordo prévio.
Posso alterar uma fatura depois de a enviar?
Não em silêncio. Uma fatura enviada é um registo de ambos os lados. Corrija-a com uma nota de crédito e, se necessário, uma nova fatura com o número seguinte, para que a sequência e a contabilidade se mantenham coerentes.